从干部人事档案看学生档案管理工作

吴迪

摘 要：干部人事档案是干部个人经历和社会实践的记录，是干部思想品德业务能力和工作情况的反映，是历史的、全面的考察了解和正确选拔使用干部的一个重要依据，是党管干部的具体要求，其准确性、真实性、完整性关系到干部队伍建设的严肃性、公平性。干部档案中的早期材料因关系到出生时间、学历学位、干部身份等关键信息而显得格外重要。这部分材料很多形成于求学时期，因此学生档案管理便显得尤为重要，加强学生档案管理对干部人事档案管理有重要意义。

关键词：干部人事档案管理;学生档案管理;档案意识;档案工作

干部人事档案作为反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源。然而，在历年的干部人事档案审核、检查中，仍然发现很多重要材料丢失、部分材料涂改、组织认定存疑等诸多问题，其中以最基本的“三齡两历一身份”认定为例，出生时间认定、入学历认定、干部身份认定都离不开干部人事档案的早期材料，包括入团志愿书、学生登记表、毕业生登记表、授予学历学位的材料、派遣证等，并且随着干部队伍学历的逐年提高，很大一部分干部的入党材料都形成于在校期间，这就逐渐凸显了学生档案准确性、完整性、真实性的重要意义。

一、学生时期形成的档案材料现状

干部人事档案的10类材料中，形成于在校期间的主要包括：入团（党）志愿书、学生登记表、毕业生登记表、授予学历学位的材料、派遣证等，这些材料作为出生时间认定、入党时间认定、学历认定、干部身份认定的重要依据，是干部人事档案中最早期、基础的档案材料，却也是出现问题最多的部分。

入团志愿书作为最早记载出生时间的档案材料，存在着因不符合入团条件而故意填大年龄、审核不严造成的学生随意填写出生时间、团档案丢失造成的档案造假等问题，从而在干部出生时间的认定上给组织工作带来困难，或者给干部本人带来不必要的麻烦。

学历学位档案材料中，毕业生登记表、学生登记表、学历学位材料等，存在填写信息不完整、代写代填代签现象，普遍存在学籍材料零散不完整、利用率不高等问题。

派遣证（报到证）作为干部身份认定的重要材料，却没有得到足够的重视，部分学生在自己保管过程中发生丢失，部分学校派遣证（报到证）花名册保存不善，导致干部身份认定困难。

二、高校学生档案的管理现状及原因

1.学生档案管理工作受重视程度不够

干部人事档案管理作为组织人事部门的重要工作内容，其制度体系、程序环节、检查督导都日渐规范和严格，相比之下，学生档案管理工作则显得受重视程度不够，缺乏指导性、约束性的制度，各地区、各高校执行标准不一、审核把关尺度不一、接收转递程序不一、管理部门归属也有所不同。造成这一问题的原因主要是重视程度不够，对于学生档案重要性认识不足，学生档案管理部门随意性很大，档案接受、审核、整理、清查基本处于被动状态，没能从学生的纵向发展考虑去规范档案管理工作，也没能将学生档案管理工作真正融入学校的教学建设过程中，导致学生档案管理工作投入不足、硬件落后、管理松散。

2.专业档案管理人员缺乏

一是学生档案管理人员数量严重不足，二是现有的学生档案管理人员专业性不强，业务水平参差不齐。很多学校做不到学生档案管理专岗专人，学生档案往往由其他岗位人员兼职管理，流动性也相对较大，由于高校学生数量庞大，2019年我国在校普通本专科（不含研究生、成人本专科生、网络本专科生）大学生共30315262名，根据办学规模，学生档案数量从几千到几万不等。一人要管理成千上万份学生档案，在很多高校往往由学生代为审核整理。现有的档案管理人员业务素质参差不齐，尤其是中高职院校，大多数档案管理员都不是专业出身，缺乏应有的专业技术职能。产生这一问题的原因是多种多样的，既有高校编制限制的原因，也有相应专业培训配套不够完善的原因，还有因兼职管理学生档案产生的时间精力分配不合理导致的管理投入不足等原因。

3.学生档案意识淡薄

由高中入高校、由高校派遣到教育主管部门或由人才市场代理过程中学生档案意识不强，往往会造成重要材料，如受表彰奖励等材料未归档、重要材料如派遣证（报到证）丢失、整卷档案丢失、人事代理不及时或不规范问题，很大一部分是由于学生档案意识淡薄造成的。而学生的档案意识淡薄，很大程度上是因为高校的档案宣传开放程度不够。什么材料应该入档、什么材料必须入档、档案对自己有什么影响，大多数学生不是十分清楚，也很少能看到与之相关的宣传等。

4.档案转递不规范

学生档案的转递过程中，机要交换的使用率特别低，大部分采用快递或者由学生本人带来（走），这就为学生档案管理工作留下了很大的隐患。分析原因，主要包含以下几个方面：一是机要意识不强，归根结底还是对学生档案管理工作的重要性认识不足;二是机要程序复杂烦琐，学生档案转递往往数量大、时间集中，传统的机要交换效率难以满足转递需求;三是高校、档案接受单位、机要管理部门缺乏有效的协同机制。

干部人事档案都是在学生档案的基础上建立形成的，以上问题的发生很容易导致学生档案的真实性、准确性、完整性缺失，档案的利用率不高，在干部人事档案的建档过程中，会无形中增加组织人事部门的工作量。

三、进一步提高学生档案管理水平

为进一步提高干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，把好档案材料的入口关、转递关、真实关、准确关，提高学生档案的真实性、完整性、准确性势在必行。

1.加大宣传投入，提高宣传力度，普及档案知识，提高档案意识

将档案意识提升纳入学校日常建设管理范畴，将档案宣传列入财政预算，增加宣传投入;丰富宣传形式，将档案意识提升贯穿学生在校期间各阶段，可以通过在入学通知书、报到须知、新生公开信中增加档案管理内容，从进入高校之前就开始强化学生档案意识;可以通过新生班会、专题公开课、专题宣传展板，融入典型的档案利用案例等多种形式，普及档案知识，可以进一步强调学生档案的重要性;可以通过毕业指导中增加档案管理内容、对毕业生增设选修课程等形式进一步强化学生档案意识。

2.提高责任意识，压实管理责任，从严从实做好学生档案管理工作

深刻学习、严格贯彻执行《高校档案管理办法》，压实学校和第一责任人的管理责任，高等学校校长作为学生档案管理工作的主要责任人，应从意识到举措，抓实、抓细、抓严学生档案工作。提高学生档案管理工作的人力投入，设置专岗、配置专人，根据办学规模、在校学生数量，合理配置学生档案专职管理人员;提高学生档案管理工作经费投入，整合现有资源，完善办公场所、配齐办公设备。保证学生档案管理工作的开展有领导、有经费、有场地、有人员，为学生档案管理工作提供基础保障。

3.提升专业技能，打造专业队伍，提升学生档案管理工作水平

对学生档案管理工作人员进行技能培训，提升其收集、鉴别、审核、整理等专业技术水平，通过招聘专业人才提升档案管理队伍整体水平，对配置确有困难的可探索以引进第三方的形式，做好学生档案管理工作;对学生档案工作开展定期清理检查，以检查发现问题为导向，倒查原因，倒逼机制，在检查及整改中不断提升业务能力水平，使学生档案管理工作逐渐科学化、规范化、制度化。

4.利用科学技术手段，探索学生档案管理新模式

目前，干部人事档案已开始数字化探索并取得阶段性成果，利用计算机技术、扫描技术、数据库、存储技术、索引技术，既有利于原件保存，又最大程度地防止了档案材料的涂改，同时还提高了保存时限，压缩了档案保存成本。目前，技术及程序均已十分成熟，可将该模式探索运用于学生档案管理工作，再逐步推广至人事代理单位，从而形成档案转递流转的无缝衔接，保障档案的真实性、准确性、完整性，提高档案利用效率。

5.设置档案审核环节，做好档案质量管理工作

学生档案管理可以借鉴干部人事档案工作方面的相关规定条款和要求，在档案转入和转出时，都必须对档案进行审核。学生档案的审核工作贯穿了学生在校期间的所有环节，在对学生档案进行审核时，一般需要经过三个步骤：首先，在学生入学后，应及时清点整理和审核所有新生的高中期间的所有档案，包括高考材料等，以便及时确定学生档案中是否存在档案缺失、错装、漏装，是否满足要求等问题，一旦发现存在问题的档案，应及时告知学生，让其尽快补齐所缺材料。另外，有些省份已经实行了高考电子档案，对于这些省份的学生档案工作，应按要求打印相关高考电子档案替代存档。其次，学生入学后，会产生新的档案材料，如党团方面的材料、奖惩情况、学籍情况等，对于增加的档案材料，学生档案管理部门应进行及时接收和整理，并对其档案材料质量进行把关审核，主要审查材料的完整性、填写的准确性、签字盖章是否完整清晰，是否存在涂改等。最后，当学生毕业后，应对学生在校就读期间的档案材料进行审核，主要查看档案材料装入是否完整，有无重名学生档案材料错装的问题，以及档案材料的密封是否严密等。上述三个档案审核环节，是为了避免过去学生档案粗放式管理方面存在的放而不管的问题，通过建立一套全过程、精细化的档案管理体系，从而可以记录和掌握学生档案的归档内容，提高学生档案管理工作效率和水平。

6.关注档案转递流程，确保档案安全

2015年之前，学生档案和干部档案一样，都是通过机要交通的方式进行传递。2015年之后，学生档案可以通过中国邮政EMS方式进行传递，对于EMS方式传递学生档案，学生档案管理部门需要注意以下几个方面：第一，配合中国邮政EMS邮寄的要求，提供详细的收件人信息，如收件人具体地址、姓名、电话等，确保邮寄地址正确无误，档案能安全及时到达派遣单位;第二，在邮寄档案时，应做好档案的密封工作，使用大学毕业生档案专用的EMS邮寄，并粘贴好封条，加盖封口骑缝章，同时避免弄脏弄损档案，确保档案材料不散失;第三，在学生档案寄出后，应及时整理档案邮寄单号，确保邮寄单号与学生档案邮寄信息保持一致。与机要交通方式传递档案不同的是，采用EMS方式邮寄档案时，档案收件人不固定，所以也就存在档案投递过程中出现无法妥投、拒收等问题，这就要求学生档案管理部门要及时跟踪档案邮寄投递情况，一旦发现上述档案不能接收的情况，应及时查找原因，做出相应的处理，确保档案能及时安全传递接收。

7.利用计算机技术，构建档案管理信息化系统

在信息化时代，学生档案管理工作应与时俱进，实现档案信息化管理。学生档案管理部门针对学生档案管理的特点和要求，通过建立信息化管理系统，可以实现对学生档案信息的整合，进一步提高学生档案管理水平。具体来讲，它可以整合在校学生的基本信息和档案中的记录信息，为学校针对性地培养和教育学生提供了更好的信息资源，通过在学生的基本信息基础上，记录学生的党团情况、奖惩情况和学籍情况，并对这些信息在管理系统上进行存储和统一管理，就可以在获取学生信息时，快速调出进行查看，避免了多个部门之间反复查证的重复性工作，提高了档案管理的工作效率。此外，实现信息化管理对于学生档案的日常管理也是很有必要的，可以实现对学生档案的全过程管理，对档案信息进行及时收集归档，传递档案时更加便捷，可以实时查看学生档案的转入转出情况，以及档案存在位置信息等，大大节省了学生档案管理工作时间和劳动成本。

四、结语

综上可知，干部人事档案始于一个人的学生时期，要想提升干部人事档案管理工作水平，就要先从学生档案管理工作抓起。在学生档案管理工作中，可以参照干部人事档案管理标准和要求，在学生档案材料的制作、收集、审核等整个阶段，都应给予足够的重视，按照学生档案管理的标准，采用科学化、精细化和信息化的管理方式，做好学生档案管理工作，使之与干部人事档案能够更好地衔接，从而实现学生档案和干部人事档案管理的统一、规范。

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（作者单位：山西工程科技职业大学）