强化事业档案管理信息化建设探究

于宛平

摘  要：随着当前社会的快速发展，事业单位的档案管理制度也在不断进行完善。档案管理对于事业单位信息的处理有着重要的作用，不仅是政府档案工作的一部分，也与人们的生活有着密切的联系。事业单位档案信息化管理，符合当前发展的发展方向，也能满足当前的社会发展需求。如何加强事业单位信息安全以及如何规划建设方向，成为档案管理部门当前的探讨内容。本文基于事业档案管理信息化建设展开相关讨论，希望能对今后的事业档案管理带来一定的借鉴意义。

关键词：事业档案  管理  信息化建设  有效探究

中图分类号：G27                                文献标识码：A                    文章编号：1674-098X（2021）02（b）-0143-03

Research on Strengthening the Information Construction of Enterprise Archives Management

YU Wanping

（Baishan Grain Supervision and Inspection Management Station， Baishan Grain and Material Reserve Bureau， Baishan， Jilin Province，134300 China）

Abstract： With the rapid development of the current society， the file management system of public institutions is constantly improving. File management plays an important role in the processing of information in public institutions. It is not only a part of the government's file work， but also has a close relationship with people's lives. The information management of the archives of public institutions conforms to the current development direction and can also meet the current social development needs. How to strengthen the information security of public institutions and how to plan the construction direction has become the current discussion content of the archives management department. This article launches relevant discussions based on the information construction of career archives management， hoping to bring certain reference significance to future career archives management.

Key Words： Enterprise archives; Management; Informatization construction; Effective research

随着我国快速的经济发展，经济建设速度也在逐步提升，人们的生活质量以及生活幸福感也得到了极大的提高。其中，事业单位以及政府都作出来相应的贡献。事业单位的改革与发展，促使档案数量日渐增多，为档案管理工作带来的一定的挑战，因此，我国要积极探索事业档案管理方向，将信息化建设融入到管理策略当中，进一步推进内容的实施速度，促使事业档案管理为社会发展奠定良好的基础。

1  当前事业单位档案信息化存在的问题

档案信息化管理要基于计算机技术之上，计算机的硬件设施以及条件成为事业单位档案管理的重要基础，也关系到今后管理水平的鉴定标准。由于地区经济发展存在一定的差异性，单位间的基础设施建设上也存在不完善、数据库更新速度滞后等情況，在一定程度上都制约了事业单位的档案管理信息化建设效果以及推进的速度。例如，我国当前的档案信息化管理缺乏规范性，尤其是针对保密档案，不仅没有建立完善的管理标准，还造成档案分类混乱，甚至一些档案管理人员在工作时间没有投入到工作内容当中，为黑客的入侵提供了可乘之机，极有可能造成档案信息的大面积泄露。事业单位在进行管理时也没有制定规范的管理职业，对于存在违规行为的工作人员没有实行惩治，或惩治力度不够，导致违规现象不能有效根除[1]。

当前很多事业单位对于档案管理的力度不够，同时也缺乏正确的管理观念，认为档案管理部门没有实质的工作内容，甚至对于档案管理人员产生错误认识，认为任何人都能胜任这一工作。这也造成了很多事业单位将不是管理学专业的人员或者不了解信息化发展的员工安排到这一岗位上，还有一些单位将档案管理部门作为员工退休前的过渡部门，不仅体现出事业单位在档案管理上存在管理方式上存在弊端，也能从侧面反映出当前的管理方式落后，没有结合信息化发展趋势，导致单位发展受到阻碍。由于档案管理人员没有相关的知识储备以及工作经验，也为事业单位的档案管理工作带来不利影响。

很多单位在档案管理方面没有投入足够的资金，导致信息化管理缺乏启动资金或后续完善的资金链条[2]。从管理方面来看，单位没有建立有效的管理平台和措施，导致企业内部在查询档案信息时无法及时更新。而且当前一些企业的技术条件有限，无法做到档案管理与信息化结合，无法满足内部员工的使用需求，不利于单位进一步推行管理方式以及措施。

传统的档案是通过纸张作为记录载体进行保存的，填写内容有限，而且在整理上也需要较大的耗时，更新周期也无法保证。在进行长时间的保存之后，纸张会因其自身原因产生一定的破损、字迹模糊等情况，为后续的管理工作带来很大的阻碍。而且当员工进行公司间调度或跨省工作时，纸质档案无法及时送达到目标单位，在这一过程中极有可能出现档案遗失、信息泄露等情况，为员工自身的工作也带来诸多不便。一些企业没有认识到档案管理的重要性，进而影响管理部门的管理进程。

2  事业单位档案信息化管理内容

在传统的档案管理当中，单位往往是建立纸质档案，不仅需要大量的纸张，在存放空间上也有着较多的要求，例如，档案存放室要注意通风、防潮等细节，稍有不慎就可能让档案受到损失，而且，纸质档案管理在管理费用上也是一笔较高的支出。因此，事业单位可以逐步推行档案信息化管理进程，既能减少管理费用，也能节省储存空间[3]。信息化管理主要依托于计算机，在管理上只需定时进行系统维护或升级即可，省去了繁杂的管理内容以及条件。信息化管理也能提升档案的查找速度，促使档案管理想科学化、规范化发展，极大的提升了单位的工作效率。信息化档案管理方式不仅改变了传统的管理模式，更是一种创新之举，事业单位的档案管理部门作为信息储存的重要部门，要充分发挥其查询信息的便捷性，简化档案查询流程，全面提升档案的归纳效率，不断提升信息化技术在档案管理中的作用。在建立档案数据库时，管理人员要基于事业单位对于档案管理的需求以及自身条件，建立符合单位发展的有效管理方式，在进行档案内容录入时，要注重信息的准确性以及完整性。在逐步推进事业单位档案管理信息化的同时，也要注重档案管理信息化的作用。

传统纸质档案在管理上有着不可规避的缺陷，例如，在众多的资料当中，难免会产生资料归档错误、丢失等问题。基于这一问题，单位要逐步采用信息化管理，不仅能提升信息管理的安全性，也能基于数据系统进行快速定位和查找。在信息化管理方式下，管理人员可以在计算机上设置查看人员的身份权限，或者设置密码等保密措施，规范操作人员的身份，并且在一定程度上也能降低外界获取单位内部信息的风险。单位的内部人员也可以基于信息化管理方式，更加快速地进行内部共享，进一步推动事业单位的发展进程。

3  事业单位档案管理信息化的发展规划

在当前的信息化发展之下，事业单位要逐步提升对档案管理部门的重视，并且重视档案管理信息化的重要性。事业单位要逐步转变传统档案管理方式对其产生的影响，树立信息化档案管理机制，档案管理者要积极深入到公司内部，全面了解当前档案的管理情况，并且制定更加符合自身单位发展的规划。单位要基于档案管理部门相关的条件支持，逐步提升档案管理信息化的进程。

传统档案多以纸质内容为主，当前一些单位没有积极采用信息化管理方式，只是一味的遵循传统手段进行档案管理，如果不紧跟时代发展方向，会给今后的变更带来更大的工作阻碍。因此，单位的直属领导一定要意识到档案管理信息化的重要性，积极做出创新举动，技能提升管理工作的效率，也能规避传统纸质档案管理的弊端，避免管理工作出现低级失误，也能为管理人员带来一定的工作便捷。在进行人员调度时，能够更加快捷的进行信息调取以及传输，技能提升管理效率，也能防止档案在运输过程中发生遗失、损坏等情况[4]。事业单位要构建起完整的档案信息化管理内容，结合当前员工的发展诉求以及规划，积极构建符合其发展的管理方式。值得管理者注意的是，管理内容以及细则不是一成不变的，管理者要结合员工、企业自身等条件灵活调整，是档案管理信息化进程更加满足事业单位的发展规划。

事业单位在档案管理上要准备专项建设基金，首先，要为计算机等设备提供放置场地，并且为计算机配置较好的硬件装置以及网络设施，安装当前最新的档案管理系统，能够在前期的发展当中减少不必要的资金支出。事业单位在档案的安全上也要着重注意，在计算机的选取以及互联网的架设上，都要设置安全防护装置，避免产生数据丢失等现象。这也要求单位内部要加大硬件设施的资金投入，并且要防止外界因素的干扰，例如，在计算机放置的场所要安装防电磁、防潮设备，确保计算机可以免除不利引导的影响。

事业单位档案管理信息化不是短时间内能够完成的内容，不仅涉及到档案管理部门，与企业内部的每个部门以及每一位员工都有着密切的联系，是一项范围较广的信息工作。档案管理人员的素质也关乎到事业单位档案管理工作的开展进程。对于当前的事业单位而言，加强档案管理人员的专业素质，成为当下的主要工作内容。前期在硬件设施上进行资金投入的同时，也要定期向档案管理部门以及工作人员开展相关的培训工作，首先，单位要提升管理人员的计算机操作水平，定期为管理人员进行针对性的指导工作，全面提升工作人员自身的专业素养，引导管理人员要基于当前的发展趋势以及工作内容，及时更新自身的专业知识认知范畴，进一步提升主观能动性，积极汲取新技术以及新工作内容[5]。其次，企业要及时制定有效的考核机制，检验管理人员是否掌握当前的培训内容，有条件的单位可以将考核内容分为卷面以及上机操作，全面考核员工能否进行自我整合以及利用。对于考核成绩不好的员工要及时促进其自身进行反省，防止其在接下来的工作当中发生同样或类似的错误，对于考核成绩较好的人员，事业单位可以进行口头鼓励或颁发奖状，积极调动员工的工作积极性，为后续的档案管理工作奠定良好基础[7-9]。

4  结语

综上所述，当前的科技发展在不断的进步当中，事业单位要将档案管理信息化提上工作日程，并且要将其视为重点的工作内容。事业单位档案管理信息化要基于计算机以及网络技术进行开展，对于事业单位提升工作效率带来积极变化。信息化技术是科技进步的成果，为了更好地适应信息化管理，事业单位要制定一系列的管理内容，避免出现紧急问题。在进行档案管理信息化的同时，要逐步构建良好的硬件系统以及网络条件，及时制定科学化的员工考核机制，及时转变管理者的管理思想，逐步利用信息化管理方式代替传统观念，建立起更加符合自身企业的发展规划。事业单位要逐步建立起符合当前社会发展的档案管理体系，在全面推进管理发展的同时，也能为事业单位的发展带来更好的内容规划。

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