人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析

杨威

◆摘  要：近年来，随着科技的不断发展，信息化已经成为人事档案管理的大趋势。加强信息化建设，能够改变以往的管理模式，让人事档案管理变得动态化、方便话，提高管理效率，降低人工管理成本。本文将对人事档案信息化建设的必要性加以探讨，并提出人事档案管理信息化建设的策略，希望能够为相关工作者提供参考。

◆关键词：人事档案;信息化;必要性;建设;策略

传统的人事档案管理主要依赖于人工操作，工作人员需要花费许多时间和精力用于资料的整理和保管，而且，工作效率十分低下。加强信息化建设，利用各级手段进行人事档案管理，能够实现档案管理的自动化和便捷化，从而提高人事管理的实效性。

一、人事档案管理信息化建设的必要性

（一）符合社会发展需求

长期以来，人事档案管理一直沿用着传统的管理模式，工作人员每天需要面对较为繁琐的档案管理工作，不仅占用了宝贵的人工资源，还很难提高工作效率。在信息时代下，采用信息化管理，能够让人事管理科学化、自动化，对档案信息的查阅和调取均能够通过计算机和网络系统操作实现，节省了档案管理的实践，也加快了人事信息的有效利用。因此，人事档案信息化建设符合社会发展的必然需求。

（二）符合安全管理需求

传统方式的档案管理以纸质档案为主，纸质档案很容易受到环境等因素的影响，而造成档案信息的损坏，而且，这种纸质档案需要占用较大的空间，还要有专管人员负责安全维护。采用信息化管理后，这种纸质的档案将被数字化档案所替代，人事信息采用硬件存储或云存储，可以通过设置管理权限等方式实现档案信息的安全管理，不仅能够避免环境因素给档案管理的影响，还能让安全维护变得更加高效，进而满足安全管理方面的需求。

（三）符合社会服务需求

人事档案中包含了大量信息，其中包括了员工培训、绩效考核、人事变更等多方面信息，在以往人工管理中，需要通过纸质档案的查找才能为社会和企业提供服务，采用信息化管理之后，将会令人事档案的社会服务功能更加强大，可以利用计算机系统对档案信息进行检索，在网络环境下进行传输，提高了社会服务效率和服务质量，进而满足信息时代下社会服务方面的需求。

二、人事档案管理信息化建设的策略

（一）信息化建设的规范化

信息时代下企事业单位之间的联系日益紧密，人事档案管理作为企事业单位管理工作中的重要内容，也需要顺应时代发展需求，做到标准化和规范化。因此，在档案管理信息化建设中，需要按照国家颁布的人事管理信息化标准进行系统开发，比如：人事管理的信息向、表格格式等方面要符合标准化的相关要求。

（二）加强信息化系统的开发设计

1.确保信息化系统的先进性

当前，科技发展速度十分迅猛，信息技术也不断更新换代，提高信息化系统的先进性关系到认识档案管理是否能够满足时代发展的需求，是否能夠确保信息化系统能够具备高效性和稳定性，因此，在人事档案管理信息化建设中，需要最大限度地提高信息技术的先进性。

2.加强信息化系统可靠性设计

人事档案管理信息化系统需要在网络环境下保持长期运行，因此，无论在系统结构方面还是在网络管理方面都要具有较高的稳定性和可靠性，在信息化系统开发是，需要开发人员进行可靠性设计，一旦系统出现运行异常，需要能够由系统进行及时有效的提示，以便能够在第一时间采取因对方案，避免造成档案信息的流失或泄露

3.加强信息化系统安全性设计

人事档案信息大多涉及到个人隐私，档案信息的外泄往往会给个人和企事业单位带来不必要的损失。在信息化系统开发设计中需要让系统具备比较严密的安全保护措施。尤其近年来，随着信息技术的快速发展，恶性入侵他人计算机系统的情况多有发生，在信息化系统开发中需要完善安全体系，比如：网络层安全、用户安全和数据安全等，对查阅和调用信息要设置严格的管理权限。

信息化系统采用三层结构设计，工作人员只能进行数据的检索和更改，不能够直接进入到系统后台对服务器数据进行访问，这样可以避免数据遭到破坏，也能够避免网络黑客对信息化系统进行攻击。

三层结构主要包括用户界面层、数据访问层以及业务逻辑层。其中，用户界面层主要是为了便于工作人员和人事档案用户进行大南信息检索，实现信息交互的功能;业务逻辑层则是信息化系统的功能层，能够实现对人事档案信息的统计和分析等功能;而数据访问层则是信息化系统的核心，它通过数据库和数据库管理对信息化系统应用程序提供支持。

（三）营造人事档案信息化管理氛围

1.提高人事管理人员服务意识

信息化建设为人事档案管理提供了现代化办公平台，同时，也在传统档案管理功能的基础上，拓展了社会服务范围，增加了社会服务职能。要在人事管理中充分发挥信息化系统的功能，需要加强人事管理工作人员业务指导，提高工作人员的服务意识，树立人事档案管理中以人文本的思想。

2.加强人事管理人员的岗位培训

信息化建设为提高人事档案管理效率创造了条件，同时也对工作人员的综合素质提出了新的考验。人事管理工作人员不仅要对档案信息的重要性具有充分的认知，恪守自己的本职，具有较高的思想道德水准，还要具备较高的信息化系统应用技能，能够独立完成档案信息的接受、传输、存储和检索、修改等工作，具备一定的系统维护技能。因此，信息化建设后，需要加强人事管理人员的岗位培训，这样才能让信息化系统发挥出自身优势，提高人事档案管理效率。

三、结束语

相对于传统人事档案管理而言，信息化管理不仅能够降低档案管理和维护的成本，提高管理效率，还能够实现服务职能的拓展，更加符合时代发展的需求。在信息化建设中，不但需要完善信息化系统，还要加强工作人员技能培训，从而改善人事档案管理环境，促进当管理效率的提升。

参考文献

[1]张雨薇，李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛（下半月），2013：153-154.

[2]张丽霞.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].中文信息，2018：42.

[3]李瑞敏.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].办公室业务，2018：133.