信息化环境下报社文书档案管理工作优化分析

丁璨

◆摘  要：随着信息化时代到来，传统报社文书档案管理工作需要做到与时俱进，文书档案信息是报社宝贵资源，在促进报社可持续发展中有着十分重要意义。因此，本文主要就如何在信息化环境下优化报社文书档案管理工作分析。

◆关键词：信息化环境;报社;文书档案管理;工作;优化

为不断提高档案管理水平，信息化环境下报社在文书档案管理工作方面在不断加快信息化建設步伐加快，共享文书档案资源，为报社建设和发展提供信息化服务，从传统档案利用方式上转变出来。但是在信息化建设工作开展中，现代信息化办公平台升级更新速度较快，导致很多电子文件和数据信息在升级之后出现丢失和查询困难概率较大。加上报社文书档案自身必须经过处理基础上，将其及时地移交到档案室纪念性保管。尤其是在当前无纸化要求今天，对电子文件使用和保管以及存档要求较高。目前规范性水平显然难以有效提升。信息化报社文书档案管理，对于管理水平提升有着较高要求，在报社文书业务在知识水平要求上较高。需要切实注重以下工作的开展。

1提高认识，完善体系，优化力度

在信息化时代下，为促进报社文书档案信息化管理，作为档案管理人员，必须意识到自身职责作用，提高对其认识。对报社文书档案信息化标准体系建设不断完善和优化。从当前档案实体管理以及电子档案管理实际需求，结合报社实践，对文书档案信息化标准统一和完善，做好报社文书档案收集和归档以及整理与利用等标准完善，对报社文书档案信息化管理工作不断完善。且在此基础上根据专网系统构建报社文书档案管理体系，在这方面加大信息化建设投入，促进报社文书档案信息化建设进程，为报社文书档案管理工作开展注入强劲动力。与此同时，在体系完善同时，结合实际，对现有管理标准体系和程度提升和优化，发挥档案管理工作成效。

在做好上述工作基础上，在档案信息化建设方面不断加大力度。结合现有办公自动化系统，对其在功能和内涵上不断拓展，在文书管理、文件管理、档案管理方面加大相互之间独立性与交互性，三个模块之间能确保报社文书档案管理工作流程得到优化和完善，在文书处理中，做好收文发文预归档，在文件管理中做好著录文件与案卷整理工作，在档案管理时做好对其目录编排和档案追加等方面工作，对档案信息化管理力度上不断优化和完善，促进信息化建设水平提升。

2注重硬件设施完善，推动数字化进程

当前很多报社文书档案材料以纸质档案居多，加上近年来随着信息化时代到来，使得报社档案资料在数量、种类上变得更加多元化，在温度和防火、通风上提出要求更高，给报社档案管理工作带来了更高要求。而就现状来看，目前很多报社档案硬件设施还存在诸多不完善地方，难以长期保存。这就给档案信息化建设提出了更高要求，着力构建完善档案信息化体系就显得尤为重要。而要想做好这一工作，首先就必须在硬件设施上加大投入力度，在软件系统配置上不断优化，为档案信息化水平提升奠定坚实基础。但是不管是软件还是硬件，要考虑其兼容性和冗余性问题，考虑未来发展方向、容量和技术等方面需求针对性预设，为未来拓展奠定基础。而在此基础上，为数字化进程加快进入强劲动力。报社在纸张档案数量上正在不断增加，可谓十分庞大，加上纸质档案保存。分类、检索利用等存在诸多不变。必须在档案数字化方面加大建设力度，对信息化建设制度完善，对于新增档案而言，应尽可能地将其数字化水平提升，采取电子文档方式来保存，能减少对传统硬件设施消耗，而传统档案则需要结合其性质、级别等针对性确定电子化程度，逐渐提升档案信息化建设进程。

3注重信息检索体系完善，加强网络资源利用

在收集档案资料基础上，在信息化建设中，还应注重信息检索体系完善，快速档案检索和利用，在互联网帮助下，档案部门之间能加快信息搜集和整理速度，还能在局域网内部实现信息数据共享。而在此基础上，加强网络资源利用，减轻档案管理是成本和负担，确保档案资源利用更加科学、全面和快速。在档案信息化建设中做好电子档案分类，加强对档案元件保护，借助网络资源实现信息共享，加强对其利用，便于对档案资源查阅和利用，为完善档案信息化体系奠定了坚实基础。

4加强人员信息化培训，提升档案管理人员技术水平

报社在信息化体系建设完善过程中，需要加强对现有档案人员教育和培训，加强对其专业知识学习和考核，对业务培训效果要加大考核力度，将其与绩效考核有机结合起来，要引导其在内心上认识到档案信息化建设重要性，提高其在档案管理方面专业知识。尤其是要注重对其计算机、网络技术培养，尽快建立与自身实际发展相符数据库，确保档案管理人员能借助这些技术和办法，促进档案管理水平提升，为报社档案发展提供服务。

5完善网络体系，注重信息共享

降低档案信息化成本，提高档案技术，加强与各报社之间联合，着力打造统一档案管理体系，对现有档案管理网络体系优化，能降低网络系统成本，还能有效实现信息共享，促进业务融合与发展，最终对整个报社档案管理成效提升奠定基础。

6结语

综上所述，信息化环境下报社文书档案管理工作优化应以现状和需求为导向，切实加强对信息化技术的研究，并从上述五个方面加大对其的优化，以不断提升文书档案管理的信息化水平。

参考文献

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