公办高等学校教学秘书队伍建设现状与改革创新

杨信

摘 要 目前公办高等学校教学秘书队伍的建设存在一些问题，学校应该不断深化改革创新，破除一切不合时宜的弊端，不断完善优化内部管理模式、治理结构，将教学秘书队伍的改革建设纳入学校改革建设的重要日程中来，将教学秘书队伍打造成为一支充满活力、组织严密、机制灵活、积极向上的高素质教学管理队伍，全面提升教学秘书的教学管理工作质量，进而提升学校的教学管理质量以及教学质量。

关键词 教学秘书 队伍建设 现状 改革与创新

中图分类号：G451.8                                 文献标识码：A  DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2021.11.010

The Current Situation and Innovation of Teaching Secretary Team Construction in Public Universities

YANG Xin

（School of Applied Mathematics， Jilin University of Finance and Economics， Changchun， Jilin 130117）

Abstract At present， there are some problems in the construction of the teaching secretary team in public colleges and universities. The university should continue to deepen reform and innovation， get rid of all the inappropriate drawbacks， constantly improve and optimize the internal management mode and governance structure， bring the reform and construction of the teaching secretary team into the important agenda of the reform and construction of the University， and build the teaching secretary team into a dynamic and innovative team. The high-quality teaching management team with strict organization， flexible mechanism and positive progress can comprehensively improve the teaching management quality of the teaching secretary， and then improve the teaching management quality and teaching quality of the school.

Keywords teaching secretary; team building; current situation; reform and innovation

1 教學秘书队伍是高校教学管理工作中的重要力量

1.1 教学秘书队伍是高校不可或缺的基层教学管理队伍

随着我国高等教育事业的不断发展扩大，如今没有超过万名学生的高等学校已经是少数，几乎每所高校都已经有了几十个专业及相应的教学分院（系），这样就使得各个高校都有了一支由教学秘书人员构成的教学管理专业团队。

教学秘书是所在教学分院（系）的教学活动组织、安排者，又是所在教学分院（系）日常教学管理中的具体执行、实施者，同时也是学校教务部门与各个院系等教学单位之间、教师与教师之间、教师与学生之间教学工作的桥梁。任何一所高校、任何一个高校内的所属教学单位都一定配备教学秘书，有些时候时可能其他工作岗位、甚至领导岗位暂时会有所空缺，但是教学秘书岗位不可一日无人。因为一旦缺失了教学秘书，学校的教学管理工作链就等于出现了断点，这样相应的链下教学工作可能就会出现混乱，由此可以看出教学秘书工作在高校教学管理中的重要性以及整个教学秘书队伍在高校教学运行中的不可或缺。

1.2教学秘书队伍是一支业务性强的教学管理队伍

教学秘书其主要职责是协助领导做好本部门教学工作的组织、实施、监督、检查、服务等，具体包括日常教学事务管理、各类考试事务管理，以及完成上级布置、领导安排、老师同学遇到的临时事务等工作。教学秘书的岗位工作职责通常包括：依照学校的人才培养（计划）方案，安排落实每个学期各个年级、专业的教学任务，安排上课课程表，还有日常教学活动中的临时停课、调课、串课等事务办理;以及期末、期中考试、补考、缓考、重修等考务安排;教学文件的整理归档，包括相关课程的教学大纲、每个学期的排课课程表、教师接受的任课任务书、任课课程教学进度表、学生的期中、期末考试试卷、学生考试成绩单（表）、毕业（设计）论文等文件资料;及时上传下达各类有关教学的通知、信息;每学期的教材征订;教师工作量统计等等。

《教育大辞典》中对教学秘书的界定是：“高等学校设立的协助分管教学工作的系主任或副系主任进行系一级教学管理工作的人员。根据分管教学工作的领导的要求，协助基层教学单位拟订和修订各专业教学计划、教学大纲;协助进行日常的教学管理工作;为提高和改革教学工作进行有关的调查研究等。”[1]

综上可见教学秘书工作有着与其他岗位工作明显不同的自身专业特征，教学秘书队伍是一支有着自身专业特征的、业务性强的教学管理团队。

2 公办高等学校教学秘书队伍的现状

2.1 教学秘书队伍在公办高等学校是一支不受重视的队伍

尽管教学秘书岗位是一个工作重要、业务性强、不可或缺的基层教学管理岗位，而且教学秘书的人员比较多，在任何一所高校都形成了一支人数可观的基层教学管理队伍，但是教学秘书岗位却是一个在公办高校普遍不受重视的管理岗位，[2] 教学秘书队伍也是一支不受重视的基层教学管理队伍，这是一个非常矛盾、在公办高校又是一个比较普遍的的现象。分析这种现象的产生原因，主要还是对基层教学管理工作的不重视，目前高校的许多人、甚至是领导还仍然认为，教学秘书的工作都是些平平常常的日常业务工作，只要没有出现明显过错就是属于正常了。这种对基层教学管理工作要求不高的态度、观念，直接导致了学校对教学秘书队伍的不重视，甚至还常伴有轻视。

2.2 缺少对教学秘书队伍的有规划建设培养

目前高校普遍缺少对教学秘书队伍的有规划建设与培养。笔者对吉林省内、外12所公办本科、专高校就《教学秘书队伍建设规划》或类似建设方案的事宜进行了调研，只有两所高校有建立《教学秘书队伍建设规划》的意见或者想法，但是还没有形成正式的学校文件，其他高校都没有教学秘书队伍的建设培养规划或者类似的方案。教学秘书们基本上是处于一种无明确清晰组织、无建设培养规划、无归属感的松散群体状态。

现在每所公办高校都会有许多国内外进修培训、访问交流等学习的事项、安排，但是这些事情往往不会轮到教学秘书头上。随着现代教育事业的不断发展，教学秘书也需要吸收、接纳新的教育思想、教学管理理念，也需要不断提高自身综合实力和提升管理工作质量。如果教学秘书长期得不到学习、提高，不但工作难以有创新，可能还会在教学管理工作上出现滞后，甚至是漏洞。这不仅会影响教学秘书个人业务素质的提高，使得整个教学秘书队伍的质量难有发展提升，同时也会对学校的教学管理水平和教学质量带来直接的消极影响。

2.3 教学秘书对未来发展自信心不足

长期以来，教学秘书队伍一直处于这样一个说起来很重要、干起来任务多、却又得不到应有重视的尴尬境地，甚至是经常成了被忽略的对象，就使得教学秘书们自己也是处于一种迷茫的状态中。

例如在职务晋升等方面，尽管教学秘书们和学校其他岗位的同志们一样也有着渴望进步的强烈愿望，但是实际上几乎是只能望门兴叹，在有些公办本科高校做了十几年的资深教学秘书还只是个科员。[3]教学秘书的这种在职务上缺少进步出路的实际情况，对教学秘书的工作热情和积极性都有着一定程度的消极影响，相应而带来的就是教学秘书队伍的人员不稳定。相比较有着清晰职业发展方向、又有明确政策文件精神支持的学校辅导员队伍，[4]教学秘书的职业发展进步未来不知路在何方。长此以往，教学秘书们主观上向往进步的愿望难以实现，就使得教学秘书们在高校校内的许多方面表现出自信心不足，其内心世界也自然受到严重挫伤。

2.4 教学秘书的职业倦怠

教学秘书的岗位工作除了上述的工作重要、不可或缺、业务性强，还有一个特征就是教学秘书的岗位工作责任重大。因为教学秘书的工作都是与学校的教学、教学秩序、教学管理、教学学规章制度等等方面的事情直接相关，涉及的是校内众多教师、学生，教学秘书一旦在某个事情、某个环节没有安排处理好，很有可能引起教学事故，甚至造成重大工作损失。

凡是教学的事情教师和同学们都会去找教学秘书，这也是高校比较普遍的一个现象，这也使得教学秘书要时刻面对教师与学生各类事务的处理;有些時候教学秘书除了要完成学校、部门布置的本职常规性业务工作外，还要不得不兼做一些额外的行政事务性工作，使得本来就是事务细、工作量大的本职岗位工作变得更加繁杂凌乱，往往使得身兼多职的教学秘书处于长期超负荷的工作状态。

这样多年长期从事一个责任大、任务繁重、工作压力大、又是一个不知尽头在哪里的工作，很容易造成个人的职业倦怠。[5]基本表现就是，精神振奋不起来，身心上感到疲惫，随之而来的就是工作上缺少激情和创新，工作的成绩和效率都会降低。公办高等学校教学秘书队伍中的职业倦怠现象相对于本校其他岗位队伍表现得尤为明显和多见，长此以往下去，会使这种职业倦怠现象日趋严重，这既会对教学管理工作质量产生负面影响，同时也会对教学秘书的身心发展产生消极作用。

3 改革创新高等学校教学秘书队伍建设

3.1 实现教学秘书队伍的有规划建设培养

学校应该建立《教学秘书队伍建设规划》或类似的方案，将教学秘书队伍的建设纳入学校教师队伍建设、[6]实验员队伍建设、[7][8]辅导员队伍建设等系列建设程序上来。对待教学秘书队伍如同对待校内其他队伍一样精心培养，使得教学秘书队伍的建设实现正规化，程序化，专业化，教学秘书能够有规律地接受学习、培养和提高，并且不断接收到最新的教育管理理念、教学管理经验，这样可以不断提升教学秘书个人的业务素质和管理能力，同时自然也会使得学校教学秘书队伍不断提高整体质量，会使得教学秘书队伍能够成为一支有组织、有规划、有培养和有发展前景的朝气蓬勃的教学管理队伍。从而在全校上下形成一种重视和尊重教学秘书队伍以及教学秘书工作的氛围，也就会使得教学秘书深深热爱自身的工作岗位并且为之感到自豪。

3.2 教学秘书试行任期制

随着高等教育的大众化，几乎每所高等院校的教师数量和在校学生数量都有了大幅度的增加，各个教学分院（系）的教学管理工作相应的也变得工作量倍增和繁重，但是教学秘书的人员配置却基本保持不变，具体工作任务和工作压力都是越来越大。尤其是目前教学秘书岗位的任职时间还是一种无定期任职，由于教学秘书没有其他职业出路，所以教学秘书的任职时间都会很长，如果不是教学秘书个人想办法调转，可能就会是终身职务。

如果为教学秘书制定一个任职周期制，任期内有严格的量化考核，对教学秘书进行业务、能力等全方位的综合考核，考核结果作为教学秘书评优、奖惩、晋升、转岗的重要依据，对能够多个任职周期都一直工作在教学秘书岗位上的同志给予相应的政策支持，稳定教学秘书安心本职岗位工作，这些都必将会调动教学秘书对本职岗位的工作热情，同时也会对教学秘书队伍的建设起到积极向上的作用。

3.3 重视教学秘书的职业发展

在学校内部的岗位、职务晋升调整时，应该不要忽视教学秘书队伍的人员存在，特别是对特别优秀的教学秘书，应当关注他们的进步与成长。经过严格考核、考察，在行政职务晋升时，应当考虑到让那些懂管理、行政工作能力又强的教学秘书走向更搞一个层次的管理岗位。对那些在自己学术领域有一定研究、已经取得相当科研成果，又具备较强教课能力的教学秘书，在教师岗位需要人的时候，应该考虑让这些人转岗进入教师队伍，这样既解决了某些教师岗位的人员短缺，又给教学秘书带来了很好的未来发展空间。这些举措，就是为了人尽其才、为了教学秘书有好的未来职业出路，对教学秘书的整体队伍建设也必然会有着积极意义。

3.4 活化教学秘书的人员构成机制

教学秘书队伍应该是一个充满异常活力的有机整体，教学秘书岗位人员相对稳定，教学秘书人员可以进入、也可以调出，这些都有相应明确的政策和制度机制来维持管控。在教学秘书的人员构成上，可以考虑教学秘书的专兼职并存。例如，新进入学校的青年教师，可以是教师身份不变，先专职做教学秘书;各个分院的教师及教学辅助人员原则上都要有在教学秘书岗位上工作过一定时间段的经历。这样可以使得教师及教学辅助人员都能够了解懂得教学管理的基本程序与原则，也可以锻炼培养教师、教辅人员的教学管理能力，有利于他们更有序参加到教学活动中，也为以后从事担任教学管理的领导职务打下一定的业务基础。

4 结语

面对高等教育机制体制变革的深刻挑战，高等学校更加需要不断深化内部改革，破除一切不合时宜的各种弊端，不断完善优化内部管理模式、治理结构，应该将教学秘书队伍的改革建设纳入学校改革建设的重要日程中来，就像重视建设学校其他队伍一样重视建设教学秘书队伍，彻底改变教学秘书队伍目前这种无清晰组织、无建设规划、无归属感的松散群体状态，将教学秘书队伍打造成为一支充满活力、组织严密、机制灵活、积极向上的高素质教学管理队伍，全面提升教学秘书的教学管理工作质量，进而提升学校的教学管理质量以及教学质量。

参考文献

[1] 顾明远.教育大辞典[M].上海：上海教育出版社，1990：56.

[2] 张静.公办本科院校教学秘书职业倦怠现状的调查研究[D].桂林：广西师范大学，2019.

[3] 陈雷，陈欣.高校教学秘书发展困境与对策研究[J].高教学刊，2018（05）：141-143.

[4] 范艳，刘静洋.高校辅导员队伍建设的探索与实践[J].西部素质教育，2017（09）：150-153.

[5] 张铮.高校教学秘书职业倦怠状况及对策研究[D].天津：天津大学，2010.

[6] 张闯.奋力开创新时代高校教师队伍建设新局面[J].中国高等教育，2018（03）：20-22.

[7] 肖金兰.高等学校实验员队伍建设策略[J].科学咨询，2020（32）：170-172.

[8] 余楠.新时期高校实验员队伍建设改革探讨[J].池州學院学报，2018（06）：142-144.