关于国际学生档案管理的初步思考

摘要：随着我国国际影响力的不断提高，来华国际学生规模不断扩大。国际学生的档案和中国学生的情况大不相同。国际学生的档案对招生、日常管理、校友管理等工作都有重要的意义，本文着重分析目前国际学生档案管理存在的问题并提出解决对策。

关键词：国际学生、档案管理、解决对策

一、国际学生档案管理的意义

（一）为国际学生日常管理提供依据。

国际学生档案反映了国际学生的教育方式、招生宣传、生源地、风俗习惯等诸多信息，涵括了国际学生生活、学习与就业等各个方面。对国际学生档案的系统性掌握与分析，可以归纳出我国当前国际学生发展的基本态势，并为未来国际学生管理服务提供数据支撑。加强高校国际学生档案管理，有助于高校国际学生精准化服务管理，提升国际学生管理科学化水平，避免信息不对称造成的管理盲区误区。

（二）有助于开展国际学生招生工作。

现有国际学生档案中的优秀事迹，包括在校国际学生参加各种活动的获奖证书、影像材料、已有国际学生毕业、就业情况，尤其是杰出校友的档案更是学校荣誉的体现，在招生宣傳中直接发挥着强大的标杆作用，能增强高校对潜在生源的吸引力，也在一定程度上能提升高校的国际形象，进一步促进对外交流。

（三）辅助国际学生校友工作。

作为高校的一支特殊群体，国际学生本身也是高校发展中的一笔重要资源，是向他们的所在国宣传学校的“民间大使”，保留国际学生的档案的作用，在学校培养的学生成为优秀校友之后尤其凸显出来，许多在中国大学毕业的国际学生，回国后职业发展良好，在外交、经济等领域任职并取得一定的社会地位，可以充分利用此类校友的档案资料，在招生宣传方面发挥作用。

二、目前国际学生档案管理存在的问题

（一）国际学生档案管理的意识薄弱。

2008年颁布的教育部27号令《高等学校档案管理办法》对国际学生的相关档案仅在外事类中简单提及。2017年颁布的教育部第42号令几乎没有提及国际学生档案管理。省级教育行政管理部门对国际学生档案管理没有明确的文件。针对国际学生的教育管理，高校都会制定本校的国际学生手册，但很少涉及国际学生档案管理。

（二）档案管理机构不统一，人员不固定。

档案管理机构不清晰，其中，国际学生的教学资料多由教务部门管理，生活资料多由后勤物业部门管理，就业资料多由招生就业部门管理，这样就会造成国际学生档案由多头部门进行管理，协同性不足，造成国际学生档案资料采集和存放分散。另外，缺乏专人负责档案，一般由国际学生主管部门的管理人员或国际学生辅导员兼任，而这些人员本身就肩负繁重的工作量，且缺乏档案管理的专业素质，无法全身心投入国际学生档案的整理、管理工作，加之无规范管理文件，缺乏相关专业培训，故档案移交工作往往流于表面，以录取材料为主。

（三）档案内容不完整。

国际学生档案类别繁杂，按照时间整理，从招生阶段学生提交的申请材料，毕业证书、成绩单到入学后的签证材料、奖学金申请材料、活动证明等都可以作为国际学生的档案。由于国际学生档案在入学前由国际学生主管部门管理，而在学习期间由所属院系管理，待毕业前重新交给国际学生主管部门，这种多头管理模式使档案管理过于分散，难以保证内容的完整性与系统性。

三、加强国际学生档案管理的几点建议

（一）完善档案管理制度建设。

自国家教委颁发有关高校学校档案实体分类法后，外事类档案被列为高校十大档案之一。教育部也实施了相关的档案管理办法，这从法律层面对国际学生档案管理范围、方法做出了界定。但是在具体的管理过程中，相关规定使国际学生档案管理过于笼统、简单，不能满足当前对国际学生档案的管理要求。各高校需要根据高校国际学生各方面管理情况，立足于法律法规，制定合理的国际学生档案管理制度。

（二）加强档案管理人员的配置和培训。

要完善国际学生档案管理机构的职责，对相关人员进行培训，提高国际学生档案管理的质量。目前，国际学生档案管理人员往往身兼多职，无法全身心投入档案管理工作，故高校应设置专岗对国际学生档案进行管理和利用。目前辅导员及管理人员培训，内容一般围绕国家政策、学生管理、招生、保险、教学等方面，学籍管理虽常被提及，但也仅限于学籍电子注册和学历报送，很少提及学籍档案管理。鉴于国际学生档案管理对高校乃至国家形象的重要性，建议相关部门针对国际学生档案管理现状和问题，在全国开展相关的培训，同时给各高校国际学生档案管理专员提供一个交流学习的平台。

（三）明确档案管理职责，指定档案管理机构。

国际学生档案是高校档案工作的重要组成部分，由于档案语言、管理部门、文化背景等，国际学生档案管理的协同性问题影响到档案本身的开放与利用。为此，要理顺国际学生档案管理部门的各自责任，明确各自分工。

（四）完善国际学生档案管理内容。

对于完善国际学生档案管理，其内容涉及较多，主要包括简化国际学生基本信息录入程序、做好学生档案数据库信息资源共享及成绩信息一体化管理。在学生进校后，学生利用系统，一方面可根据自身的学习情况，将档案信息进行更新与补充，另一方面学生可自行查阅个人基本信息，而学校可根据学生完善的档案信息进行科学的筛选与使用。

参考文献

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[2] 何淑冰，有效加强高校留学生档案管理的若干思考[J].兰台世界，2016（18），53-55

[3] 胡鸿杰.中国档案学的理念与模式[M].北京：中国人民大学出版社， 2005：195-197.

作者简介：姓名：李婷婷，性别：女，籍贯：青海省海东市，民族：汉族，生日：1986年2月，学位：硕士研究生，职称：助理，研究员研究方向：高等教育学生管理

作者简介：李婷婷，西南政法大学国际教育学院，国际学生辅导员 研究方向：高等教育

（西南政法大学）