浅析机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略

摘要：在机关事业单位中，人事档案管理时非常重要的一个环节，随着当前科技发展的脚步，对于机关事业单位人事档案管理信息化可以帮助机关单位更好的维护档案的完整，并且改善传统人事档案管理中的复杂流程，让机关事业单位能够稳定的发展。近几年，由于机关事业单位在市场的整体运作速度上一直非常快，同时也引起市场上的竞争也非常激烈。而人力资源作为提升竞争力的主要核心因素自然也备受重视。所以本文章主要针对机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略展开讨论。

关键词：机关事业单位;人事档案信息化管理;问题及策略

引言：

目前在日常生活中，总是有大量的工作人员档案在不间断的形成，档案信息是公共服务机構在进行人才选取时的一大重要参考依据，包括个人的教育程度、职业技能、以及个人的奖励和惩罚等都在个人档案中有所呈现。所以，这些档案信息是非常重要的。也正因为社会公共服务机构认识到了个人档案管理的重要性，才会在档案管理中引入最新的信息技术、新式设备和全新的信息管理方式，让机关单位的人事档案管理效率更高，同时可以为机关单位的人才选拔上给予更全面的数据和材料进行支撑分析。

一、机关事业单位人事档案信息化管理中存在的问题

在目前的机关事业单位人事档案管理中，因为各单位和各部门的工作职责有所不同也导致不同的单位对于人事档案信息化管理的要求有非常大的差异性。而现在很多的机关单位在人事档案管理的系统开发上都是承包给社会上的计算机服务企业，这种情况则会导致每个机关单位和部门的人事档案管理都是独立的，没有办法让部门与部门之间、单位与单位之间实现人事档案互享。并且，现在的各机关单位在对人事档案进行管理时大多都只考虑到自己本单位的实际情况，也没有一个统一的人事档案管理标准，只会让人事档案管理在具体的实施上有非常大的差异，这样的方式只会限制机关单位的人事档案信息化管理水平。在当前的信息化背景下，想要更好的对人事档案进行信息化建设管理，对于人事档案信息管理人员具有超高的职业能力和信息技术水平，对于文件档案的管理以及一些电子化信息知识都要了如指掌，并且对于互联网的使用和一些操作技术都能够熟练的进行运用，但是实际情况则是，各大机关单位中这样技术水平高超的人才还是很欠缺的[1]。

二、机关事业单位人事档案信息化管理加强的有效策略

（一）提高重视程度，完善相应管理

想要更好的提升机关单位的人事档案信息化管理，首先各机关单位内部分工作人员和所有领导都应该深刻的认识到人事档案的重要性，提升自身的档案意识，将人事档案的管理工作变为各部门的内部工作。以各种不同的方式积极宣传档案管理的重要意义和工作人员的工作概念，让所有的机关单位员工和社会人士都能够了解在信息技术快速发展的时代背景下，人士档案信息化管理都有哪些真正的作用和影响。注意培养人事档案信息化管理工作人员的岗位职责和爱岗敬业的精神，充分体现该岗位的价值所在，同时可以成立专门的项目基金，将现有的设备进行升级和优化，在人事档案信息化管理的日常工作流程中可以提升工作效率，促进档案信息化管理更高效的发展[2]。

（二）将人事档案信息化管理制度合理构建

为了更高效率的处理人事档案、更信息化的管理档案工作、改善人事档案管理的整个工作流程，一定要加强对人事档案管理制度的建立，将日常的工作流程、管理目标、档案的收集和保存、正常的使用和外借都要规范出系统的制度建设，一定要确保有内部专人进行编制负责，让所有的人事档案管理人员都能够做到根据规章制度办事，任何关于人事档案的收集、调度、鉴别都能做到有迹可循，严格监督工作人员要依照岗位职责工作办事[3]。此外，也要对于所有的人事档案定期进行检查和校对，有问题一定要及时改进，不完善的资料要及时补齐。同时机关单位内部也要有超强的控制系统，能够充分保证人事档案管理的可靠和安全。

（三）将档案信息化管理安全性进行提升

在人事档案信息管理中有很多部分工作组成，例如：文件的生成、信息收集和验证、档案归档和使用，除此以外，也要重视在人事档案提交结束后，对于该文件的归档以及维护的工作，定期的对存档文件记性检查和维护是管理人员必须要做的事情，以确保文件能够及时更新，并且保障文件的真实有效性。对于人事档案管理人员一定要加强相关的信息安全技术教育，增加网络信息安全意识，最大程度确保机关单位的人事档案的信息安全。

（四）重视人事档案管理人员的综合素养

机关事业单位的人事档案信息化管理一定是以高超的技术作为具体支撑和发展前提，现在人事档案信息化也已经在各机关单位中进行应用，大大的改善了传统人事档案管理的不足，避免了以前纸质版档案容易丢失损坏的缺陷，让现如今的人事档案管理更加简单、便捷、高效。所以，为了更好的完善机关单位的人事档案信息化管理，一定要加强相关技术的开发应用，可以专门成立项目研发团队，以各单位的实际情况出发，设计出符合各个机关单位实际应用的软件，进行人事档案管理。此外，注重对机关单位管理人员提升专业技能也是非常重要的工作之一，更加专业的人事档案管理人才和团队能够更好服务于单位和社会。所以，机关单位一定要加强对人事档案管理工作人员的专业技能进行定期的培训，并且定期的对管理人员进行工作考核，主要针对工作人员的职业素养及专业技能两方面。机关单位可以邀请高校内部的专家到实际单位为员工讲解人事档案的信息化管理工作，要从根本上做到管理人员的专业技能提升以及工作上的创新。

结论：

综上所述，各机关单位的工作人员以及领导一定要认识到人事档案信息化管理的重要性，构建合理的人事档案信息化管理制度，提升人事档案管理的安全性，注重管理人员的网络安全教育，提高人事档案管理人员的综合工作素质。不断的人事档案信息化管理中发挥互联网信息技术的优势，全方位的提升所有机关事业单位的人事档案管理效率。

参考文献

[1]李林波.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].传播力研究，2019，3（28）：297.

[2]刘艳辉.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].佳木斯职业学院学报，2019（08）：299-300.

[3]周远波.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].城市建设理论研究（电子版），2019（10）：190-191.

作者简介：孙晓娜（1977.2.5），女，汉，山东，档案系列现中级馆员，研究方向（人事）

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