“互联网+”背景下数字化档案资源整合与服务思考

郭宁

[摘 要]“互联网+”与档案资源管理相结合，以数字化档案资源整合为基础，可深入挖掘档案资源的利用价值，从而有利于切实提升档案资源服务水平。文章基于“互联网+”视角，在分析档案管理现状问题的基础上，针对数字化档案资源整合特点和服务模式进行了具体论述，并进一步探讨了基于数字化档案资源的服务体系，旨在充分发挥数字化技术和“互联网+”的优势，进一步提升档案资源利用价值。

[关键词] “互联网+”；数字化档案资源；整合利用；现状；服务体系

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）09-0063-03

进入信息化时代，在高新科技手段的支持下，对档案信息资源进行数字化整合是档案管理发展的必然趋势。现如今，“互联网+”正对人们的生活、学习、工作等方面产生深远的影响。在此背景下，面对信息的海量增长，如何从中挖掘出具有价值的信息，是档案管理工作中的现实问题。基于此，笔者通过分析数字化档案资源整合特点和服务模式，进一步探寻基于数字化档案资源的服务体系，对促进数字化档案资源的整合利用价值的提高具有一定的现实意义和实践价值。

一、“互联网+”背景下档案管理现状分析

进入信息化时代，互联网技术得到快速发展的同时，被应用在档案资源管理工作中，促进了档案管理的信息化和数字化建设的进一步发展[1]。在“互联网+”背景下，檔案管理模式在相关先进技术的支持下进行了优化和完善，这为档案信息资源利用率的提升提供了支持，但是也产生了一系列问题。这些问题集中体现在以下几个方面：

（一）管理缺陷

在“互联网+”背景下，档案管理工作与网络信息技术的相结合是档案资源管理工作的发展趋势，在这种情况下，档案管理人员必须在思想上适应时代变化需求。而现实情况是档案管理人员仍然受传统思想限制，没有采用现代先进技术来推进档案数字化存档、调档等工作能力的提升，进而制约了档案资源管理水平的提高。更为严重的是部分档案管理人员无法在海量档案信息数据当中挖掘出有价值的档案信息，最终使得非结构性档案数据无法发挥出既有作用。

（二）技术缺陷

进入信息化时代，档案管理工作与网络信息技术相结合是档案管理工作发展的必然趋势，现如今，档案信息资源的发展呈现数量庞大、种类繁多、内容繁杂等特征，这对档案收集、整理、加工和利用等工作提出了更高的要求。而利用网络信息技术，则可以实现档案管理相关工作的高效化[2]。在“互联网+”背景下，电子档案体系的建立必须依托新技术、新媒介的应用，如光盘、移动硬盘等，都是用来保存档案信息资源的重要新载体。但是在实践中，它们容易受到外界强力破坏、黑客攻击等，从而容易引发档案数据被篡改、丢失等安全问题，不利于档案资源的开发与利用。因此，要加强档案信息资源安全管理，以避免档案信息被删除、被修改、被丢失等风险，才能促进档案信息资源利用率的提高[3]。

二、“互联网+”背景下数字化档案资源整合的主要特点概述

随着信息技术的快速发展和深入应用，数字化档案信息结构也发生了一系列变化，对数字化档案资源的整合，不是对某个档案馆信息资源整合，也不是一对一数字化档案馆的收集、转化、共享[4]。关于数字化档案资源整合的特点，包括以下几点：

（一）集成性特点

通常来说，在数字化档案信息网站当中，为了满足档案用户需求，往往会包含各个领域的档案资料，不仅包括档案实体馆藏资源，还包括与之相关领域的档案资源。在此基础上，与馆藏档案资源有机整合在同一个界面中，以此整合其与异构信息数据库，进而使得各种类型的档案信息资源与服务相结合，最终便于用户在馆藏资源中检索相关信息时，可以跨库检索到相关信息，从而有利于促进档案信息资源共享，进而有利于档案利用价值的最大化[5]。

（二）互操作性特点

不同的数字化档案信息门户与数据库平台之间往往会存在一定的差异性，如数据格式、标准等，这种情况下，必然会影响档案信息的服务水平。而统一界面的目的在于能够实现异构网络资源的充分利用[6]。因此，数字化档案门户网站需具备异构软硬件相链接的功能，以便用户在检索档案资源时，可以在门户网站实现跨库链接查阅相关档案资源信息，这样可以大幅度提升档案信息管理服务水平，满足档案用户在档案使用时的个性化和多样化需求[7]。

（三）时效性特点

进行数字化档案资源时在严格的信息选择中进行档案信息的规范化描述，旨在保证档案信息数据的完整性和可靠性。档案信息资源的各类数据是数字化档案更新的基础，对于档案管理人员来说，应注重档案信息的完善和优化，对失去价值的档案信息应及时进行清除，以避免增加管理负担[8]。同时，在档案信息资源调整过程中，要充分考虑档案信息资源的利用价值及用户的需求，动态更新档案内容和删除过时档案内容。只有这样，才能提高档案信息资源服务的效率和质量[9]。需强调的是在档案内容调整过程中，需要密切关注档案信息资源的时效性，避免存在有价值的信息被删除或者未及时更新到档案信息资源系统中，以此确保档案信息资源的服务质量。

三、“互联网+”背景下基于数字化档案资源的服务体系分析

“互联网+”与档案资源服务工作的相结合，既意味着档案管理方式的革新，又意味着档案信息资源将得到进一步优化，能够为整合、利用和共享档案信息资源提供技术支持。数字化档案资源整合程度直接关系档案信息资源的利用率。

（一）数字化档案资源整合形式

数字化档案资源内容丰富，且有着繁多的种类，其主要类型有购买数据库和自建数据库两类。而档案馆馆藏目录数据库作为数字化档案资源的核心组成内容，主要有目录查询系统、各类光盘数据库等[10]。无论是自建数据库，还是购买数据库，都是在网络信息技术支持下实现了以关键词、题目等多种检索方式，不仅如此，用户在关键词、题目查询之后，除了机密性档案文件，都可以进行下载或者在线阅读，从而有利于用户全面了解馆藏文献档案信息的详细内容。

（二）整合与服务体系的基本思路

以开发和利用档案馆数字档案资源共享为基础，通过OPAC系统，构建本体数据库，其目的具体包括两个方面：一是基于数字化档案馆馆藏资源的知识，通过知识资源的传递和共享来实现增值目的。二是整合各档案机构数据库，通过丰富档案信息资源来满足用户多元化和个性化的档案信息需求，以实现档案信息利用价值的最大化。数字化档案管理既可以为用户提供统一的档案信息资源检索平台，又可以链接其他档案馆数据库，这样一来，用户只需要在档案馆的检索平台上即可实现跨库检索，便于用户获得所需要的档案信息资源。首先，访问数据界面一体化。具体来说，整合处理后的各类数字化档案资源汇集在同一个检索口，这样一来，用户只需要一个界面的检索口便能享受便捷的一站式档案信息资源检索服务；其次，集成服务系统当中整合了各类数字化档案资源，不仅有本馆馆藏档案资源，还可以通过链接功能融入其他机构的档案资源，并在系统支持下推送到不同的用户面前；最后，针对性优质服务。根据不同用户对档案信息资源的个人爱好、行为习惯等，为用户定制专属档案信息产品，在满足用户真实需求的同时，实现档案资源共享目的。总而言之，以用户真实需求为核心，在不同馆藏档案信息数据库系统中，通过整合各类服务机制，为用户提供档案信息服务保障性平台。

（三）数字化档案信息资源政府与服务方法

数字化档案资源整合主要是基于用户需求的语义网络，据此实现数字化档案资源的共享和增值服务。在实践中，应从以下几个方面入手：

1.档案信息数据库与用户信息库的整合与服务。在实践中，档案信息数据库与用户信息库的整合具体如下：档案馆档案资源的共享，在数字化接口链接支持下，用户通过档案馆之间的OPAC系统，即可进入到查询界面，这样一来，用户可以只需要在统一的查询界面上，通过关键词、题目等检索方式获得各类数字化档案信息资源，且整个过程的操作十分便捷。

2.以档案信息资源查询系统与光盘档案信息整合为基础提供服务。数字化档案馆系统中包括的档案信息资源类型十分丰富，不仅有光盘之类的非纸质文献，还有纸质文献。其中，非纸质文献主要得益于数字化技术的发展，催生了以光盘为载体形式的信息资源存储和利用。但是在档案管理工作实践中，光盘档案资源的长期保存仍然是一个亟须解决的问题，若保存不当，则可能导致档案数据信息的遗失，從而给数字化档案馆资源管理造成负面影响。用户通过档案信息管理系统，可以随时随地通过检索入口获得各类型的数字化档案信息资源。例如用户利用OPAC系统中的MARC数据可以快速了解系统中是否存在相关的资源，若档案数据库当中有相关的资源，用户可在光标的指引下通过点击操作实现对此文献内容进行在线运行查看、下载镜像文件到本地文库中等操作，以获得光盘内的档案信息内容。

3.以整合特殊资源与CALI库为基础提供档案信息服务。CALI数据库检索服务指的是基异构系统的跨库检索，可按照档案类型来进行区分，按照档案名称进行缩短检索，若在系统中检索到相关档案信息资源后，用户可以进行在线阅读和下载等相关操作，以便满足用户对档案利用的多种化需求。CALI数据库检索的功能具体包括数字化档案馆藏检索、链接服务、档案信息资源传递、咨询服务四部分的内容。以检索服务为例，CALI数据库实现了海量化数据内容的快速且准确的检索，并利用系统和网络将检索的相关信息及时地推送到界面中。不仅如此，CALI数据库还可以采取定题检索、数值类型检索和全文检索等方式检索档案馆藏资源，进而可以帮助用户快速获得所需要的档案资源。

4.以基于知识本体的档案信息资源整合为基础提供。所谓“本体”，指的是某个领域档案知识的规范描述。为方便用户检索档案信息资源，往往要赋予Web上的档案信息一定的计算机可理解的语义功能，为档案信息共享提供支持。除此之外，主题图作为数字化档案组织和表示的常见方式之一，其功能是以知识地图形式，依托语义技术将用户引入相关档案知识库中，以便用户便捷挖掘出具有价值的档案信息内容。在“互联网+”背景下，主题分类作为众多档案数据整合模式中的一种常用格式，可对档案资源的知识结构进行详尽描述，这样一来，用户通过系统获得档案信息的同时，可以通过主题分类来迅速明确档案信息资源的内涵及具体语义。不仅如此，用户在档案信息检索过程中，可以根据自身对档案资源需求的类型，结合主题分类来缩小检索范围，可让用户更快地获得相关档案信息资源。

四、结语

综上所述，“互联网+”背景下数字化档案资源的整合与服务是提高档案资源利用率、满足用户对档案信息资源多元化和个性化需求的重要举措。通过本文分析可知，档案数字化建设对档案资源的整合具有积极作用，并在现代网络信息技术的支持下，实现了档案馆数据库之间的节点链接，能够让用户在一体化、智能化的档案信息资源服务平台上跨库获得需要的档案信息资源，从而有利于促进档案信息增值服务水平的提升。

参考文献：

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[3]刘艳，张明明，刘琳，赵琰，李凤莲.高校数字档案资源建设理念与机制创新研究——以黑龙江中医药大学档案馆为例[J].黑龙江档案，2020（01）：80-82.

[4]穆林，包玉玲.留存乌兰牧骑艺术档案 传承“三少民族”传统文化——以“内蒙古‘三少民族档案资源建设及数字化共享平台研究”项目为例[J].区域治理，2019（38）：242-244.

[5]杨丽娜.从“数字化”到“数据化”——信息技术背景下档案资源整合路径探析[J].办公室业务，2019（12）：183.

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[7]任越，倪丽娟.大数据背景下档案信息资源开发与利用面临困境与解决对策——以黑龙江省地市级综合档案馆调研为例[J].中国档案研究，2018（01）：135-147.

[8]杨健生.精益求精是匠心——云南省档案数字化质量管理纪实[J].云南档案，2018（02）：10-14.

[9]水羽佳.档案资源体系建设研究——档案数字化管理与技术规范研究[J].办公室业务，2017（21）：58-59.

[10]李仕金，何瓦特，石婷，王玺冰.“互联网+”模式下的档案资源共享研究——以云南财经大学为例[J].科技传播，2016，08（14）：126-127.