院校教学秘书工作现状与优化对策

【摘要】教学秘书职位对工作能力有着较强的内在要求，教学秘书工作难以完全达到要求标准，因此在实际工作中产生问题也难以避免。研究梳理了当前院校教学秘书工作内容，并基于此分析了工作现状，并提出了若干的对策。

【关键词】教学秘书;工作内容;工作现状

作为院校教学工作最基层的管理和执行者，教学秘书工作水平对教学工作质量具有重要的影响。在当前高等教育改革日渐加深，尤其是地方高校转向应用型的大趋势之下，教学秘书在教学工作中的重要性愈发明显。明确当前院校教学秘书工作现状，并提出相应优化对策，是高教改革过程中一项较为紧迫的工作。

一、教学秘书工作内容

（一）教务通知安排的上传下达

将院校教务处安排的教学通知传达给教师和学生，并汇总学院各部门报材料回教务处，是当前国内院校教学秘书的重点工作内容。这项工作对教学秘书工作能力具有较高的要求。一方面教学通知的安排要做到准确无误传到至相关老师和学生，教学秘书必须具备一定的信息处理能力，包括信息筛选、分类等方面，例如对教学通知按照要求、对象、内容等不同方式进行分类下发，实际的工作效率必然存在不同，教学秘书工作要追求的就是在保障信息准确无误的同时，实现最高的效率。另一方面在汇总学院部门上报材料回教务处的工作上，需要经由学院院长确认后才能上报回教务处，这需要教学秘书拥有较好的沟通能力，保障汇总各资源的准确性。

（二）教师和学生反馈信息上报

教学秘书的职业属性决定了其工作内容处于院校和教师与学生中间环节，将教师和学生的信息反馈给教务处或教学监督部门也成为了教学秘书的一项重要工作。同样，由于面对工作对象较多，尤其是涉及教师对教学活动意见评价，或是学生对教学方法等方面意见评价，这项工作对教学秘书的工作能力也有着较高要求。教学秘书需要具备一定的信息正合能力，能够有效的汇总、分类信息，让上级部门能够有效的感知到信息反映出的问题。

（三）日常教学工作管理与质量监督

教学秘书涉及到日常教学诸多环节的管理与监督工作，是工作重点也难点，原因在于工作内容复杂，个别工作对专项业务技能要求高。教学秘书参与的日常管理工作包含了教务管理、学籍管理、教学研究、实践教学几个方面所涉及到的 相关工作，其中日常教学管理最为复杂，涉及到了教学计划汇总上报、课程表编制、各类教学统计量等等诸多方面内容。相对来说学籍管理虽然工作内容也较多，但复杂性和难度都较低。而教学研究、实践所涉及到的工作对于教学秘书而言具有一定挑战性，这项工作涉及到与教师在人才培养方案、实验申报项目等方面专项业务的交流，教学秘书至少需要一定水平的认知，需要具备专项业务技能。教学秘书参与的教学监督工作包含了课堂教学质量评价表、各类检查与评价工作的汇总与报送，相对来说由于具有较为成熟评价机制，教学秘书在这项工作面临的挑战较小。

二、教学秘书工作现状

（一）院校重视程度不够

根据相关调查披露的信息显示目前多数院校对于教学秘书岗位的设置，多数学院只设立一名专职教学秘书，而其相应所需进行的工作涉及到60多种。一定程度上看，目前教学秘书工作所呈现出的复杂与高强度特征，与院校的重视程度不够有着很大关系。而从教学秘书工作性质分析院校重视程度不够的原因，教学秘书属于辅助领导工作，而院校主要工作是教学，相对地位低下，同时由于社会专业人才匮乏，院校匮乏纳入人才培养体系进行培养的动力，更是加剧了对这一岗位的忽視。

（二）工作任务繁重压力大

从院校教学秘书工作内容上可以直观的看到，目前院校教学秘书工作任务较多，内容驳杂，尽管部份是协助院长完成工作，但其中需要独立完成的任务依然较多。更为关键的是，教学秘书的诸多工作当中有很大一部分十分重要，一旦出现偏差，将会给院校日常教学带来严重影响，这为教学秘书工作带来了巨大的压力。教学秘书一方面承担了复杂的工作本就具有一定的压力，另一方面工作对院校教学的重要性无疑又增添了新的压力，而且人员的配置决定了只能独自承担。很大程度上看，教学秘书工作繁重压力大已经成为一种常态。

三、优化教学秘书工作的对策

（一）加强重视进行人才队伍建设

在当前高教改革的趋势之下，地方院校逐渐的由学术型向着应用型转变，教学秘书在院校教学管理中越来越重要。各院校应强化教学秘书的岗位的重要性的认识，并采取相应的措施。结合目前实际的教学秘书工作现状来看，院校应加强人才队伍建设，目前很多院校的教学秘书人才来自于社会招聘，在要求上重日常管理，忽视专业管理，无疑增加了教学秘书工作难度。实际上社会招聘想要获得相应人才难度也很高，只能做出这种选择。从院校内部加强人才建设，将其纳入院校人才培养体系是一种更好的选择。

（二）优化岗位配置与增加激励措施

降低教学秘书工作压力可从短期和长期两个角度进行。长期的看需要优化岗位配置，针对性的增加各学院教学秘书数量，降低教学秘书工作压力同时，提高工作效率，以更适应院校必然将要经历的改革。而短期的看，要一步到位的围绕降低教学压力而进行教学秘书岗位增加是较为不可行的，可能对现有管理造成负面影响。所以从另外的角度进行，例如可以通过优化考核措施，增加针对教学秘书的激励机制，将教学秘书的工作内容与相应的激励标准对应起来，激发他们主观情绪，降低工作心理压力。当然措施不限于一种，晋升资格和职称等方面措施，也可根据院校情况进行调整。

结语

研究通梳理目前院校教学秘书工作实际情况，概括总结了其四个方面工作内容：教务安排的上下传达、教师和学生反馈上报、日常教学工作管理与监督、教学资料汇总与归档。通过对教学秘书工作的分析发现，教学秘书职位对工作能力都有着较强的内在要求，实际院校中的工作秘书要完全能够达到符合工作要求难度极高，实际上各院校也匮乏此类人才。针对于客观的现实所决定教学秘书工作存突出的问题，研究简要的提出了几方面对策。

参考文献

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[2]郝亚南，赵永斌，易国栋，金太成.新时代高校教学秘书岗位定位与工作方法探究[J].通化师范学院学报，2021，42（11）：123-127.

作者简介：

邱辰灵（1988-05），女，汉族，上海人，本科，研究实习员，教学秘书。研究方向：教学等。