探讨档案信息化建设中保密管理

作者简介：黄俊希（1982—），男，本科，工程师，研究方向为档案信息化。

摘要：人们对档案管理的需求随着社会档案数量的增加而变化，信息化技术已经融入传统的档案管理中。档案管理工作对我国各行各业的发展都具有重要的现实意义，信息化的建设虽然具有很大的优势，但也增加了信息泄露的风险。因此，如何做好档案信息化的保密管理，成为大家关注的焦点，本文主要针对档案管理现状进行分析，并提出提高档案信息化建设保密管理工作的有效途径。

关键词：档案管理  信息化建设  保密管理  数字化加工  检查维护

中图分类号：G270.7

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2112-5640-0791

在档案管理工作中融入信息化技术是当下时代的要求，也是未来发展的必然趋势。档案的保密管理工作切实关系到人民的利益，尤其是军工档案管理的保密工作要特别注意，由于其涉密多，与国防事业和军事领域联系紧密，对国家的安危有着直接影响，与社会的发展与稳定紧密相连，所以做好档案信息化建设中的保密管理，保证国家机密安全是当下档案保密管理者的重点工作。

1信息化建设档案管理的优势

1.1增加档案查询的便捷性

随着信息技术的快速发展，其被广泛应用到各个领域之中，很多企业发展中融入了先进的信息技术，但是一些老旧的档案尚未完全数字化，其档案管理依然采用的是传统的人工整理方式，如人工手动抄写、手动保存等。这种传统落后的档案管理方式在工作中有很大的局限性，浪费了很多人力、物力、财力，不仅容易使档案信息出现错误，还不够准确，严重拉低了档案管理的工作效率，很难满足各大单位和企业的需求。而进行档案信息化建设就可以很好地避免上述这些问题，信息数字化节省了档案查阅的时间，提升了档案记录的准确率。在查询档案时，只需要输入关键词进行检索即可，档案信息一目了然，详细直观，其便捷性大大增加[1]。

1.2提高管理工作者的工作效率

传统的档案管理多是纸质管理，需要针对档案内容对其整合记录，再按照类别分装，人工的装订很容易出现纰漏，如果注意力不够集中，也会造成归纳混乱的情况。若发生错误就需要整体重新检查归纳，使管理者的工作量大大增加。但是档案信息化的建立只需要相关管理人员将整理好的档案信息逐一录入到计算机系统当中，这样可以有效降低错误率，只需一次即可，避免因错误出现多次返工的情况，大大提高了档案管理者的工作效率。

1.3增加档案信息内容的保密程度

在档案信息化建立之前，相关企业和单位的档案都会用文件夹装订好再放置进档案管里，由工作人员统一监管。如果有需要查询档案的人员，只需要进行简单登记就能直接进入到档案馆中寻找档案材料，这样一来，档案馆中其他的档案信息就失去了其保密性，存有泄露的风险。而且工作人员的精力有限，不能随时随地24h全天候的监控，难免有疏忽的情况，所以信息化的建立大大改进了这一弊端，在档案管理的过程中设置好对应的权限，只有经过管理者的同意才能登录系统查阅信息，并且只能查到自己所需已开放权限的内容，无权查阅其他档案信息，这就大大提升里的档案信息的保密效果，档案泄露的风险大大降低。

1.4档案质量有所提升

在档案信息化建立之前，社会上并没有对档案整理记录的格式进行统一要求，以至于纸质记录的档案无论在字迹上还是内容格式上都各有风格，质量也参差不齐，大大增加了后续管理人员的工作难度。而信息化管理第一步就是对档案存档格式进行规范，若管理者在录入信息时不按照格式要求编辑、存档就无法对档案进行有效保存。对档案整理进行统一规范，一方面提升了档案信息的质量，另一方面也为后续档案管理工作人员提供了便利。

2档案信息化建设中保密管理出现的弊端

以纸质为主体的实体档案转向以计算机为基础的數字化档案，这种新型的档案管理模式就是档案信息化的建设过程。档案信息化的建设主要依赖管理部门的组织规划，将现代化的信息技术全面应用于档案管理的各项活动当中，如对实体档案、声像档案的扫描录入和数字化处理，为之后的档案信息的完整性、准确性提供保障。由于军工方面的档案需要签订保密协议，所以在信息化建设中要充分考虑到网络运行环境是否安全可靠，当前，我国在军工方面的档案信息化建设保密管理中还存在以下几个弊端。

2.1缺少保密意识

档案是对信息的整合，是信息的载体。基于信息化建设的背景下，如何做好档案信息的保密管理工作已经成为档案管理部门重点思考的问题。优秀的档案管理者是档案信息保密工作的基础，是其不可缺少的一部分。档案信息化的建设的确在一定程度上增强了档案信息的保密程度，但是在实际的档案信息化管理的过程中，相关管理者普遍缺少对保密工作的重视程度，保密意识淡薄。由于档案管理工作的严密性较强，从事档案管理的工作人员需要极强的耐心和细心，而且信息化档案管理工作会耗费工作人员大量的精力和时间，所以工作人员会因为疲倦、乏味产生消极怠工的心理，工作的热情程度也大大降低，以至于在将纸质档案信息录入到信息系统的过程中出现工作失误，不小心泄露出档案信息。另外，计算机是建设档案信息化的主要设备，计算机技术促进了信息化档案系统的完善，上层领导者只关注到先进的设备和系统，却忽略了对档案管理者的专业培训，导致管理人员的素质参差不齐，不仅缺少专业的管理知识，更缺乏档案管理的保密意识。

2.2监管档案数字化加工的力度不够

对纸质档案进行数字化加工是完成档案信息化建设的主要内容，大部分企业和单位都缺少专业的数字化档案加工者，所以会将此类工作外包给相关的数字化加工公司。我国信息技术的快速发展已经成为了新时期的显著特征，基于档案信息化建设的大环境下，社会上崛起了许多档案服务公司来帮助企业、单位完成档案信息化管理，但是社会服务公司招聘的档案数字化加工者鱼龙混杂，素质参差不齐，部分公司只注重业务的发展，忽视了对档案数字化加工人员的保密培训，以至于相关工作者缺少档案保密意识，甚至出现盗取档案信息的情况。而外包档案的相关企业和单位对服务公司的监管力度也不够，缺少防范意识。没有系统地检查外包服务公司相关工作设备的流程和规范，也没有对存储涉密数字化档案资料的计算机等设备采取隔离措施，甚至部分企业、单位的监控设备也安装不到位，这些都是导致档案泄密的因素。除此之外，由于缺少对外包服务公司的监管，工作不认真、不细致也是其存在的问题，影响档案管理的工作质量和效率，阻碍工作进程，严重影响档案信息化的建设[2]。

2.3信息网络容易受到袭击

信息技术是建设信息化档案管理的主要依靠，建立并完善档案信息管理系统是其根本途径。但是由于信息化建设在最近几年才发展起来，在最初建立时期，信息管理系统还存在许多的漏洞，由于不完善的信息系统也存有档案信息录入不全的情况，并且档案的整理归纳都需要系统作为支持，如果系统是被受到计算机病毒的侵害或者黑客的袭击，都会导致系统错误，加重信息泄露的风险，即使有专业的技术人员对系统进行维护，依旧存有泄露信息的情况。

3做好档案信息化建设保密管理工作的有效途径

基于大数据时代的背景下，完成档案信息化建设符合档案工作的新要求。作为档案管理工作当中的重要内容，档案管理的保密工作与各个部门都存在着千丝万缕的联系，对各部门工作的开展起着强有力的辅助作用。所以为了更好地推动企业和单位的高速发展，促进档案信息数据的高效利用，提高档案信息化建设的保密管理工作势在必行。尤其是军工单位企业自身生产经营具有特殊性，肩负着国防事业发展建设的重要责任。其生产经营的过程当中会产生许多需要保密的科技档案，所以对档案进行保密管理的工作至关重要，是推动祖国繁荣发展的重要环节，因此相关档案管理人员需要从以下几个方面加强档案信息化建设中的保密管理。

3.1完善制度，提高管理质量

档案的管理制度就好像国家的法律，可以对档案使用中存在的不良行为进行有效制约，所以制定出严密、可行性强的档案保密管理制度有利于对档案信息的监管，降低泄密的风险。军工单位企业的档案资料与国防、军事等各部门之间来往的文件都有着密切联系，要想有效地提高档案信息化建设保密管理工作，军工单位企业就要加强对档案管理制度的建设，设定统一的档案信息管理标准。

首先，军工单位企业管理者要加强对档案工作的重视程度，集思广益，结合社会发展的实际需求，与员工共同制定一个合理、有效的管理制度，并要保证这个档案管理制度的长久性和公平性。当然，相关部门也要加大对档案管理制度的宣传，保证制度的有效落实，从事档案管理工作的员工也一定要按照制度执行，严格规范档案管理工作的标准，保管好军工单位企业的档案文件，并针对所有的档案进行整理和分类，按照档案的内容、性质和重要程度做好相应的标注，然后进行有序摆放[3]。

其次，军工单位企业要完善对档案管理工作激励体系的构建，对档案管理工作人员进行主人翁意识的培养，定期对相关的管理工作人员进行考核和评比，并对此进行合理的奖惩，从而充分调动档案管理工作人员的工作积极性。为此，相关部门必须努力打造一个公平、公正的激励氛围，确保工作机制的透明性和公开性，真正释放工作人员的潜能，从而全面提升工作质量和效率。

最后，军工单位企业还需要建立档案利用反馈机制。部门员工在档案利用时遇到问题要及时反映出来，档案管理部门的工作人员要对这些问题及时整理、汇总，并根据问题找出相应的解决办法，然后反馈给上层管理者，从而方便在顶层设计上促进档案管理质量的提高。因为军工档案的管理比较特殊，所以一定要处理好军工档案利用和保密之间的关系。着重保密，不能充分利用档案是当下军工档案工作中存在的一些弊端，以至于许多档案被束之高阁。对档案工作进行保密就是为了可以更好地利用档案信息，将利用与保密相结合才能真正发挥出档案的作用。因此，在严格做好档案保密工作的同时切实完善工作职能，使档案在科研生产中发挥应有的作用。

3.2培养素质，提升保密意识

作为军工单位企业能够稳定高速发展的重心，提高管理人员的整体素质，让其能够发挥出自己的能力，这也就要求企业单位完成对档案管理工作者专业素质的培养。档案管理工作是一项繁琐和枯燥的工作，需要一定的耐心和细致，因此，档案管理者的专业素质非常重要，这对档案管理工作的开展有着严重的影响。如果档案管理者落后于时代步伐，不仅缺少对专业知识的储备，还在管理能力上有所欠缺，这些都会严重影响档案管理工作的开展[4]。

同时还要加强引进高素质的档案管理方面的专业人才，做好人才储备，只有专业的人做专业的工作，才能促进档案管理工作效率的提高，减少人力的浪费。除此之外，单位企业还可以对当下档案管理的工作人员进行有针对性的教育培训，组织档案管理工作者共同学习，为其营造积极的学习氛围。还要加强对档案管理人员的信息自动化方面的培训，让相关管理人员学会并熟练使用电脑设备，提高信息化水平和能力。

档案管理人员必须要签订保密协议，接受保密信息的专业培训，打造一支具有坚定意志，较高政治素养的管理人才队伍。档案保密工作者要能自觉抵制各种诱惑，有充足的责任意识和敬业精神，一定要发自内心热爱档案管理工作。档案信息化建设的保密管理工作的基本就是要求档案管理者具备过硬的政治素养。

3.3引进技术，保护网络

首先，相关部门应该完善档案信息管理系统，健全信息存储，创建实用规范的信息数据库，完成档案信息数字化，实现档案收集、存储、管理、检索、利用等项工作的数字化，提高档案管理及各部门工作效率，促进各单位工作的持续、快速发展。档案数字化加工是档案信息化建设的基础，档案管理部门要完成监控设备的安装，做好对数字化加工人员的安全检查和监管，对工作地点进行隔离，切断互联网的连接，以防信息泄露[5]。

其次，要定期对计算机网络进行维护检查，保证其安全性，严防病毒、黑客的入侵，对信息系统进行安全加密，设置多重密码做好防护，强化档案保密管理。另外，档案信息系统需要加强对访问信息的建设，对匿名用户进行限制，做好计算机系统的查杀、防火墻技术，完成系统优化升级，对系统的安全性能加强，进一步增强档案信息的保密性。

最后，要加强对军工档案管理的法治建设，这是实现依法治国的必然要求。依法对档案进行管理有助于市场经济的发展，是维护国家安全的有效手段，更是档案管理保密工作自身发展的要求，只有健全各项军工档案保密法律、规章，才能彻底完善档案工作。档案管理人员必须履行保密义务，并承担起泄露国家秘密的法律责任，时刻牢记保密守则，遵守保密规定，充分认识到保守国家机密是自己的神圣职责和应尽义务[6]。

4结语

综上所述，档案信息化建设保密管理工作责任重大，尤其是作为科技发展催化剂的军工档案管理，严重影响着社会经济效益。在信息技术全面发展的今天，军工档案管理者应该加强保密意识，做好档案管理工作，为领导决策提供有效的档案依据，确保军工企业的稳健发展。

参考文献

[1]于莹莹.档案信息化建设中保密管理刍议[J].城建档案，2021（9）：11-12.

[2]张丽.大数据时代下加强企业档案信息化保密管理的有效策略[J].中国管理信息化，2021，24（14）：172-173.

[3]杨励颖.档案数字化过程中的保密管理措施[J].黑龙江档案，2020（4）：62-63.

[4]于智弘.论大型国有军工企业档案信息化建设[J].兰台内外，2019（15）：63，48.

[5]赵彩彩.国有企业档案管理数字化转型策略研究[D].济南：山东大学，2021.

[6]张光泽.成都市城建档案信息化建设的问题与对策研究[D].成都：电子科技大学，2021.