党校在职研究生档案管理的现实困境与对策思考

摘   要：党校在职研究生教育与普通高等学校在职研究生教育具有较大差异。党校的性质决定了其在职研究生的招生对象、专业设置、教学管理等具有党校特点，同时决定了在职研究生的档案管理具有党校特色。近年来，党校在职研究生数量不断增加，档案管理工作的内容和难度也逐步增加。但是，由于对在职研究生档案管理的重视程度不够，加之省级党校和地方党校的协作性不强，导致在职研究生档案管理存在一些亟待解决的问题。党校在职研究生档案管理要适应新时代的新要求，不断加强档案管理的规范化信息化专业化建设，更好服务于党校在职研究生教育。

关键词：在职研究生;学籍档案;档案管理

中图分类号：D261.41;G271        文献标志码：B        doi：10.3969/j.issn.1009-6922.2021.02.016

文章编号：1009-6922（2021）02-91-04

随着党政干部队伍的年轻化、知识化、专业化要求不断提升，党校在职研究生的数量和规模也在不断扩大。当前，在职研究生教育和在职研究生档案管理仍然是党校事业的重要组成部分。加强在职研究生档案管理是党校相关部门、档案管理干部应尽的责任和义务。党校在职研究生档案建设与管理水平的高低不仅影响党校教学管理的工作效率，而且影响党校在职研究生的个人发展。

一、党校在职研究生档案管理的重要意义

党校在职研究生大多是体制内的党员干部，党校学习期间的档案资料是学员们成长的重要凭证，对他们今后的发展有着极大影响。党校在职研究生档案管理是党校的重要工作，对党校和学员的发展都有着极为重要的意义和价值。

（一）在职研究生档案管理是衡量党校教学管理质量的重要指標

2015年全国党校工作会议召开后，各个省级党校也召开了省级党校工作会议，党校工作得到前所未有的重视。《中国共产党党校（行政学院）工作条例》规定：“学员管理是实现党校（行政学院）培养目标的重要环节”“组织管理应当完善并且严格学籍、考勤等制度”。[1]对于一些省级党校而言，在职研究生是规模最大的学员群体。对于党校学员管理而言，在职研究生档案管理是学员管理工作的重要内容。因此，在职研究生档案管理是党校学员管理的重要内容，也是党校教学管理质量的具体体现。

（二）在职研究生档案资料是党校学员学习的历史凭证

党校在职研究生就读期间要接受党校的教学管理，与研究生部、教学部门、财务部门等产生互动关系，并形成文字、图表、声像等不同形式的历史记录，这些历史记录便构成了党校在职研究生的档案。党校在职研究生档案是党校学员学习的历史凭证，对社会、党校和学员都具有保存价值。其中学籍管理尤为重要，它是党校在职研究生在党校学习的重要依据。党校在职研究生档案管理是一项非常细致的工作，它贯穿于在职研究生从入学到毕业的整个学习过程，涵盖了入学注册、考试以及在学习期间出现的转学、休学、复学、退学等所有环节。

（三）在职研究生档案资料是党校师资队伍建设的客观依据

全国党校工作会议对师资队伍建设提出了高要求：“党校不是一般学校，党校教育培训对象不是一般学生，这样的‘不一般对党校师资的要求也不一般，党校师资队伍建设力度也应该不一般。”[2]在职研究生教育为党校师资队伍建设提供了“练兵场”，党校教师的理论水平和教学艺术在实战中得到较大提升。在职研究生档案客观真实地记载了学员在党校学习期间的各种信息，包括理论学习、专业考试、论文撰写等基本情况。这些既是党校考核评价教师教学质量的客观依据，又是党校教师总结经验和提升自我的重要参考。

二、党校在职研究生档案管理的主要特点

党校在职研究生教育与普通高等学校在职研究生教育具有较大差异。党校的性质决定了在职研究生的招生对象、专业设置、教学管理等具有党校特点，同时决定了在职研究生的档案管理具有党校特色。

（一）党校在职研究生档案管理因系统特点而具有区域性

近年来，党校系统的在职研究生教育出现了分化现象：中央党校及部分发达省市的在职研究生教育已经停办，但西部地区党校的在职研究生教育需求还在不断增加。党校具有上下左右贯通的庞大系统，这是党校与普通高等学校最大的区别。上至中央党校、下至县级党校，形成了遍布全国的党校网络，这为各地各级党校联动和协作奠定了基础。基于党校系统的特殊性，在职研究生档案管理需要省级党校和地方党校协作完成。尽管在职研究生教育逐步萎缩是未来的发展趋势，但是西部地区发展不平衡、不充分的问题依旧十分突出，党校在职研究生教育在一段时期内依然是培养人才的重要途径。因此，在职研究生教育及其档案管理仍然是不少省级党校需要完成的重要工作。

（二）党校在职研究生档案管理因招生对象而具有特殊性

党校在职研究生的培养目标与普通高等学校相比有明显区别，党校的主要目标是为地方经济社会发展培养领导干部、管理人才和理论骨干，以更好的促进地方经济社会发展。党校在职研究生的招生对象主要是已经进入体制内的各级党员干部，各个省级党校也因地制宜设置了招生条件。例如，中共四川省委党校在职研究生招生条件主要包括：党政机关、企事业单位的在职干部;具有3年以上基层工作经历;具有大学本科或同等学历;本人必须是党员或预备党员。长期以来，党校在职研究生教育综合国家标准和党校优势，遵循干部成长规律和党校教育规律，重在专业理论学习和执政能力提升，力争让学生具有坚实的理论基础、坚定的党性修养、系统的专业知识和较高的治理能力。

（三）党校在职研究生档案管理因组织形式而具有复杂性

党校在职研究生教育是具有党校特色的非全日制成人教育，其专业设置、教学组织、学员管理等工作具有系统性和复杂性，需要由不同层级的党校来协作完成，在职研究生的档案管理也因此具有复杂性。目前，党校在职研究生教育主要采取集中辅导和在职自学相结合的形式组织教学，课程设置、师资调配、教学计划等工作主要由省级党校研究生部负责，学员管理、教学组织等工作主要由各个教学分部负责。在职研究生教育各项工作虽有分工，但仍然需要不同层级的党校上下衔接，需要党校内部的多个职能部门相互协作，党校在职研究生的档案建设和管理也就更加复杂困难。

三、党校在职研究生档案管理面临的现实困境

近年来，党校在职研究生数量大量增加，这对学员档案管理工作的规范化、信息化提出了更高要求。由于对在职研究生档案管理的重视程度不够，加之省级党校和地方党校的协作性不强，导致在职研究生档案管理的专业性和规范性存在诸多问题。

（一）档案管理的规范性不足

党校在职研究生档案管理主要由省级党校研究生部和地方党校教学分部协作完成，省级党校主要负责学员的入学考试、学籍变动、论文答辩等档案管理，地方党校主要负责学员的日常教学、考勤记录等档案管理。党校在职研究生档案管理的制度建设相对滞后，在职研究生档案管理工作的规范性不够。目前，全国党校系统尚未对在职研究生档案管理出台统一的制度规定，各级党校无统一之法可依，无统一之章可循。党校在职研究生的档案管理制度大多由各地党校自行制定，由于制定的方法不一、各自的做法不同，所以在职研究生档案管理工作不能体现标準化与规范化。

（二）档案管理信息化程度低

在职研究生档案管理是一项十分繁琐的工作，如果单靠手工或计算机单机操作，那么档案制作和查询的效率必然低下，已经完全不能适应大数据时代的要求[3]，也难以适应新形势下党校发展的需要。尽管各地党校对不同的管理分别建立了不同的数据库，教务管理、学员管理、后勤管理、研究生管理等都在推进数据库建设，但是相关的数据不能被共享，“孤岛”现象较为严重[4]。这种情况对在职研究生档案管理工作造成了不便，甚至存在资源和财力浪费现象。另外，在职研究生档案管理信息化建设是一个高投入的过程，软件、硬件的更新和维护需要大量资金，财力投入不足将影响档案管理信息化建设的步伐。各地党校对档案信息化建设的投资较少在一定程度上影响了党校在职研究生档案管理的信息化建设步伐。

（三）档案管理人员专业不足

党校档案管理工作人员是从事档案管理工作的直接人员，他们的综合素质与业务能力决定着党校档案管理工作的质量和水平。从党校在职研究生档案管理工作的分工来看，大多数党校将其归入研究生部学籍科，部分党校将其归入研究生部综合科。学籍科和综合科的工作人员往往是身兼数职，承担着大量的业务工作，对档案管理工作精力投入不足。从党校在职研究生档案管理工作的从业人员来看，现有档案管理工作人员的专业水平不够，大多不具备专业的档案管理知识，更没有掌握现代化的档案管理方法，这些管理人员长时间使用传统的管理方法与管理理念[5]，这导致党校在职研究生档案管理工作存在不少漏洞。

（四）档案管理重视程度不够

从在职研究生档案管理工作的现状来看，在职研究生档案管理仍然是各地党校研究生部的重要业务工作。尤其是在中西部地区的党校，在职研究生报考和招生的数量仍然呈上升趋势，档案管理工作的数量和难度也在增加。例如，中共四川省委党校每年招生1200人，近几年报考人数不断攀升，2020年报考人数增加至12700人。但是从在职研究生档案管理的工作权重来看，由于在职研究生档案的使用率很低，整理归档后也只是偶尔提供查询，平时多处于封存状态，所以这项工作长期得不到关注。

四、党校在职研究生档案管理的提升对策

近年来，党校在职研究生教育快速发展，已经成为党校教育的中心工作之一，这对档案管理工作提出了更高要求。党校在职研究生档案管理要适应新时代新要求，不断加强档案管理的规范化信息化专业化建设，更好服务于党校在职研究生教育。

（一）加强档案管理的规范化建设

党校在职研究生从入学到毕业每个阶段都会形成大量的档案材料，这些都应在档案管理中有所体现。但因为档案管理规范化建设不够，党校在职研究生的档案资料存在“五花八门”的问题：有的缺少学年鉴定表，有的缺少登记表，有的缺少成绩单……无论是对在职研究生本人还是对档案管理工作人员而言，档案材料的缺失都将给他们的工作带来诸多麻烦，甚至对在职研究生的职称评审、工作调动、提拔晋升等造成负面影响。因此，各级党校应该高度重视档案管理的规范化建设，健全档案管理工作的领导体系和工作体系，完善在职研究生档案管理的制度机制，不断提升党校在职研究生档案管理水平。

（二）加强档案管理的信息化建设

传统档案管理工作以手工为主、信息化手段为辅[6]，一般是将档案资料进行纸质打印，然后按照一定的排序归档收藏，查询时需要专门人员手动检索和归还。由于在职研究生数量不断增加，档案分类、制作、检索等工作越来越繁杂。“互联网+”时代涌现的大量先进技术，对传统的档案管理产生了较大冲击，要求我们积极创新档案管理的制度和模式，从而提高档案管理工作的现代化水平。各级党校应该加强在职研究生档案的信息化建设，将计算机技术和档案管理工作进行有效融合，建立党校在职研究生档案管理的专属系统，减轻党校档案管理工作人员的工作压力，提高在职研究生档案信息的检索速度和查询效率。

（三）加强档案管理的专业化建设

随着档案管理标准化规范化信息化建设的不断深入，对档案管理工作人员的综合素质和专业能力也提出了较高的要求。各级党校应该挖掘综合能力较强的管理人才，专门负责在职研究生档案的科学规范管理。从事在职研究生档案管理的工作人员必须具备专业的管理知识和业务技能，如档案分类、信息化操作、电子档案输入等。各级党校应该定期开展档案管理专业培训，组织档案管理工作人员学习档案管理专业知识理论，交流档案管理的先进办法和典型经验。同时，各地党校可以邀请档案局相关专家指导工作，传授档案管理的业务操作技术，从而提高档案管理人员的工作能力和工作效率。

（四）提升对档案管理的重视程度

党校在职研究生来自不同区域从事不同工作就读不同专业，档案管理涉及的人员和内容较为复杂，不仅有毕业学员的历史记载，而且有在读学员的动态记录。党校在职研究生档案是学员在党校学习期间的真实情况记录，是学员从入学到毕业整个过程的反映，也是学员日后发展晋升的重要参考。加强在职研究生档案管理既是党校维护教育教学正常秩序的客观需要，也是党校加强规范办学和提高教育质量的重要手段。因此，各级党校要高度重视在职研究生档案管理工作，要真正认识到在职研究生档案管理工作的重要意义，将档案管理作为党校人才培养工作的重要组成部分，将在职研究生档案管理作为党校管理的重要环节。

参考文献：

[1]中国共产党党校（行政学院）工作条例[N].人民日报，2019-11-04（03）.

[2]在全国党校工作会议上的讲话[J].求是，2016（9）：16.

[3]杨奕，田宝柱，王艳彦，梁黎明.大数据时代下高校学籍管理工作研究[J].大学教育，2015（6）：57.

[4]方丽真.浅谈党校在职研究生学籍档案管理问题[J].福建教育学院学报，2013，14（1）：119

[5]金梅.网络教务环境中的高校学籍档案管理研究[J].高教学刊，2017（18）：146.

[6]白茹花.新形势下高校档案管理现状与思考[J].兰台内外，2018（2）：54.

[收稿日期]2020-08-30

[作者简介]杨亚兰（1975—），女，四川泸州人，中共四川省委党校研究生部综合科科长、馆员，主要研究方向：档案管理。