PDCA工作方法在物资采购内部谈判中的运用

赵辉、王红伟、刘仲位、李玉庆、骆良涛 /湖北航天化学技术研究所

PDCA方法作为一种关注过程、关注协作的全面管理方法，通过运用系统的分析方法，从而寻求系统的解决方案，并且持续改进，为内部谈判工作带来了新的思路。航天系统是个非常庞大的工程，包含很多的子系统，需要采购配套的物资包括化工原材料、科研生产保障物资、固定资产等众多物资。航天企业物资采购品种多、批量少、进度急、质量管理程序多、质量要求高，运用PDCA工作方法可以确保采购的合格物资及时运用到航天事业中。笔者以物资采购内部谈判工作为研究对象，探讨了PDCA工作方法在内部谈判工作中的应用。结果显示，基于PDCA理念的内部谈判管理方法，可以起到事半功倍的作用，有助于实现对内部谈判工作的全面管理与控制。

一、PDCA管理理念在内部谈判管理中的具体应用

以湖北航天化学技术研究所需购置1台普通数控镗铣床为例，详细描述PDCA循环在实际工作中的运用。

1.计划(Plan)

针对可能影响内部谈判结果的因素，确定需改进的目标及改进目标的过程，合理规划项目实施所需的资源配置，制定项目进度时间表，并识别项目实施过程中的种种风险，应对种种危机。

根据相关规章制度规定，需求人调研的设备价格不到招标额度应当采用竞争性谈判的方式进行采购。物资供应处根据竞争性谈判审批表的填写要求，确定本次谈判小组成员，确定投资概算，经相关领导审批同意后，着手准备竞争性谈判。

具体计划如下：

（1）编制填写内部谈判邀标书、内部谈判审批表等资料文件。内部谈判邀标书由商务部分和技术部分组成，商务部分由物资部门编制，主要包括付款方式、交货期、设备明细表（配置清单）等内容；技术部分由需求部门编制，主要包括货物的型号、规格、详细的技术参数、验收方式（应明确是否需要预验收）及其他特殊要求。

（2）选用有使用或接触过镗铣床或类似设备的人员作为本次谈判小组的成员，谈判小组成员对数控镗铣床之类的设备较为熟悉，可以在谈判时提出比较专业的技术方面的问题，为谈判工作的顺利实施奠定重要的基础。

（3）对地基、安装环境、通风、防爆要求、水、电、气等工房配套条件有特殊要求的，应在谈判时明确。在内部谈判过程中需明确购置货物的交货周期（项目进度时间表），含加工制造周期、安装调试周期、运输周期等。

（4）在内部谈判过程中应明确付款方式及对税率的要求，并应明确发票类型是否为增值税专用发票。

2.执行(Do)

根据前述计划内容实施竞争性谈判。按照前述内容识别并量化需购置货物的具体信息，如购置数量、详尽的型号规格、主要技术指标及其他特殊要求等。谈判前，听取需求部门意见，与设备管理部门沟通，了解研究所有无类似产品，类似产品的使用状况，及厂家的售后服务情况。

内部谈判工作中应详细记录该产品的特殊要求，并予以分解。

具体工作如下：

（1）物资供应处负责将邀标文件发给拟谈判厂家。发送邀标书时，应注明谈判时间，告知邀标书里的注意事项，做好技术要求对照表，并在表中明确是否满足要求，不满足要求时应注明货物实际情况。

（2）将谈判邀标文件（含技术要求）及相关资料发给谈判小组成员，让其先熟悉谈判项目内容，做到在谈判现场有的放矢。

（3）谈判时详细记录各位谈判小组成员提出的问题及邀标厂家的具体回复。

（4）谈判时记录最终价格、付款方式、发票税率、交货期等重要信息。

（5）收集评委的投票记录，并当场宣布投票结果。

（6）通知参与谈判厂家本次谈判的结果。

（7）及时起草合同，准备合同附件，并请相关领导审批、签署。

（8）在合同附件中明确验收分为预验收和终验收。预验收一般在供方所在地进行，终验收在需求方所在地进行，项目内所有货物在需求方指定的地点安装、调试完毕，并达到验收大纲规定的验收状态，供方对相关人员培训完毕，受训人员能独立操作，所有文件资料按要求整理装订完毕时，由设备管理部门组织进行终验收，在终验收时应对预验收时提出的问题进行一一验证。

（9）谈判资料、合同及合同附件、随机文件等资料应在终验收后及时归档。

3.检查(Check)

检查指寻找优化过程，并消除或者降低不利因素的过程。以后再实施采购类似机床等设备时，需针对本次谈判所列出的种种不合理因素采取对应措施。

谈判结束后，及时归集整理数控镗铣床谈判全过程的资料，并逐一检查核对过程资料，查看是否有漏签字，标书中是否有忘盖章之处。对谈判时未考虑到的问题，如机床的装卸、地基的处理等问题，在签订合同或合同附件时应注明要求，并在以后的谈判中有所涉及。

4.反馈( Action)

指对内部谈判工作实施过程的检查，并通过制度化、程序化的形式以保证改进效果的延续性。在具体实施过程中，应注意制定相应的工作规范、工作制度、工作流程，提高内部谈判的质量。所有程序文件、必要的过程文件要及时归档，包括采购申请单、方案审批表、签到表、记录表、谈判方的相关声明、谈判文件、投票记录等文件资料。

对内部谈判过程进行提炼，对存在的问题进行梳理，做到制度化、规范化、科学化。通过本次竞争性谈判，可以了解数控镗铣床的相关信息，并延伸扩展至数控车床、加工中心等设备，以后再有类似的购买需求时，有更多的厂家可供选择。

二、PDCA应用于内部谈判管理的效果

将PDCA管理理念应用于内部谈判管理工作中，在极大地提升内部谈判工作效率的同时，也能有效提高内部谈判工作的管理水平。

一是针对使用部门的需求，收集相关资料，达到了寻求更多满足需求的优质厂家的目的。收集厂家的相关资料，了解其近3年的业绩，咨询其设备的企业用户的使用状况、售后服务，根据实际情况确定是否需要改进等。

二是能满足研究所需求的数控镗铣床等通用设备有很多，其中也包含一些规模较小的厂家生产的设备，虽然其技术指标也符合要求，但是由于产品质量不稳定，售后服务得不到保障，更换零部件不及时等原因应排除在谈判名单外。同时由于研究所只是用于一般生产需要，对于精度并无特殊要求，特别高精尖的设备，并不符合实际需要。应提醒需求提出人员选择目前成熟可靠的、市场占有率大的、满足研究所实际需要，或者略微超前一些、性价比突出的产品，不能盲目追求国外进口的、非常先进的产品。

三是所收集的资料，提高了内部谈判的工作效率。在内部谈判邀标书中，列出需要注意的条件，在与供方的谈判中要重点关注，如型号、数量、升降温速率、控温范围、控温精度、防爆与否、第三方检定等指标。

四是有助于做好采购预算工作。项目预算是在内部谈判工作具体实施之前对该项目资金概算的一种预测，关系到后续整个项目实施时所使用的资金能否得到合理的规划，以方便对内部谈判工作实施过程中的资金使用情况进行合理分析、有效控制。有了项目预算总资金的控制约束，就可以在具体实施过程中达到优化、合理配置项目资源的期望，并查找、识别出项目资金使用过程中的不合理情况，以期能达到控制项目预算内资金流流向的目的，从而控制整个项目预算使用情况。

三、PDCA应用于内部谈判管理需要注意的问题

PDCA循环是一种以全面系统管理为核心的管理方法，通过实施—反馈—再实施—再反馈，是边计划、边实施、边反馈、边处理的过程。PDCA循环理论能否成功应用于内部谈判工作中，还需要注意以下几个方面因素。

一是PDCA循环理论强调管理与业务相结合。内部谈判工作并不是仅仅某一个部门，或某一个特定过程的集合，因此必须梳理出内部谈判工作中的侧重点，用整体思维的方法来优先处理可能影响结果的重要因素。在项目实施过程中要将影响结果的具体事项一一分解，各司其职，需求部门负责提出详尽的购置需求；物资部门负责根据内部谈判结论，签订合同，并按合同条款支付相应款项；预算管理部门负责内部谈判项目的预算管理；设备管理部门负责项目的验收工作；档案部门负责核对项目资料并及时归档。

二是持续的改进。PDCA方法是不断循环的，是通过持续改进、降低成本等方式，从而最终使整个项目达到最优化。PDCA循环理论的核心是将内部谈判工作的实施过程作为一个个不同的流程，同时在内部谈判工作实施过程中识别出各个流程中对结果有不利影响的因素，识别出其中最为重要的因素，并加以持续改进，以便达到更高的满意度。及时总结好的经验和做法，并在以后的工作中予以体现，不足的地方要逐一改进。

三是在购置物资、仪器设备时，对项目实施过程中的监控力度往往不足，监督监控机制可能也不太完善，从而导致内部谈判工作主要以与供方的价格拉锯战为主，忽略了对供方资质的审核，以及对项目实施过程中的监控。同时，部分需求提出部门对需购置货物最终的技术要求并不十分明确，导致提出的购置需求不明确，给内部谈判工作后续实施带来困难。有时需求部门未能及时提出采购申请，留给物资采购部门做出整个内部谈判项目策划，以及谈判方做技术方案的时间都很短，为后续能否及时交付带来了风险。

四、结论

内部谈判工作的核心是选择性价比高的产品，选择适应目前实际工作的产品，因而应在考虑价格因素的基础上，充分考虑产品的使用操作便利性，产品的质量性能、安装服务、售后维保、货物的交付进度等其他重要因素。

因此，可以采取以下几种方式提升内部谈判管理工作水平：首先，应尽早做好内部谈判工作计划，同类物资集中采购，扩大采购规模，以较低的采购成本，得到更优质的物资，达到利益的最大化；其次，在控制内部谈判支出方面，需要综合考虑内部谈判工作中需购置的货物自身的价格因素，及供方的合理利润，以便加强对供方的管理，在能够保证与供方长期协调合作的同时，自身能健康良性发展，以达到双赢的效果。最后，项目实施时强调对供应货物关键重要节点的监控，强化各种制约机制，即做到事前——经相应层级领导签字审批确认后，做出项目实施计划；事中——由纪检审计部门等相关处室，职工代表等相应人员对项目实施全过程进行监控，以保证项目实施过程中我方相应人员与供方交易的全程是透明的、公开的、廉洁的；事后——由物资采购部门对项目实施过程中出现的种种问题进行分析，以积累经验，总结教训，逐步提高工作水平。