大数据时代档案管理工作如何与时俱进

摘 要：信息技术的快速发展，促使大数据时代来临，档案管理工作作为企事业单位工作的重点内容，大数据技术为其管理模式与方法的优化、革新带来契机。在大数据时代下，要推进档案管理工作与时代发展对接，重视档案信息数据的管理、分析、运用，实现档案管理信息数据的有效性存储、保护，从而进一步助推企事业单位的健康发展。对此，文章立足于大数据与档案管理工作的内涵、特征，分析大数据时代档案管理工作面临的挑战，同时提出了大数据时代档案管理工作的革新路径。

关键词：大数据 与时俱进 档案管理工作

中图分类号：F061.3;G270

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2021）01-212-02

在大数据时代，社会各行各业的发展都面临庞大信息数据管理方面的挑战，档案管理工作也不例外。在企事业单位当中，档案管理是一项重要的工作，主要是保存、提供和记录企事业单位的档案信息，并对企事业单位原始档案信息内容进行检索、整合、收集等。在大数据时代，企事业单位档案管理工作面临庞大的信息数据挑战，因此要做到与时俱进，推进大数据技术在工作中的运用，实现档案管理结构体制的优化，转变档案管理工作模式与机制，使档案管理工作与时俱进，在切实提升档案管理工作质量的同时，实现单位的全面、可持续发展。

一、大数据及基于大数据的档案管理工作模式分析

（一）大数据的内涵

大数据是在信息科学技术支撑下发展的新技术形式，大数据中为人们提供丰富的信息资源，其信息资源的庞大是人们无法想象的巨大，满足人们信息获取的多元化需要。大数据又称之为巨量、海量的信息数据，通过技术的支撑，能够实现信息技术的实效性处理、分析、管理、截取，具有处理信息数据快速性、信息数据类型繁多性、信息数据存储巨大等特点，能够以技术的作用效能，促进人们对信息数据的有效性运用。

（二）基于大数据的档案管理工作模式分析

在大数据时代，档案管理工作呈现不同的工作优势与特点，在数据技术的合理运用下，能够更加科学地管理、处理、整理信息数据，为企事业单位经营管理、运营提供信息数据支撑，推进企事业单位工作的有效开展。在大数据支撑下，企事业单位档案管理呈现出其特有的性质。首先，大数据支撑的档案管理模式，其信息数据每时每刻都在扩充，丰富了企事业单位档案管理库，为企事业单位档案管理信息数据的运用提供信息数据的支撑。在此背景下，企事业单位在档案管理工作中借助大数据中的信息数据，可以进一步拓宽单位的档案信息数据，并在多档案信息数据提取、分析、整合的基础上，提升档案管理工作质量，为各部门档案信息的运用提供丰富的档案信息数据支撑。其次，在大数据支撑下，档案管理工作具有多元化特征，其档案信息包含文字类的档案信息数据、视频类的档案信息数据、音频类的档案信息数据及三维数模的档案信息数据等等，利用大数据技术，可以对这些信息数据进行合理的整合、管理。第三，在大数据的支撑下，档案管理工作的信息资源密度低，虽然大数据平台为档案管理提供了广泛的信息数据，但这些信息数据的可运用性是相对较低的，需要借助档案管理工作人员的自身业务能力，在运用大数据技术的基础上实现信息数据的分类、整合及处理，并从中提取出有价值的信息数据。

二、大数据时代档案管理工作面临的挑战

（一）对传统档案管理工作理念的挑战

企事业单位以往的档案管理工作模式，是以纸质档案的管理为导向，通过对单位档案信息的记录、整合，实现这些档案信息的归档、管理等工作事项。在档案管理过程中，由于档案是以纸質模式为存储形式，需要对其做好相关的标记，以便在运用档案时能够快速查找档案管理信息。在大数据时代，这种档案管理模式已经不能够适应信息数据多元化发展，若依旧沿用改模式，会出现管理模式与理念过于陈旧、落后的情况，不利于相关单位的进一步发展。此外，在大数据时代，档案管理向信息化方向发展已经成为必然趋势，对此，档案管理人员就要学会运用大数据技术、云计算技术等开展相关工作，推进单位档案管理的现代化进程。这就要求档案管理人员必须转变传统的档案管理理念，树立现代化的档案管理思维，进一步加强档案管理信息化的相关学习与培训，切实推进企事业单位档案管理工作的与时俱进。

（二）对档案管理人员综合素养形成的挑战

在大数据时代，档案管理工作模式、方法、体制的变革都对档案管理人员的工作胜任能力形成了一定的挑战。大数据支撑下的档案管理工作模式的开展，需要档案管理人员具有信息化素养、符合时代发展特征的档案业务能力及档案专业技能、良好的档案职业素养等。从当前档案管理人员工作现状来看，多数工作人员由于已经适应传统的档案管理工作模式，对信息化的档案管理工作模式的适应能力不强，导致大数据技术融入到档案管理工作的成效存在严重不足。例如，多数档案管理人员能够意识到档案管理信息数据的重要性，也知晓档案管理数据化的关键性，但在具体工作实施中，还是存在自身能力与工作实际情况脱节的情况。

三、大数据时代档案管理工作的革新路径

（一）转变档案管理思维和理念

在大数据时代，档案管理工作要想真正做到与时俱进，相关工作人员就要尽快实现自身工作思维和理念从传统的纸质化作业向信息化作业转变。以大数据为支撑的档案管理工作的开展，需要工作人员进一步意识到大数据融入到档案管理工作的重要性，提升对档案管理的重视度，并根据档案管理工作开展模式，将大数据技术、信息化技术运用到其中，提升档案管理工作的实际成效。同时，工作人员还要树立新的档案管理服务理念，如智能化的服务理念、个性化的服务理念、人性化的服务理念等，要根据这些服务理念构建出档案管理服务工作体系，推进智能化、个性化、人性化档案管理服务理念在企事业单位档案管理工作中的有力贯彻和落实，进而推进企事业单位向现代化经营管理方向发展的相关进程。此外，根据大数据在档案管理工作中的运用，还要构建出档案管理的大数据库，要充分发挥数据库的根本效能，推进档案管理工作的信息化发展。

（二）拓宽档案管理的路径

在大数据时代下，就企事业单位档案管理工作的开展而言，应进一步拓宽档案管理的路径，以档案管理数据库为导向，实现档案管理工作在多个平台的开展与实施，以此确保企事业单位各部门都能够有效运用、管理、存储档案信息资源，彰显档案管理在企事业单位发展中的价值。首先，在档案管理工作的开展过程中，企事业单位应重视微服务平台的运用，如微信、微博等，要借助此类平台推进档案信息数据的分享与共享，同时借助这些平台获取档案管理的相关信息和资源，拓宽档案管理数据库的有效信息量。其次，要重视对于远程技术的运用，以远程档案管理服务手段实现非面对面的人工服务，切实推进人机交互的档案管理工作模式的开展。远程档案管理工作模式能够打破时间、空间的局限性，能够更好地为需求人员提供良好的信息服务，如通过电子邮箱实现档案信息的采集工作等。第三，要进一步重视对于云平台的运用，以云服务为导向开展相关工作。云服务是以云计算为导向，实现信息数据分析、计算的一项精准化服务，能够有力降低档案管理的相关成本，提升管理工作的实际成效。

（三）革新档案资源采集方法

在大数据时代，档案管理工作要想真正做到与时俱进，就需要进一步革新档案资源的采集方法，要以多路径为导向，切实拓宽档案信息的采集渠道，丰富相关的档案信息资源。一方面，要重视通过网络渠道采集档案信息资源。在大数据时代，网络平台每日会生成大量的信息数据，而这些信息数据的价值密度相对低下，需要专业的档案管理人员进行信息数据的提取与分析，并提取出针对性的档案信息数据，丰富到档案管理的信息资源当中。另一方面，可以尝试采取用户实时推送归档的方法，进一步拓宽档案资源的采集渠道。依托于大数据平台，相关部门可以充分实现自身平台与其他各部门平台的融合性，进而形成巨大的信息资源库。基于此，档案管理人员就要对该数据库实时推送的相关信息进行关注、获取、分析，并提取出具有价值性的档案信息资源，充分满足企事业单位档案管理工作的实际需要，切实提升档案管理工作的水平。

（四）提升档案管理人员综合素养

在大数据时代，档案管理工作要想做到与时俱进，还要切实重视档案管理工作人员的实际工作质量的提升，要以专业化的档案管理人才助力于本单位的长远发展。基于此，就要进一步提升相关单位的人力资源工作的成效，要重视对于档案管理专业人才的培养，切实促进档案管理人员业务能力的提高。一方面，根据基于大数据的档案管理工作的新模式、新方法，相关单位要及时组织开展相关的档案管理培训工作，并出台多种激励性、考核性培训制度，使档案管理人员能够通过培训真正学到东西，切实提升自身档案管理相关的业务能力，如信息资源分类整理能力、相关信息化平台的操作能力等。同时，要进一步提升档案管理人员的相关职业素养，如创新能力、交际能力等，使档案管理人员能够真正胜任本职工作，要通过一系列考核措施，真正做到能者上、庸者下。另一方面，档案管理工作人员在工作中要做到与时俱进，要根据时代的发展及单位的需求主动转变自身工作模式，主动抓住提升自身综合能力的相关机会，更好地服务于企事业单位的档案管理相关工作。

四、结语

在大数据时代，档案管理相关工作的与时俱进是十分必要的，这不仅是企事业单位助力于自身可持续发展的需要，也是先进技术、科学思维切实融入到单位日常管理工作的需要，更是单位实现健康化、和谐化发展的需要。因此，企事业单位一定要提高对于档案管理工作的重视程度，要将大数据技术、信息化思维运用其中，在实践中查漏补缺，真正实现档案管理工作模式的变革，切实促进本单位的长远发展。

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（作者单位：内蒙古广播电视大学 内蒙古呼和浩特 010000）

[作者简介：徐龙（1976—），男，汉族，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。]

（责编：若佳）