电子档案管理与档案管理信息化建设

孙昌江

摘 要：随着科学技术的发展和信息化时代的到来，我国各行各业渐渐也开始转型，运用信息技术创新的管理模式，加速信息化建设。电子档案管理也不例外，面对新时代档案管理工作提出的些许问题和要求，本着推陈出新的原则，把电子档案管理方式和信息化相互结合，开展档案信息化建设的同时革新档案管理的方式。在电子档案管理实践过程中，应不断总结经验，清楚先进的信息技术对电子档案管理工作的良好影响，从档案整理、档案保存以及档案查询等各个环节入手，有效提高管理工作的质量和成效，从而处理传统档案管理模式中存在的弊端，这就是电子档案管理信息化建设的主要任务。

关键词：电子档案管理;档案管理;信息化建设;

引文：

在目前阶段，在社会信息化建设工作大力开展的背景下，单位应当依据自身的发展需求，适时加强信息技术的应用，构建出现代化的档案管理体系，以助于电子档案管理成效的提升，全面利用电子档案管理的优势，以此优化单位的管理水平，为单位的进步提供有效的助力。由此可见，对电子档案管理信息化的实现策略等相关内容展开分析和阐述很有必要。

一、创新电子档案管理、实现档案管理信息化的重要价值分析

在目前阶段，对于融合使用了多项现代化技术与创新理念的信息化档案管理系统而言，其相对纸质档案管理模式作比较来看，优势特征更为明显。基于信息化管理模式下，档案资料的管理成效得到了显著的提升，将档案内容录入到计算机系统，储存于数据库之中，仅需要落实简单的页面管理操作，即可完成档案资料的查询与调整等相应的操作。另外，在档案管理系统联通网络以后，用户就能够随时随地访问档案管理系统，查询档案资料，实现档案资料的实时共享。在这种情况下，一些不需要档案原件的操作，只需要利用网络即可达成。如此便可显著提升档案资料的有效运用率，节省大批量的人力资源、物力资源。并且，档案管理信息化目标的实现，能够延长档案资料的保管寿命，不会因为纸质档案的长时间、多频次查阅而对资料内容的完整程度造成影响，进而可以优化档案管理水平。

二、电子档案管理与档案管理信息化建设中存在的问题分析

1、无法正确认识档案信息化的价值

在目前阶段，随着信息技术的飞速发展，公共视野中出现了文件处理、合同管理、人力资源和财务管理共享等多种管理系统。对此，需要积极改变传统的档案管理手段，与时俱进，让档案管理工作人员重视其工作任务。目前，一些档案管理工作人员不太重视档案管理工作，他们认为运用传统的工作方法档案管理工作就能够适应现阶段的工作要求，没有必要建立现代档案管理体系和制度。这些工作人员观念上就看轻了档案管理工作，妨碍了单位信息化建设的进步空间，同时也影响了档案管理的效果和效率。

2、档案信息较为分散

档案管理工作没有做出精细化分配，致使档案管理工作职能划分不明确，常常遇到一人身兼多项档案管理任务的现象，这样则很难切实做好档案管理工作。与此同时，倘若档案管理工作没有细化到个人，就会因为档案管理任务划分不明而出现人员闲置的情况，从而造成人力资源无用耗费等情况，不益于档案管理工作实施价值的体现。另一方面，档案管理缺少严谨可行的考核机制。从我国各地档案管理工作现状分析，得知档案管理工作的形式化情况十分明显，究其原因，主要是因为档案管理工作考核机制缺少严谨可行性所造成的，一旦如此，就会致使档案管理者不能明晰自身的职责所在，所以经常会出现消极怠工的情况，从而无法保证档案管理效率、管理质量。

三、创新电子档案管理、实现档案管理信息化的有效路径探究

1、重视健全档案信息化的管理制度

随着科学技术的发展和进步，档案管理模式也需要适应现阶段信息技术的发展方向和要求，不断进行改革和创新。应该给档案管理工作制定一个更权威的执行标准，对工作人员严格要求，严格执行各项规章制度。同时，还要创建合理的档案采集和分类方法，对不同档案建立不同的监督制度。单位还需要完善档案搜索的网络系统，提升服务效率和质量。通过建立科学的管理制度，确保档案管理工作的顺利实施。如果想要创新电子档案管理，达成档案信息化管理目标，就应依据单位的实际需求，制定出完整可行的档案管理制度，唯有如此，才可以将档案管理信息化的优势全部体现出来，确保档案资料管理的质量得到显著提升。之前的电子档案管理制度欠缺完整统一的执行标准，所以在档案管理信息化体系建设的进程中，务必要健全档案管理制度，通过档案管理制度的有效落实，规范档案管理行为，以此强化档案管理成效的同时，保护档案资料的齐全性、安全性。

2、重视加强对电子档案管理人员的技能培训

每个单位档案工作的实际执行者就是档案管理人员，档案管理工作的效果和效率是他们的档案业务素质决定的，在信息技术飞速发展的新时期，各个单位都需要对档案管理工作人员进行专业的信息技术技能培训，协助他们掌握各种计算机功能的操作，提升档案管理工作人员的业务能力和水平，进而提高单位档案建设和管理工作的效果和质量。档案管理人员是接触档案资料的第一人，能够直接对档案信息做出各项操作处理。然而在实际落实档案管理工作时，经常会因为档案管理人員缺少责任意识，没有认识到其个人本职工作的关键性，所以无法保证档案管理效率达到预期标准，更加不能实现档案管理的信息化。为了改善这样的现状，相关单位应当定期对档案管理人员实施专业培训，以此充实相关人员的知识储备量的同时，提升其自身的专业技能水平，进而为档案管理效果的提高提供保障。

3、让电子档案管理的责任制得到落实

在开展电子档案管理管理工作的过程中，站在档案管理人员角度来看，只有实施责任制，将档案管理职责细化给每一个电子档案管理人员，这样才能够在应对突发事件时，在极短时间内将责任人找出，追究相应的责任。如此一来，便可显著约束电子档案管理人员的工作行为，提高电子档案管理人员的责任意识，降低档案管理工作的失误率。与此同时，还应对档案管理人员的工作流程实行严加监管，制定相应的管理程序，以矫正档案管理流程，切实提升档案管理成效，确保档案资料的精准性、真实性，从而为单位各项活动的有效开展提供助力。

结语：

在信息飞速发展的新时期，各单位档案管理部门应该正确意识到档案信息化的重要性，清楚现阶段各单位档案信息化建设和管理中存在的现实问题，并结合现阶段发展标准，转变档案管理的理念，持续提高单位档案建设和管理的信息化技术水平，以此才能促进档案管理工作越来越正规化。

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