高职院校如何有效开发利用档案资源

李欣

摘   要： 本文通过论述湖南M职业学院档案资源开发利用的现状与取得的成效，分析了高职院校档案资源开发利用中存在的不足，提出了从构建丰富的档案资源结构、创新档案利用服务模式、建立档案编研工作考核激励机制等方面加强、完善高职院校档案资源开发利用的路径、策略。

关键词： 高职院校   档案资源   开发   路径

随着社会经济和信息技术的迅速发展，我们进入了信息资源大量增长和信息技术全面运用的新时代。高职院校档案从客观角度记载着学校真实、全面的历史发展轨迹，在教学评估、重大项目申报、各类专项督查审计等方面发挥着重要的凭证作用，能为学校领导制订长远的总体发展规划提供建设性的参考意见，是社会文化资源不可或缺的重要组成部分。2014年9月，中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，提出要深化档案信息的开发利用，充分挖掘档案资源的现实和历史价值，把“档案库”变成“思想库”[1]。在2019年全国档案局长馆长会议上的工作报告中，李明华强调要抓好档案信息资源开发利用，发挥档案资政育人作用[2]（85）。因此，高职院校档案资源的开发利用必须顺应时代的发展，紧跟信息技术发展新形势，进行适当的创新和有效的管理，为学校教师、学生和社会公众提供更优质的档案信息服务。

1.高职院校档案资源开发利用的现状与取得的成效

湖南M职业学院创建于1975年，是湖南省教育厅直属、湖南省唯一独立设置的完全藝术设计类高等职业院校。湖南M职业学院综合档案室始建于1989年，隶属于党政办公室，由党委副书记直接分管，另外根据档案的专业性特点设立了学生档案、人事档案、教学档案3个档案分室。湖南M职业学院深入贯彻国家和省市相关档案工作文件精神，积极采取多种有效措施，加大在档案经费、人员、软硬件设施等方面的投入，档案资源开发与利用工作取得了些许成效。

1.1领导较重视档案资源开发利用工作

湖南M职业学院根据省市有关档案工作文件要求，不断健全档案工作组织机构，适时因学校人事异动及分工变化调整档案鉴定、编研工作领导小组成员，明确成员的工作职责，积极推动档案资源开发利用工作落到实处。学校为督促落实档案编研工作，把档案编研工作履行情况纳入档案人员、分管领导的年终绩效考核中，权重占比高达10%，较大地提高了工作人员的档案编研积极性。另外，学校专门设置了档案编研专项经费，用于每年教育年鉴、大事记、人物志等编研、印刷、宣传工作。

1.2具备较好的档案资源开发利用条件

一是有良好的硬件设施基础。湖南M职业学院档案室库房面积约120平方米，库房容量较充足，档案库房、办公室、阅览室三室分开，创造了科学规范的档案保管和利用环境。同时，档案库房里配置了密集档案柜、空调、除湿机、防磁柜、防盗门窗等设施，办公室配备了电脑、打印机、快速扫描仪等办公设备，为学校档案资源的开发利用创造了有利的硬件条件。

二是有较齐全的室藏资源。湖南M职业学院严格执行档案收集、整理等工作制度，对各部门需归档资料及时收集、整理，确保档案资料的完整性，较好地完成了各年度归档任务，丰富了室藏档案的种类与藏量。截至2019年12月，湖南M职业学院档案室藏有文书、财会、基建、教学、学生、声像、实物等各类档案约13000卷，为档案资源开发利用奠定了较坚实的基础。档案人员编制了案卷目录、归档文件目录、文件汇编等检索工具，为档案资源的专题整理及查询利用提供了条件。

三是有较稳定的档案人员队伍。湖南M职业学院建立了档案工作管理网络图，成立了一支学历高、职称结构合理、相对稳定的专兼职档案人员队伍，为档案资源的开发利用提供了人才保障。档案人员队伍有22人，其中专职人员4人，占比18.1%。学历方面，硕士及以上学历人员有18人，占比高达81.8%，本科学历人员22人，占比达100%;专业方面，档案学专业有2人，占比9.1%;服装、艺术设计等艺术类专业人数12人，占比54.5%，权重比较大，为学校艺术设计学科教学档案的收集、整理、开发等奠定了专业基础;职称结构比较合理，副高及以上职称人员3人，占比13.6%，中级职称人员12人，占比高达49.2%。另外，湖南M职业学院鼓励并提供每年参加省市档案局举办的档案业务培训的机会，逐渐提高专职、兼职档案人员的业务素质，为档案资源开发奠定了业务知识基础。

1.3档案资源编研成果比较丰富

湖南M职业学院多形式、多题材、多载体地开展档案编研工作，充分开发与利用档案资源。档案室工作人员编制了历年组织机构沿革、大事记、年鉴、中层领导干部任职文件汇编、教师发表论文集、湘绣非遗传承人刘爱云视频汇编等档案编研材料，结合学校发展特点及专业特色，立足于历史记载及文化传承，充分挖掘学校档案特色资源，扩大档案利用的深度和范围。另外，湖南M职业学院35周年校庆之际，档案室协助相关部门人员圆满编撰了《校友录》《大事记》《校史》等，同时为校庆的其他活动提供了大量的声像、文字等多种形式的凭证支持，并收集、整理了三十五周年校庆专题档案。

1.4档案资源利用率逐步提高

湖南M职业学院档案室一直秉持服务师生的理念，热情地为学校师生和社会人士提供档案资源利用服务。根据《湖南M职业学院档案借阅利用情况登记》统计，档案室每年通过原件借出、复印、现场查阅、网络查询等方式提供档案利用1000多人次，利用范围涵盖文书、科研、基建、财会、学籍等各类档案，为学校教学、科研、党政管理等各项工作的有序开展提供了有力支持。同时，档案人员积极配合和参与学校各项重要活动、项目佐证材料的查找、汇总工作。如为学校国家骨干高职院校项目的验收工作提供并汇总了院校举办方承诺、地方政府支持承诺及举措等方面的档案，扫描并装订成册。为学校申报国家非物质文化基地、平安高校立项申报工作、文明高校创建工作等提供了大量的佐证材料，充分发挥了档案的利用价值，丰富了室藏档案。

2.高职院校档案资源开发利用存在的不足

2.1档案资源开发利用的重要程度认识不够

档案资源开发利用是档案工作的最终目的，从事档案资源开发利用的人员要加深对档案资源开发利用重要性的认识[3]（68）。高职院校虽然将档案编研、开发纳入了档案人员岗位年终绩效考核中，但是档案人员只勉强完成了下达的工作任务，缺乏积极主动挖掘、开发库藏档案资源的意识，对新形势下的档案资源开发利用缺乏深刻、清晰的认识。档案人员依然把管好档案当作重点，对于如何更好地开发档案资源思考得较少，导致档案资源无法充分发挥应有的重要作用。

2.2室藏档案中可开发利用的资源较贫乏

高职院校各门类档案收集不够齐全，结构比较单一，主要集中在文书档案，科研、声像档案偏少，纸质档案较多，电子档案较少，近十年的档案较多，建校初期的历史档案较少。相对不完整的室藏档案结构致使满足师生和社会利用需求的档案资源较少，可开发利用的范围较窄，无法全面反映高职院校的发展历程，对档案利用者缺乏强有力的吸引。

2.3档案人员编研专业素养不够高

在高职院校档案资源开发利用中，档案人员的文化素养、档案编研业务能力等直接影响档案资源开发利用的质量和效率。由于高职院校档案人员缺乏相关的档案编研业务知识，专业素养不够高，致使档案资源开发利用水平比较低。同时，高职院校档案编研成果种类不多，宣传与推广力度不够，制约档案资源开发利用的有效推进。

2.4档案资源开发利用的手段相对落后

随着社会信息化的快速发展，高职院校为档案室（馆）配备了计算机、打印机等信息设备，逐步由传统管理纸质档案转换为利用信息化技术手段管理电子档案。但由于高职院校档案信息化工作起步比较晚，信息化管理水平比较低，档案资源开发利用手段相对落后，尤其建校初期的档案缺少电子目录和电子全文，仍然以进库房手动查询纸质档案为主要管理方式。同时，高职院校由于档案编研力度不够，编研成果较少，档案利用的手续烦琐且效率较低，较大地降低了档案资源的利用深度和广度。

3.加强高职院校档案资源开发利用的路径

3.1强化档案资源开发利用意识

高职院校院领导应全面、深刻地认识档案资源开发利用的重要性，从长远发展的眼光做好档案资源利用开发工作的顶层规划设计。高职院校档案人员要化消极接收档案为积极收集档案，化被动查询档案为主动挖掘档案，主动调研、了解学校师生和社会大众的档案利用需求，通过开展档案专题讲座、档案信息服务咨询等多种方式，充分发掘学校室藏档案的重要价值，让档案走出库房、走向师生、走进社会，提供更高效、优质的档案利用服务。

3.2注重档案资源开发人才队伍建设

高职院校档案人才是做好档案资源开发利用的重要保障，要多途径培养档案资源开发利用所需要的人才。高职院校要严格把控对档案人员的聘任关，重视档案人员后期的培训培养工作。一是高职院校要定期开展档案编研及档案信息化业务培训，培养档案人员的信息挖掘、资料分析及编研能力，确保档案人员的业务能力紧跟新时期档案编研与开发的要求和趋势;二是高职院校要积极创造档案人员外出学习交流的机会，多向其他高校吸取宝贵经验，学习档案资源开发工作精髓，增强档案人员自身的编研业务能力。三是高职院校要重视档案人员的职业发展规划，提供与教师、科研人员同等的公正、公平的专业技术职务晋升平台，提高档案人员的工作积极性及增强业务学习进取心。

3.3构建丰富的档案资源体系

丰富、完善的档案资源是开发利用档案的基础，高职院校要做好学校档案资源的整合和共享工作。例如高职院校要做好重要会议、重大活动、校企合作培训项目、优秀毕业作品、精准扶贫等特色档案的收集、整理与开发，打造特色档案数据库，不断丰富学校档案资源，优化存档结构。高职院校要逐步改变以查阅纸质案卷为主的档案利用模式，强化使用信息化技术手段利用档案，通过网络实现档案资源的在线传输与利用，让档案资源真正“活”起来。高职院校积极开展室藏纸质档案数字化工作，加快纸质档案的数字化扫描和全文数据库建设，有计划、有步骤地开展档案信息化建设，不断为挖掘档案价值和提高档案利用效率夯实基础。

3.4创新档案利用服务模式

高职院校可以通过建设档案专题网站、微信公众号等网络宣传平台，采用图文、声像结合的方式，对历年围绕学校中心开展的重大活动进行专题陈列和展示，如依托学校湘绣、陶瓷、根艺大师工作室，以VR视频或图片的形式呈现非遗传承技艺、优秀设计作品。也可以梳理学校发展历史脉络，建立校史展馆，以史为据，通过对学校发展历史的呈现、展览与宣传，吸引在校师生及历届校友，建立起对外交流合作的对话窗口、宣传平台。还可以紧密契合文旅融合发展形势，依托本校特色专业，充分挖掘特色档案资源，建立湘绣、陶瓷、根艺、民族服装等专题博物馆，建设学校专业教学的实训实践基地，打造成辐射周边大众的非遗文化传播基地。

3.5建立档案编研工作考核激励机制

高职院校应制订合理的、可量化的档案编研工作考核制度，对档案编研工作涉及的相关人员实施奖惩，形成奖励优秀、淘汰不合格者的常态激励机制。给予为高职院校档案编研工作作出贡献的人员必要的奖励，如参评优秀教育工作者优先考虑、适当增加年度绩效奖励、职称评审加分优势;对于未能按时按质履行档案编研职责的人员，要追究其责任，给予适当减发年度绩效奖励或禁止参与年度评选优秀的惩罚。

4.结语

高职院校要紧跟新时代信息资源发展的要求和步伐，在严守档案安全保密原则的基础上，进一步探索做好档案资源开发利用工作的新方法、新路径、新策略，真正让躺在档案库房里的档案资源“动”起来，让学校的发展历史记录“活”起来，让珍贵的校园文化延续和传承起来。

参考文献：

[1]中共湖南省委办公厅，湖南省人民政府办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见[EB/OL].http：//www.anhua.gov.cn/ahrsj/1408/1436/content_29106.html.

[2]王愛林.档案信息资源开发利用中存在的问题与对策[J].黑龙江档案，2017（06）.

[3]王泳霁.做好档案信息资源开发利用工作之浅见[J].黑龙江档案，2017（06）.

基金项目：本文为2020年度湖南省档案科技项目计划“湖南省传统花鼓戏教学档案数字化建设”（项目编号2020-XD-10）研究成果;2020年度国家档案局科技项目计划“湖南传统花鼓戏教学档案数字资源体系开发利用研究”（项目编号2020-X-072）研究成果。