企业视域下湖南省高职文秘专业发展探析

龙新辉

（长沙民政职业技术学院，湖南 长沙，410004）

湖南省高职院校开办文秘专业历史候鸟，办学规模较大，但从2010年开始，湖南省文秘专业办学规模呈日趋萎缩之势，开设文秘专业的学校越来越少，在校生规模呈断崖式下滑，2014年，湖南省教育厅组织文秘专业技能抽查时，开设此专业的高职院校只有11 所，在校生人数不到800人。为了追根溯源，分析原因，了解专业发展前景，笔者在湖南省开展了广泛的企业调研。

一、企业调研分析

（一）文秘专业学生就业企业情况

本次调研的有文秘专业学生就业的企业分布遍及湖南省东部、西部、南部、北部和中部，共86家企业，其中以长沙市为核心的长沙地区占52家，调研之初，企业规模、企业类型不受限制。调研结果显示，文秘专业毕业生从业的企业，民营企业占比最高，达到68.5%，企业规模在300 人以下的达到53.6%；调研企业所属行业则分布极为广泛，达到数十个，具体情况见图1。

图1 调研企业行业分布

（二）企业需求及满意度情况

由于文秘专业岗位具有普适性，调研企业对该专业人才都有不同程度的需求。通过对调研企业的文秘岗位进行分析发现，第一，文秘专业学生就业的行业分布极为广泛；第二，单个企业需要的文秘专业毕业生数量相对较小，每家企业未来三年的需求量都保持在0-8 人，具体情况见图2；第三，企业对文秘人员工作的满意度较高，达到了93.52%。具体情况见图3。

图2 企业对文秘人才的需求情况

图3 企业对文秘专业毕业生的满意度

（三）企业不同岗位需求情况

文秘毕业生在企业的岗位主要是前台接待岗（8.91%）、行政文员岗（38.82%）、综合秘书岗（37.32%）、行政助理岗（8.85%）,其他岗（6.1%）。

（四）毕业生在企业主要工作情况

行政助理岗典型工作任务：参与企业经营决策（8.32%）、协调与各方面的关系（34.30%）、陪同上司出席各种商务活动（41.28%）、负责秘书部门管理工作（16.10%）等。

综合秘书岗典型工作任务办公室的管理（23.41%）、文件起草（24.63%）、信息收集（16.32%）、日程管理（19.88%）、上司出差准备（15.76%）等。

行政文员岗、前台接待岗典型工作任务：接打电话（26.52%）、接待客人（31.26%）、收发邮件（13.63%）、办公用品管理（22.67%）、安全检查（3.14%）、卫生检查（2.78%）等。

（五）企业对毕业生的素养要求

企业认为文秘人员应具备的素质,按重要程度分布为：排第一位的是政治素质和职业道德，第二位的是团队合作意识，第三位的是心理素质。以下依序是专业知识体系、信息素养、文化艺术素养、法律素养等。具体情况见图4。

图4 企业素养要求排序表

（六）企业对毕业生的知识要求

企业要求文秘学生具有的通用知识素养按重要程度依次为：传统文化知识（28.34%）、自然科学知识（21.56%）、创新创业知识（16.25%）、财务（15.87%）、其他（17.98%）。

企业要求文秘学生具有的专业知识素养按重要程度依次为：人际沟通（14.11%）、文书撰拟与处理（18.22%）、办公自动化（17.66%）、办公事务处理（13.51%）、会议事务处理（10.01%）、档案与信息处理（10.67%）、秘书礼仪（10.84%）、现代汉语（4.98%）。

（七）企业对毕业生的能力要求

企业认为文秘人员应具备的能力,按重要程度分布为：排第一位的是沟通能力，第二位的是写作能力，第三位的是办公自动化应用能力，第四位的是信息搜集与应用能力，第五位的是办公事务处理能力，第六位的是活动组织能力，第七位的是秘书礼仪应用能力。

（八）企业对提升学生实践能力的建议

调查中发现，入职后的文秘专业学生实践能力参差不齐，有的学生很快就适应工作，有的学生进入工作状态慢；有的学生某一方面实践能力强，有些能力相对欠缺。针对上述情况，企业建议学校在人才培养过程中加强实训教学，按占比重要程度依次为：沟通实训、礼仪实训、办公设备综合实训、档案收集、建档归档实训、文书实训、计算机应用技能实训、信息搜集整合实训等，占比都在58%以上。具体情况见图5。

图5 文秘实训项目

随着社会经济发展、产业转型升级的需要,企业对文秘专业毕业生提出了新的要求，其中比较突出的是信息技术要求更高、专业化要求更高、知识结构要求更全面、创新意识要求更高等。具体情况见图6.

图6 对文秘专业毕业生的新要求

二、企业文秘需求大数据抓取分析

以中华英才网长沙地区的数据库为依据，选取“文秘”这个关键词搜索出来的招聘信息为研究样本。

在进行数据统计时，从应聘者角度选取了招聘岗位、公文写作能力、沟通能力、学历、专业要求、工资待遇、工作经验、性别、年龄、院校级别这几个方面作为调查指标；从招聘企业角度选取了企业规模（员工人数）、企业性质、主营业务范围作为调查指标。

在中华英才网的长沙数据库以“文秘”为搜索词搜索后筛选出50 家单位的招聘信息，主要的招聘岗位按照占比排序依次为：前台接待、文员、总经理助理、人事专员、文秘、行政助理等。各岗位的招聘信息出现频次如图7。

图7 文秘搜索关键词搜出的招聘岗位情况

通过以上数据我们发现，前台接待和文员出现的频次最多，说明高职文秘主要的就业方向之一是中大小型公司低端文秘岗位、文员和各类助理，说明在中小型企业，秘书的主要岗位还是处理办公室的各类秘书事务，辅助管理的职能没有充分得以发挥[1]。

针对上文所选择的数据库，就这50 个单位检索“文秘”一词，搜索出来的结果显示，其中有14家单位对应聘者的写作能力提出了明确的要求；有15 家通过对岗位的工作内容描述体现了对写作能力的要求；有21 家单位提出其他应用文写作能力要求。

秘书、总经理助理、行政专员、文员等岗位都需要与其他员工或者企业外的人进行沟通，所以沟通能力对于企业员工是必须的。在50 家样本单位中，绝大多数都对应聘者的沟通能力提出了具体要求，也有一些单位没明确写出来，但是根据他们的岗位职责描述，可以判断都是需要员工具备较好的沟通能力的。

从大数据调研得到的结论是，长沙地区文秘专业毕业生主要就职于20-300 人左右的中小企业，在300 人以上是大型企业和低于20 人的微型企业就业人数相对较少；文秘毕业生主要就职岗位是接待、文员和助理，文秘专业人才培养目标对应的职业岗位比较清晰和准确；文秘专业毕业生分布在各行各业，单个企业文秘岗位的需求人数少，和企业、行业开展一定规模的订单式培养的可能性较小[2]。

三、企业人才需求调研结论

分析本次调研的湖南省东部、西部、南部、北部、中部86 家企业的相关情况，获得如下调研结果：

（一）文秘专业人才市场需求稳定。

对调查的86 家企业数据显示，湖南省大中小企业都需要文秘专业人才，据湖南省中小企业公共服务平台数据统计中心数据显示，湖南省共有中小型企业近6500 所，文秘专业人才就业前景广阔。根据企业对文秘人员工作的满意度调查，用人单位满意度达到了93.52%，由此说明，湖南省文秘专业人才培养得到了企业行业高度认可。调查也显示，虽然文秘人才行业需求分布面极为广泛，但是需要10 个以上文秘专业人才的单个企业凤毛麟角，学校成规模的订单式培养难以实现。

（二）文秘专业人才典型工作岗位清晰

调查数据显示86 家企业中，前台接待岗、行政文员岗、综合秘书岗、行政助理岗占企业文秘人才的典型岗位的93,9%。各岗位职责非常清晰，从前台接待到行政助理，工作内容从简单到复杂，工作任务从基础到繁杂，对个人的能力和素质要求也越来越高，岗位的变化也体现了文秘专业毕业生入职后的晋升通道。

（三）文秘专业人才培养目标明确

根据调查数据分析，对文秘专业学生素质要求排前三位的分别是：政治素质和职业道德、团队合作意识、心理素质；通用知识方面排前三位的分别是：传统文化知识、自然科学知识、创新创业知识；专业知识要求按重要程度依次为：人际沟通、文书撰拟与处理、办公自动化、办公事务处理、会议事务处理、档案与信息处理、秘书礼仪、现代汉语；能力要求按重要程度依次为：沟通能力、写作能力、办公自动化应用能力、信息搜集与应用能力、办公事务处理、活动组织能力、秘书礼仪应用能力。

（四）文秘专业人才实践能力需要提升

针对文秘专业学生入职后的工作实践，企业建议学校加强实训项目的教学，按占比重要程度依次为：沟通实训、文书实训、计算机应用技能实训、礼仪实训、办公设备综合实训、档案收集、建档归档实训、信息搜集整合实训、演讲实训等。

四、应对企业需求的专业建设思考

（一）以课程改革为依托，解决学校人才培养与企业秘书职业能力对接的问题

本专业应该开展建立在广泛的市场调研基础上的课程改革，同时参照世界500 强企业的秘书职业标准，通过专家论证和科学遴选，淘汰不适应现代企业秘书岗位需求的课程，动态新增设涉及现代企业秘书核心技能的新课程，解决该专业教什么的问题[3]。

（二）以企业模式来运营，解决学校人才培养与企业秘书职业要求匹配的问题

“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。学校应该通过让学生在真实的企业环境下参与专业实践，同时可以专营与秘书工作相关的有偿服务项目，迅速提高他们的综合实践技能[4]。改变人才培养模式，让学生尽快符合企业秘书的职业准入条件，因而受到现代企业的欢迎，解决怎么教的问题。

（三）以构建科学合理的实践教学体系，解决学生专业理论增长和实践能力提升和谐统一的问题

传统的实践教学往往只注重学生每一门课程学习中理论知识与实践操作的结合，注重学生的毕业实践，为了让学生在实践中加深对专业的了解，在学习中不断提升实践能力，建议构建科学、合理、高效的实践教学体系，在有序推进完成学生职业感知、职业认知的基础上，逐步实现学生职业能力提升。