校本讲义印刷费用的EXCEL结算模型

王成杰，范 冰

（常州纺织服装职业技术学院教务处 江苏 常州 213164）

1 引言

教材管理是高校日常教学管理中的一项基本业务，一般由教务处或图书馆等职能部门的教材管理人员完成。教材管理的主要业务流程包括：（1）教材采购招标；（2）教材选用与征订；（3）书商采购、配送教材；（4）学校发放教材；（5）学校教材盘库，完成教材结算；（6）公布对账单给学生签字确认；（7）教材书款经财务报销给书商。

在日益精细化管理的今天，教材管理工作既要遵循“现代职业理念”的要求，又要树立主动服务的意识[1]。教材管理的每个环节，不容许有任何差错发生。因而，教材管理人员在日常管理中应发扬工匠精神，认真对待教材管理的每个环节，以有效的教材供给及精准的教材结算[2]服务来确保教学平稳运行，保障和维护正常的教学秩序，高效服务师生。

在教材管理的7个主要环节中教材结算涉及资金管理，显得尤为重要，需要精准到位。因此，明折明扣进行教材结算，及时将结算的单据公示给广大同学，让学生明明白白消费，成为教材管理人员必需的管理技能，值得深入研究[3]。

2 任务描述

学校采购的教材一般由正式出版的书籍及印刷厂印刷的讲义、簿本组成。正式出版的书籍按招标的统一折扣，将原价乘以折扣后按打折后价格进行结算，相对比较简单。印刷厂印刷的讲义簿本包括：作业本、方格本、信笺本、实训周历、实习日记、毕业工作指导手册等定额材料都是一个价格，只有校本讲义的结算比较复杂。

一般学校的校本讲义有60多个品种，包括针对具体课程的实验实训指导用书、专业课的辅导资料、特色校本教材等。因校本讲义的品种不一，内容的多少不一，每个品种印刷的数量不一。印刷纸张的品质、规格不一，印刷厂的设备、工艺、能力不一，因此，文章将系统考虑校本讲义的结算问题。

经过多年实践，我校的校本讲义的成品一般确定为16K的开本，封面材料用皮纹纸和铜版纸两种材料，内芯规定用60g的双胶纸，装订一般为胶印，也允许较薄的讲义用订书针装订。

无论印刷厂用什么设备、如何设计排版、使用怎样的工艺都要满足采购招标的要求并制成学校成品，且印刷的质量只能高于或等于我校要求，学校验收物品时，有瑕疵或印刷错误的物品印刷厂负责全部重新印刷。这些附加产生的费用不能对学校二次收费，均应核算至一本讲义的报价中。

表1是学校校本讲义的真实报价表格，因论文讨论的需要，以模拟数值报价填入。

表1 教材结算报价单

单本讲义的结算价格，需要根据实际条件进行组合，在印刷校本讲义总数量确定的条件下，通过查表找到对应封面和内芯进行结算：公式为：价格单价=封面价格+内芯张数*内芯单价。例如《早教基础实务》的目录及内容共126页，使用彩色铜版纸印刷，共印刷280本，经查表该校本讲义的单价是11.45元，计算公式为=2+(126/2)×0.15。

一般印刷厂印刷完成后，会根据实际印刷数据按系部统计上报教务处一个汇总表，见表2。

表2 印刷厂提供的印刷汇总

一般情况下实际结算的校本讲义的总数量是小于印刷厂的印刷总数量。印刷厂多印的讲义余量、赠送讲义，一律按零值处理。教务处在做教材结算时，需要复核每部讲义的页数，师生实际使用讲义的数量这两个关键数据，以确保精准结算。

总页数的复核比较简单，因教材库建设的需要，每学期开学时，印刷厂都会提供1份全套的校本讲义供教务处上教材架。因此，通过翻阅每本讲义，实际复核“讲义的目录页数、内容页数、少量留白的页数之和”，就能方便地复核出印刷厂排版设计软件中统计的页数正确性，轻松完成复核工作。

讲义总数量的复核应该在学校师生教材发放完毕、学生复学申请教材完成后，利用EXCEL的统计函数、透视等工具完成。按教材品种汇总分析教材发放单、零星增补单中出库数据，复核发放数据与印刷数据差异。

表3为透视分析发放单及零星增补教材后的实际出库数据。

表3 实际出库数据

3 结算模型搭建

将上述的出库数据表，录入Excel中，形成以下结算表格：利用结算公式：（1）总数量合计G2=E2+ F2、讲义单价J2=H2+I2×(D2/2)、总计码洋K2=J2×G2进行结算；（2）封面H2=IF(C2="皮纹",0.4,IF(C2="彩色",IF(AND(G2＜=199,G2＞0),2.8,IF(AND( G2＞=200,G2＜499 ),2,IF( G2＞ =500,1.8，0 ))))) ；（3）内芯I2=IF (G2＞=300,0.12,IF ( AND ( G2＞0,G2＜300),0.15,0))，经计算得到结果见图1。

图1 双约束条件下结算模型

但仔细思考结算条件后发现：封面有3个条件区间、内芯有2个条件区间均与总数量有关联，将其列表后共有8种情况见表4。

表4 双约束条件下的讲义结算

表4 （续）

结合周以真教授提出的“计算思维”[4]，应思考将与封面、讲义内芯的结算都息息相关的总数量这个约束条件约减或优化。仔细分析情况3至情况8的彩色封面讲义发现：情况4总数量同时满足封面、内芯2个约束条件的只有200～299数据段，情况7中总数量同时满足封面、内芯2个约束条件的只有300～499。因此，合并整理后，得到四条数据段见图2。

图2 约束条件优化

进而皮纹、彩封转换成新的约束条件见表5。

表5 优化后单条件约束结算表

至此，第一种计算模型的双条件约束，被简约优化成单条件约束，即：原来总数量需分别控制封面、内芯的操作已经融合在一起，使得约束条件的分割更加清晰。若再以总数量300为分解线，将彩色封面四段分支，分解成双分支结构，能有效控制结算公式代码的长度，以下是结算过程的程序控制流程见图3。

图3 结算流程

因此，结合数据I/O异常处理，新的结算模型，见图4。

图4 计算结果

最终讲义单价的计算公式为：H2=IF(C2="彩色",IF(G2＜300,IF(G2＜199,2.8+D2/2×0.15,2+D2/2×0.15 ),IF(G2＞500,1.8+D2/2×0.12 ,2+D2/2×0.12)),IF(C2="皮",IF(AND (G2＞0,G2＜=299),D2/2×0.15 +0.4,IF(G2＜0,“数量出错”,D2/2×0.12)),“封面出错”))；I2=H2×G2。

将现有的结算模型与原有的结算模型对比，发现新的结算表格，达到综合应用Excel函数的解决问题的目的。

4 总结

文中基于Excel函数、计算思维优化校本讲义的结算模型是教材管理工作的一次实践，该结算模型能充分运用信息化工具及计算思维的逻辑[5]，实现了校本讲义结算路径的全覆盖，将原本需要考虑二次 “总数量”的约束条件通过分析及转化，简约成考虑一次，节省了计算开销，是一次有意义的计算实践[6]。

另外，在管理工作中融合“工匠精神”，让工作人员在繁琐的日常管理中保持良好的职业态度，追求精益求精的职业精神，也将成为管理实践的基本要求[7]，借鉴先进信息化管理工具、巧用计算思维，能方便地寻找管理技巧、创新改进工作方法。