信息化背景下高校工资管理若干问题及对策研究

郭晖

摘 要：随着社会经济的不断发展和科技创新的推动，高校财务朝着信息化、智能化的方向迈进。工资业务作为高校财务管理内容的重要组成部分，也需顺应新趋势，借助信息技术整合资源、优化流程、提高效率。文章从高校财务人员的角度出发，对信息化背景下高校工资管理面临的若干问题及对策进行了探析。

关键词：信息化;高校;工资管理

高校工资管理是高校财务管理体系中的重要部分，及时、高效地发放工资，有利于提高广大教职员工的积极性，增加归属感，促进高校事业健康有序地发展。随着高校人员数量和工资体量的日渐增加，原来的工资管理模式已经越来越难以适应新形势的变化，因此分析讨论高校工资管理存在的问题及解决措施十分必要。

一、高校工资业务的特点及面临的问题

（一）工资业务对接部门多，信息系统一体化有待完善。

高校工资虽然最终由财务部门对接银行进行发放，但前期需要人事、房产、后勤水电部门等提供相关原始数据，后期又要根据工资数据进行税务、社保、住房公积金的申报，可以说，工资岗位是一个重要的“中转站”。但很多职能部门之间的信息管理平台不能互联，存在“信息孤岛”，数据无法直接在线共享，这非常不利于工作效率的提高。

目前一些高校处理工资业务的流程如下：每月初，各学院部门统计上月的教职工考勤情况，交由人事部门汇总。人事部门根据考勤情况和相关规定进行工资变动，将数据表格交给财务部门。会计人员在财务工资系统中录入变动数据，汇总各类人员、各项工资内容的支出情况，在账务系统中进行账务处理。出纳人员开具支票交与银行，完成工资批量代发。

由于人事、财务等部门之间无法通过一套整合的系统实现数据传输和共享，人事处的相关人员在本部门平台进行操作后，财务部门的会计需要将人事部门的工作再重复一次，造成人员和时间的浪费。同时，工资数据依靠纸质文件或邮件等方式传递，不同部门对同一变动数据的理解不同，容易影响数据录入的准确性，造成工资计算的错误。

（二）工资业务数据量大，时效性强，工资变动及账务处理信息化有待加强。

工资业务涉及的数据量较大。高校的工资内容一般由岗位工资、薪级工资、各类补贴津贴、特殊原因的补发、扣回，以及社保、公积金以及其他代扣项组成，具体项目多达几十项。除了每月教职工的考勤、职务晋升、退休等原因产生工资变动，按照国家和各地相关规定，在每年的固定月份，单位还须根据当地社会平均工资对部分工资项目进行调整。加之近些年许多高校引进人才的力度不斷加大，在职职工数量不断增加，每月发放工资须处理的数据量也越来越庞大。

工资业务还具有时效性。为维护教职工的权益，通常高校对每月工资发放的时间有强制的规定。而财务部门处理工资业务一般包括“月初初始化设置-工资变动-工资变动复核-工资账务处理-工资账务复核-出纳支付-银行发放”等环节，由于各个环节有着先后顺序和承接关系，导致工资岗位无法由多人同时承担。如果某些高校规定的工资发放时间相对较早，还需考虑到节假日及银行转账时滞的问题，按时、准确地发放工资对会计人员是一项不小的挑战。

在时间如此紧急且工作量大的情况下，工资变动如果仅仅依靠会计人员手工录入和修改，效率很低，出错率极高，与当今财务信息化趋势背道而驰。有些高校还借助Excel或者Visual FoxPro软件进行前期处理，再调整格式，将工资数据批量导入工资库。这很大程度节省了时间，提高了工作效率，但也会由于数据不兼容或模板有误，造成导入数据的缺失和错配。

完成工资变动后，还需进行工资账务处理。工资业务做账应按人员类别、工资内容进行详细支出核算，贷方也要根据不同的结算方式列明银行科目，分录十分复杂，多达上百条。而会计人员只能依据工资支出汇总表，手工输入相应数额进行账务处理，过程亦十分繁琐，耗费时间。

（三）与工资相关的政策制度更新快，对高校工资管理的信息化提出了更高的要求。

近些年，与高校工资业务相关的政策制度更新较快。自2019年1月1日起，行政事业单位全面实施政府会计制度，具体工资业务也应严格按照新制度的要求进行账务处理。此外，个税改革也与工资业务息息相关。根据2018年8月31日，新修改的个人所得税法自2019年1月1日起施行，不但完善了个人所得税费用扣除模式，也优化调整了税率结构。随后，公告2020年第13号完善调整了部分纳税人个人所得税预扣预缴方法;公告2020年第19号文又对部分纳税人的个人所得税预扣预缴方法进一步简便优化。

新制度新规定的频繁出台，对高校工资管理的信息化提出了更高的要求。高校工资管理要跟得上变化，及时更新完善工资系统，严格落实政策要求。同时也要求会计人员及时掌握最新动态，尽快熟练使用工资管理系统的新功能，业务处理与文件法规相符。

二、提升高校工资管理水平的几点对策

（一）整合各业务部门之间的系统，实现数据共享，推进信息系统一体化

财务部门应加强与人事、房产、后勤等部门的协商，推进各部门信息系统一体化建设。将各独立系统进行联网和对接，构建信息一体化平台，对各部门现有的数据进行合并，删除赘余重复信息，完善更正数据管理系统。或设计启用统一的信息管理系统，代替原来的部门各自使用的系统，在线实时共享数据。通过系统整合，实现人员信息一站式管理，在员工入职报到环节，由人事部门负责采集人员相应信息，将基础数据推送各职能部门，职能部门在各自端口进行数据完善，从而实现大数据管理，消除“信息孤岛”。

在进行每月工资变动时，财务人员可通过信息共享平台直接调取教职工的与财务相关信息和工资变动数据，生成当月的工资库，将原本须财务部门采集的数据在财务前端解决，无需人工录入，即可完成由“人事语言”到“财务语言”的转换，继而进行后续的个税计算和账务处理程序。

信息系统一体化不但可以节省财务人员处理工资业务的时间，提高各部门整体工作效率，更实现了一些需线下办理的业务转为线上办理，减少了纸质内容的传输尤其是满足了特殊时期减少“面对面”处理业务的需求。

（二）根据工资管理需求和政策制度的更新变化，进行财务软件定制

高校财务部门应从自身需求出发，加强与财务软件公司的沟通，根据工资管理的需求和政策制度的更新变化，进行财务软件定制。

针对工资业务手工做账的问题，可通过技术手段将工资管理系统与账务处理系统进行关联，每月在工资系统中做完工资变动后，通过账务系统直接获取当月工资数据，自动填入账务处理模板中，生成会计凭证。会计人员只需检查自动生成的会计分录是否有误，并对当月的特殊情况进行微调即可。用程序代替人工输入，工作重点由原来的做账转变为复核，可以极大节省会计人员的时间精力，也降低了出错率。

面对更新较快的个税政策，应及时在工资系统中添加相应的计税方案，利用系统内部的公式定义和勾稽关系，满足个人所得税计算的需求，确保个税代扣代缴数额准确，符合税法的规定。还可以根据高校自身特点和需求，增加工资查询等功能。

（三）加强内控建设和会计人员培训，防范信息化带来的风险

随着科技的发展，信息化带来的财务风险也不容忽视。要建立完善的内控体系，强化岗位分离和制约制度。根据工作需求，设置不同部门、不同岗位对数据的可见和可操作权限，对各岗位人员进行分层、分类管理，确保相应人员只能接触本岗位所需数据，通过信息技术手段，实现数据传输的不可逆性。针对可能出现数据泄露，定期数据升级硬件和软件系统，提高加密级别，要定期做好工资数据备份，防止谨防数据丢失。在实现信息共享的基础上，化解信息化带来的风险。

此外，應加强相应岗位会计人员的技能提升和职业道德建设，定期对财务相关的新文件制度和财务系统操作进行培训，加强保密教育。提高会计人员的综合素质，使会计人员增强责任意识，严格遵守国家法律法规和会计职业道德，熟练操作财务软件，不断更新工作理念和工作方法，确保胜任新形势下的工资核算岗位工作。

三、结语

总而言之，高校工资管理应顺应财务信息化趋势，开拓思路，与时俱进。要充分借助信息技术手段，破解难题，推进信息系统一体化，提高工资管理水平，为学校事业的平稳运行提供保障，为高等教育的发展添砖加瓦。

参考文献：

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