事业单位档案信息化建设与管理方法探析

赵海燕

摘  要：随着我国信息化技术的不断发展，档案的信息化管理已经逐步深入各个单位。随着信息化技术的不断发展，人事档案管理工作得到了转型升级，特别是针对事业单位，档案管理是基础性的工作，切实有效做好该项工作，能够使其人事管理效率和各项管理工作取得更大的发展。

关键词：事业单位;档案信息化;管理方法

1 档案信息化建设与管理的原则

1.1 全面统筹原则

在事业单位档案信息化建设、管理工作中，一定要遵循全面统筹的原则，基于统领结构层面做好统筹规划工作，对传统纸质档案资料进行转移，以往出现重复性的档案信息化建设工作，尽可能减少人力、财力、物力的浪费，围绕不同类型档案信息展开管理，重视旧档案管理模式向新档案管理模式的过渡，完善和健全组织制度，展现出档案信息化建设、管理的优势。

1.2 拓展性原则

档案信息化建设需要持续加大软硬件的投入力度，从而推动档案管理信息化深化进行。为此，事业单位应当清理档案管理工作现状，明确档案管理的基本要求，由纸质档案管理向档案信息化建设转型出发，优化档案管理模式，持续更新技术设备，并重注重提高档案管理改革的效率。事业单位还要加大力度获得外部资源支持，获得资金、设备与人才支持，基于技术更新不断展示档案服务的效能，体现档案信息化建设的重要意义。

2 事业单位档案信息化管理工作中存在的问题

2.1 缺乏科学有效的工作标准

尽管目前事业单位对档案管理的信息化都比较重视，但是将信息化技术应用到什么程度、如何将两者有效结合起来、档案信息化管理所要达到的具体效果等问题都没有进行仔细的探讨。在所制定的工作制度中，也缺少就这些内容环节进行具体量化，没有进行明确的要求和规范，这使得工作人员在把信息化技术应用到档案管理时陷入了一定的被动局面。因此，要想改变这种现状，就要建设统一的信息化标准，这样才能促进档案信息的有效共享，提高其利用价值。

2.2 社会化档案管理滞后

基层事业单位档案是国家档案体系的重要组成部分，是珍贵的有关国计民生的信息资料。为此，事业单位不仅要提高档案自动化管理水平，还要保证电子档案数据的规范性。但是，有些事业单位档案管理未能与专业的档案馆保持紧密的联系，没能充分地重视自身的信息化建设。不注重得到专业档案管理机构的业务指导，也未能进行必要的人才交流，既不能参与到社会化档案管理协作体系当中，也不能充分的利用公共资源，档案管理工作存在信息孤岛现象，严重制约了信息共享性和服务创新。

3 事业单位档案信息化建设与管理的方法

3.1 强化基础设施的建设

只有做好基础设施的建设工作，才能够为档案信息化管理奠定扎实的基础。档案室通常是事业单位中的重要行政部门，在具体的档案信息化建设、管理之中，要及时更新或置换老旧的设施设备，更换已经有损坏、使用不便的资料库架，可以使用满足档案管理标准的带锁资料架，把一些涉密载体放置在带密码锁的文件柜之中。在档案信息化建设中，要安置通风设备，配置专业的电子温湿度检测仪，以此来探测到档案室中的温度、湿度情况，确保档案室的温度湿度满足档案馆里的需求。同时，相关部门一定要结合自身的发展需求、业务需求，设定相符的档案信息化建设与管理系统平台，以此来满足长期档案信息化管理的标准需求。在档案信息化管理系统平台之中，一定要检测系统中的存储功能、计算功能、负载功能，注重档案信息化管理系统平台的日常维护，让系统能够顺利运行下去。事业单位要保证档案存储格式与拓展借口之间的兼容性，结合用户、管理人员实际需求，对当前的系统平台进行更新与优化，为之后的信息转移、存储工作奠定良好的基础。

3.2 加大资金投入，提高设备和技术力量

“工欲善其事，必先利其器”，事业单位文档管理信息化建设也是如此。硬件设施的到位和合理使用，可以促进事业单位公文管理业务的持续开展，提高事业单位公文信息化建设水平。输入、推广先进的文档管理信息基础设施，确保计算机和应用软件的分发，根据实际需要，采购所需的硬件设施。此外，根据业务条件、业务单元的实际情况，开发相应的应用软件，加强档案资源数据库的建设，有助于后期文档的查询和利用。事业单位文件管理员职业教育和培训相对较少，学习和经验积累一般。文献管理人员虽然接受了专业教育，但随着信息技术的不断发展和工作实际需要的变化，知识也需要及时更新，否则，在文档管理信息化的进程中，业务将受到阻碍。在这种情况下，事业单位应加强对相关人员的业务职能和综合素质培训，特别是要确保计算机的应用、信息技术知识的普及和培训，文件管理人员的综合素质和业务职能能够满足岗位的实质性需求，为事业单位文件管理信息化建设提供重要人才。

3.3 建设档案信息服务的中心

为了满足基层群众档案应用的现实需要，需要开发事业单位档案信息服务中心，促进档案信息资源的有效流转。重点把大数据、云存储技术纳入档案管理体系，提高专门档案服务机构的地位，强调积极开展档案服务应用创新建设，运用专业的信息技术平台满足个性化的档案使用需要，做到档案信息的全公开。重视创新档案服务方式，发展智能化的档案服务平台，在传统的PC端档案服务业务的基础上开发档案服务小程序，满足用户在移动互联网使用档案信息资源的需要。注重档案共享与档案供给的有效联系，事业单位应当与各专业档案馆保持紧密的联系，不断扩展档案服务的范围，实现事业单位与业务档案管理部门的紧密互动，通过数据共享降低档案信息化建设与服务的成本，满足用户随时调阅档案的需要。

4 结束语

综上所述，在事业单位档案信息化建设和管理工作中，一定要高度重视，重视对于档案管理人员的教育培训，提升相关人员的综合素质。同時，事业单位要科学制定档案信息管理计划和相关制度，完善档案保密制度、保管制度，防止出现部分档案数据信息缺失和泄露的现象，保证档案信息的“双轨归档”，展现出档案信息的利用价值。同时，还需要做好基础设施建设，强化资金和技术投入，重视后期的维护工作，取得最佳的档案信息化管理成效。

参考文献：

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