档案管理存在的问题与改善策略

仝翠兰

摘  要：经济的发展和科技的进步，人们越来越重视档案管理工作。提高档案管理的科学水平是提高档案管理效率的有效手段之一。档案管理是事业单位管理的一项重要基础性工作之一，是事业单位具有保存价值的各种文字、图表，声像等不同形式的历史记录。相关单位和领导应高度重视档案管理工作，并能够认真分析档案管理工作中存在的问题，通过有效途径解决问题。提高档案管理工作的效率和质量，使档案管理工作在服务单位各项事业发展中发挥应有价值。

关键词：档案管理; 主要问题; 解决措施

在每个部门的发展过程中，往往会产生很多重要的信息资料，而这些信息资料的保存便会在使用过程中有序地归置到档案中，产生一定的记录作用，对于部门的各种活动、重大事项、典型事迹等都进行记载和保留。档案的最大作用就是能够在部门的发展道路上提供历史性的铺垫。比如在提高经济水平方面，财务部门能够提取档案中历年的经营情况，对各项数据作出对比，在之前旧模式的基础上改善和创新，从而使部门得到长足发展。

一.档案管理过程中的主要问题

1.档案管理人员的专业素质普遍缺乏

人们基于对传统档案管理工作的认知，认为该工作简单易做，只是对一些档案信息进行简单的整理、汇总及存档即可，并不需要经过相关的专业教育或培训，在一些单位中通常是由老弱病殘的职工来负责。可以说，这种错误的认识也在一定程度上影响了管理层对档案管理工作的人事安排，制约了档案工作的有序开展，使得此项工作的从业人员素质堪忧，档案管理方面专业素质更是无从谈起。因此，应该加大对档案管理从业人员的再教育再培训力度，不断提升其专业素质，学习先进的档案管理经验，从而推动档案管理工作的规范化进程。

2.对档案重要性认识程度不够

档案管理工作对于国家和社会发展具有十分重要的作用，但目前，阻碍我国档案管理科学化水平提高的重要因素之一，即为相关领域的工作人员对于档案的重要性认识程度不够。部分工作人员认为档案管理是一项可有可无的工作，没有档案管理也能照常运转。由于此种意识和观念长期存在，造成了工作人员在进行档案管理工作时，工作不积极态度不认真，进而导致了档案管理工作效率低下，档案管理过程中文件丢失的情况也时有发生。

3.档案管理制度仍需完善

关于中国档案管理的现状，还有许多不足之处，由于档案管理系统的不完善，档案管理面临着巨大的困难，在档案管理中产生了混乱的现象。尚没有比较健全的规则和条例，造成许多细节无法解决，特别是一些基层单位存在的管理问题，比如缺乏统一的管理效率和质量，再加上收集的大量数据档案，没有一个统一的管理制度，导致文件资源混乱，甚至丢失文件，造成了一定的经济损失。因此，由于缺乏系统性的管理和明确的规则及条例，人为破坏和更改，导致错误频繁出现，阻碍了档案管理工作的顺利开展。

二.解决档案管理工作中问题的对策措施

1.创新档案管理技术

加强技术创新是提高档案管理水平的重要手段，现代化档案管理要实现跨越式发展，离不开科技的支持，把现代化手段应用到档案管理中有利于推动档案管理事业的蓬勃发展。创新档案管理技术，要采取以计算机管理为主的新型管理模式，手工管理起到辅助的作用，充分体现现代化的管理特点，也是判定管理水平的衡量标准。技术创新应该作为指导思想贯穿于各个阶段，通过采用先进的技术促使档案管理向着正规化和现代化的方向转变。

2.建立规范的档案管理体系

为了实现档案管理的计算机化发展，需要对档案进行规范化和标准化，并建立一个标准化的档案管理系统。在过去，我们国家档案管理的质量很差，档案管理的重要性也没有得到重视。为了促进档案管理的电脑化发展，我们必须建立统一和有效的档案管理标准和制度。这是实现信息档案管理的前提。然而，我们国家的档案管理仍然相对薄弱，更有必要促进档案管理系统的建立和发展，以确保档案管理的持续发展，并为信息化奠定基础。

3.重视培养和提高档案管理人员的专业水平

为了确保新形势下档案管理工作实现规范化，其从业人员必须具备相应的专业素质，切实担负起管理职责，那么就要求相关人员的能力水平与岗位要求高度匹配，才能确保工作任务圆满完成。笔者认为，提高相关人员的专业素养和水平需要从以下几个方面入手，一是改变对传统档案管理相关工作方面的认识，重视相关人员聘用资质的考察和把关，以保证所招聘人员的素质能够满足当前档案管理工作的需要;相关素质主要包括其对当前档案管理工作重要性的认知程度，是否充分了解并切实把握当前先进的档案管理模式，是否具备相关工作经验，是否经历过相关培训等等。二是重视对相关从业人员的再教育再培训，因为随着科技的进步，档案管理工作的模式和方法都已经发生了很大改变，只有重视从业人员的教育培训，才能确保其及时了解和掌握先进的档案管理技术和管理方法，做到与时俱进，不断提高档案管理工作水平，确保档案管理工作的规范化。

4.档案管理人员要不断提升信息化现代化管理水平

作为档案管理者要能够掌握科学化、规范化、现代化的管理技能，尤其是掌握档案管理的数字化、信息化应用技术，这应该成为档案管理工作者的重点研究对象。档案管理者要明白，档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿的起草、修改、到打印、登记、汇集、统计等，各个环节的工作都离不开办公自动化。作为档案工作人员，只有掌握了这一现代技术，才能适应现代档案管理工作的需要，才能有效提高自己的档案管理工作的效率和质量。因此，档案管理者认真学习现代技术手段进行档案管理是必备素质之一。

结束语：综上所述，档案管理工作对于部门的发展是非常重要的。部门要大力加强对档案管理的重视程度，从各方面改善档案管理的工作环境，保证档案管理的有效进行。当然，不同的部门在档案管理方面都会存在不同的问题，这就需要部门意识到自身的问题，从而针对这些问题产生的原因，从根本上制定解决措施，有效避免后续问题的产生，保证部门的长足发展。

参考文献：

[1]裴友泉.论档案管理模式改革的创新[J].中国档案，2008（09）.

[2]成永付.新时期企业档案管理体制、模式的建构[D].安徽大学，2007.