提高办公室文秘工作水平的建议

摘  要：针对企业管理而言，办公室工作显得非常关键，而文秘工作人员的工作效率和质量直接影响办公室工作的开展情况。为此，文章分析了提高办公室文秘工作水平的有效对策，旨在提高办公室工作水平。

关键词：办公室;文秘工作;提高;水平

办公室在企业中担负大数量、多类别的工作，因此企业中办公室具备举足轻重的地位和作用。办公室工作的开展不但应遵守有关规章制度，而且应服从上级的安排。这要求办公室文秘人员具备较强的沟通和协调等能力。鉴于此，只有提升文秘工作水平和质量，才可以促进企业的健康与稳定发展。

1提高文秘人员的的综合素养

为了提高办公室文秘人员的综合素质。一是企业需要系统地培训文秘人员，以使其有效把握文秘工作的内容和流程，实现其合作、交流、表达等技能的提升。文秘人员会跟企业一系列部门的人员来往，因此，文秘工作正常进行的前提和基础是良好的合作、沟通技能。二是文秘人员需要提升自主学习能力，持续更新自我的知识系统、综合素养。

2提高文秘人员的创新能力

鉴于文秘工作性质的制约，文秘工作质量受到文秘工作模式的直接影响。为此，企业文秘人员需要摆脱低效率工作模式的束缚，尝试构建一种简洁和高效的工作模式，即实现工作模式的创新。例如，对于文秘公文管理工作，其涵盖文件的翻印、传送、保存、保密、销毁等，并且企业会越来越增加文件量，因此，文秘人员可以应用信息化工作模式，即应用互联网和大数据技术组织公文管理管理，这样可以显著提高公文管理质量和效率。

3提高文秘人员处理公文的能力

作为一项关键的文秘工作，公文管理牵涉到非常宽泛的面和较多的内容，因此务必谨慎对待。公文管理工作务必做到下面几点：一是遵循一致管理原则，有效等级文件。文秘人员应严把文件收入关口，确保专人专办、及时收入和核对、实时登记。二是对领导的批示精准把握，有效传阅公文。应分类放置收录的公文，根据文件的重要性以及紧迫性排序。三是提升时效性以及确保催办的灵活性。在传输和处置公文时应提升时效标准，确保不耽误、不拖延、不积压公文，文秘人员在公文处理时提升时效意识，积极主动地跟踪文件。四是仔细认真地归档。在处理完公文后，文秘人员应把有关文件存放归档，确保有序放置，根据类别放置，方便查询和使用。为了便于后续工作的顺利开展，能够把高应用率的公文实施电子备份，方便将来的调阅。作为文书处理的终极环节，公文归档要求文秘人员认真负责、仔细归档。五是公文处理时往往牵涉到一些涉密文件，文秘人员需要落实《保密法》的有关原则，搞好保密工作。

4提高文秘人员起草文件的能力

一是注重学习理论、夯实理论基础。想要使公文具备宽度和深度以及较高的起点，务必具备丰富的理论支撑，只有理论基础扎实，才具备长远的眼光和清晰的思维。二是实现自身知识累积的持续丰富。较高的公文起草能力并非短时间形成的，其需要长期的累积知识。企业文秘人员需要不断积累专业知识、进一步把握企业行业的特点。三是多练习写作。公文起草能力的提升无可以遵循的捷径，只有多练习写作，才可以累积经验。文秘人员不但做完上级交代的起草文书工作，而且在空闲时间也需要多训练，以不断提升自我。四是完善不足和纵览大局。文秘工作的特点是非常细致，在起草文书上也是这样，文秘人员需要纵览大局，只有如此，才可以完善不足和起草高质量的文书。五是拓展和创新思维。起草公文工作应在立足于眼前和大局的基础上，不断创新和拓展，力求多变性。

5提高文秘人员管理会议的能力

作为文秘工作的一项核心工作，会议管理工作显得至关重要。会议这种工作方式能够有效地总结经验、归纳内容、探讨沟通、组织任务等，企业文秘在会议管理中需要提升自身的能力。具体来讲，文秘人员需要做到下面几点：一是健全会议管理制度体系。文秘应立足于企业发展的大局，确保会议管理制度体系的健全，这样才可以有序开展会议工作。二是文秘人员需要有效把控会议的重点内容或工作安排。在会前应做好基本的资料收集或准备工作，并且在重要会议或大型会议开展之前，文秘人员应全面思考所有的环节和任何一个细节，具备高度负责的态度，确保面面俱到。三是会议管理工作非常系统，牵涉到较多的部门，因此文秘人员应提升协调统筹能力。文秘人员应精心规划会议，无论是会议纪要、新闻报道，还是会议材料或接待上，文秘人员都应确保细节的严谨性和计划的全面性。只有如此，才可以提升会议开展的效果。

6结论

综上所述，办公室文秘工作在企业中显得至关重要。企业应给文秘工作的开展创设一系列制度保障，以及有效培训文秘的技能，推动其提高文秘创新意识。并且，办公室管理人员应重视对文秘人员的激励或奖惩，以使文秘人员的工作热情和创新能力激发，从而推动其加速发展和成长。而针对文秘人员自身而言，务必牢记使命、勿忘初心、时刻保持先进性、敢于创新、不断学习，以及密切联系社会发展的脚步，实现自我综合素养的提升，在平凡的工作岗位上做出更好的成绩，从而助推文秘工作水平的深入提高。

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作者简介：赵志军（1996.02.17-），男，汉族，山西和顺县人，本科，综合办公室干事，研究方向：公文写作方向