无纸化进程中档案从业人员职业发展问题的思考

李秀霞

摘 要：无纸化概念在我国作为研究对象已经走过了近三十多年的历程，在办公过程中，我们也能切实感受到无纸化带来的工作理念和工作方式的转变。档案工作作为一项历史悠久的传统职业，从业人员如何在传统路径的基础上谋求职业继续发展的原动力，是我们在当前信息化语境下需要提前考虑的问题。文章通过对现状描述，提醒当前行业所面临的挑战，最后得出结论，档案从业人员要实现四大转变，才是走向未来的立足之本。

关键词：无纸化;档案从业人员;职业发展;思考

一、研究背景

过去三十年里，信息化浪潮一浪高过一浪，海量的电子文件产生，电子文件的采集、归档、保存、采信成为多领域关注的热点问题。然而由于电子文件在统一标准、价值判定等方面还存在争议，档案自身特有的价值属性仍然较多的依赖纸质档案来实现。随着信息膨胀，大量有价值的电子文件最终转化为纸质档案加以存储。但不能否認的是，大趋势下，电子文件会越来越多，甚至已经有电子文件取代了纸质档案，在工作中起到了重要的参考作用。2016年，最高人民法院、最高人民检察院、公安部发布了《关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》，明确了按要求提取、保护完整、内容真实、程序合法的电子数据可以作为证据使用。这对电子文件的价值来讲是进一步认可，相信以后也会被赋予更加广阔的职能用途，导致电子档案最终取代纸质档案。由此可见，无纸化确确实实已经渗透到各行各业。在传统的档案世界当中，一旦离开纸质档案，管理将变得无以依附，这是一种传统路径依赖下的产物。作为一名档案从业人员，笔者一方面惊叹国家信息技术发展之迅速，另一方面，也对我们未来的职业发展深感忧虑，传统的路径到底还能维持多久，我们未来的职业发展方向会发生怎样的转变。居安思危，笔者对无纸化推进过程中档案从业者未来职业发展的问题进行了深入思考。

二、无纸化进程推进现状

“无纸化”这一概念最早在上世纪70年代由外国人提出，认为无纸化的终极目标是消灭纸张。过去我们总是认为，信息化发展虽快，但想突破传统的规则和理念也绝非易事，实现无纸化办公更是有很长的路要走。但随着近十年来智能手机、平板电脑以及众多云计算、协同工作软件的出现才开始真正推动这一概念走向现实。笔者根据文献查阅结果及现实调研结果，将当前国内外无纸化进程推进现状进行了归纳总结。

1.国外无纸化进程推进状况

我们以国外发达国家为学习和研究对象。发达国家成熟的技术条件和完备的制度体系使得无纸化进程推进较为迅猛。以美国为例，2019年6月28日，美国总统办公室管理和预算执行局（OMB）联合国家档案馆和档案管理局（NARA），向联邦行政部门和机关负责人发出关于向电子档案过渡的备忘录（以下简称《备忘录》），根据该备忘录的规定，到2022年底，美国联邦机关所有涉及档案的业务，以及与NARA之间的工作，将全部转为在线进行，将全面迈入电子档案管理时代，成为联邦机关彻底向电子档案管理转型的标志。这意味着，无纸化已经不再单纯地停留在概念层面或研究层面，而是在发达国家顶级层面逐步变为现实。无纸化进程在提速，这也给国内档案工作的发展提供了现实的借鉴意义和指示方向。

2.国内无纸化进程推进状况

在国内，无纸化的研究并不局限于档案领域，无纸化考试、无纸化交易、无纸化阅读等也是比较热门的研究主题。但档案领域的专家学者、从业人员对此研究从来乐此不疲，因为这与我们未来的职业发展走向息息相关。国家档案局为适应信息化的发展出台了一系列的档案工作国家标准和行业标准。例如，《电子文件归档与电子档案管理规范》《政府网站网页归档指南》等，这都是无纸化进程推进中的产物。结合笔者近期到南京一些大型政务、医疗卫生服务机构办理公务的经历，实际观察到，人工窗口在不断地减少、办事流程在进一步的简化，信息化、网络化智能设备的加持，手机终端的参与，许多重要的过程性文件在实体层面走向消亡，只剩下结论性文件。可见，国内无纸化办公的步伐跟进也极为迅速，甚至可能比我们想象的来的更早、更快。

三、无纸化条件下档案从业人员面临的挑战

从无纸化的发展历程来看，我们有理由相信，纸张作为一种重要信息媒介完全退出档案领域还需要一个漫长的过程。但不管真正的无纸化最终到来还要多久，对于档案机构专职档案从业人员来讲，其所面临的挑战都是不可忽视的，需要从业人员不断的强化认识，积极面对挑战，也要善于发现存在的机遇，自觉提高自身修养，形成终身学习的良好习惯。

1.新理念、新思维所带来的挑战

档案从业人员长期处于一种稳定的工作状态当中，危机意识普遍不强。无纸化带来的是与上千年传统档案工作不一样的工作体验。一系列新理念、新思维方式诞生，对档案从业人员心灵上带来的冲击也不容小觑，有些新理念、新思维并非原生于档案领域，而是时代发展、社会进步所引发的对档案领域极具影响力的价值元素，是对传统的思维惯性的颠覆与重塑，这便促使我们要与时俱进地积极调适心态，主动吸收新理念、新思维推动下的有益成果为我所用，而不要做“局外人”。

2.新的知识背景、专业结构所带来的挑战

无纸化新时代知识更新的速度也在变快，对从业人员的知识储备和专业背景都提出了新的要求。国家档案局发布的2019年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要统计情况显示，截止到2018年底，全国各级档案行政管理部门和综合档案馆共有专职人员46412人，在这些专职人员中，50岁及以上的占31.5%，35-49岁的占51.3%，34岁及以下的占17.2%;在文化程度方面，博士研究生占0.2%，硕士研究生占5.2%，研究生班研究生占2.6%，本科占64.5%，大专占23.8%，中专（含高中）及以下占3.8%。从数据显示的结果来看，档案从业人员的年龄层次普遍偏高，本科学历层次占主流。就这些因素来看，无纸化时代从业人员应对知识背景、专业结构调整所带来的挑战会稍显乏力。从各类机构档案人员招聘中也可以看到，受聘人员知识背景、专业结构已经不再拘泥于档案专业，而是对不同专业背景的人才有了更深层次的需求。

3.新的阅读习惯、阅读方式改变带来的挑战

当代人们的阅读习惯、阅读方式已经发生了深刻的改变，随着电子化产品的普及，节能环保意识的增强，人们不再完全倾心于纸质的文件、书籍，反而对电子文件的阅读习以为常。对纸质依赖性的降低随之而来的就是对档案工作传统运行方式的变革。笔者在工作过程中也深有体会，在工作开展过程中，纸质文件传递耗时耗力，已经逐步被电子文件取代或弱化，越来越多的文件展示方式呈现电子化状态，这也成为当前工作过程中的强烈共识。这种情况同样也适用于档案用户。当前，我们库藏的诸多重要档案已经通过扫描等方式生成电子档案，查阅利用也以电子档案为主。未来的无纸化办公条件下直接生成的电子档案也将成为档案信息资源开发利用的主流方式。这些都对档案从业人员管理电子资源的能力提出了更新更高的要求。

四、无纸化条件下档案从业人员的应对之策

1.调整工作心理，由“安于现状”向“开拓创新”转变

之前曾有档案界同仁做过《档案工作者的职业满意度调查》，受调查人员中，对“职业晋升”比较满意的仅占3%，对“档案职业的社会地位”比较满意的几乎为0。从这一调查结果来看，正是由于档案从业人员的职业受认同度低，上升渠道狭隘，更容易导致其产生职业倦怠，进而安于现状，缺乏求变革创新的精神。但在無纸化办公条件下，逐渐地缺少了纸质档案的载体，传统档案管理人员面临着强烈的冲击，不开拓创新，就面临着被时代、被社会淘汰的风险。传统纸质媒体的衰落，到电子媒体的兴起，就是最好的例子。信息化发展到今天，我们档案工作的信息化水准整体也在稳定提升，有些机构甚至走在了信息化水平的前列，很庆幸我们绝大多数的档案从业人员基于传统的路径依赖仍然能够继续适应新的工作内容和工作形势，但如果无纸化办公的全面推进，我们又该如何应对？只有迎头赶上信息化、网络化的时代发展潮流，开阔视野，提升职业发展技能，才能实现职业和事业的相互促进，在实现职业发展的同时持续推动档案工作不断前进。

2.增加知识储备，由“单一型人才”向“复合型人才”转变

现代化的以及未来的档案工作都将不再满足于“收管用”这些基本职能，而是向着“大档案”方向迈进。除了基础业务工作外，档案工作在宣传、教育、法治、推广等方面也需要大量的人才支撑。因此，档案从业人员无论何种学科背景出身，单一的知识结构都将无法持续满足无纸化的需求，走复合型人才路线才是职业保留的需要，也是职业上升的需要。拿档案专业毕业生为例，档案专业毕业生对口入职存在一定的难度，专业化的档案机构更倾向于招聘计算机、文史等其他学科背景的毕业生来丰富人才结构。这是因为我们现在的档案专业人才培养类型相对单一，已经无法有效满足需求端的要求。有高校学者曾就此展开过研究，例如在湘潭大学陈艳红博士的团队做的《新时代档案学专业本科生就业质量分析》中，在已落实就业单位的毕业生中，64.34%的毕业生认为求职成功的关键原因在于个人综合素质与能力强，这一因素占比最高。由此，复合型人才将是未来无纸化办公条件下的主角。

3.提升工作格局，由“一馆一室”向多行业视野转变

触发这篇文章的灵感来源于笔者的多次外出公务，事实上，在这个信息化大迈进的年代，我们不应该将视野再局限于我们这个行业内部，因为档案行业在全社会系统的分工当中，并不是浪潮风口上的行业，其对新鲜事物的敏感度、反应度滞后于很多行业，把控能力也更多依赖于外部力量。因此，未来的档案工作发展路径，我们目前尚无法确切地加以规划，但有一点可以肯定的是，我们不能再将视野仅仅局限于“一馆一室”之内，对标物也不能仅仅局限于同系统、同行业、同领域，而应站在更高层次，关注多行业领域动态，抓住热点，抓住机遇，找准属于我们的适当位置，丰富我们的行业内涵，保证我们既能稳定的站在变革风口，又能从容的迎接下一个风口。

4.谋划角色转变，由“资源管理者”向“知识顾问”转变

我们可以预见，到真正无纸化办公的时代，档案工作的核心应是业务部门所主导的业务系统中大量数据通过筛选后集成到档案管理系统当中来。当前已经有很多OA系统对接档案管理系统的成功案例。届时，档案从业人员的角色也将发生根本性变化。我们将不再仅仅是一个资源管理者，而是应充分利用大数据技术和数据挖掘技术将各类数据进行有效加工分析，形成不同类别的成果，供常规的查考利用使用，也供单位领导层面决策使用。这一个角色，笔者称之为“知识顾问”。那么从业人员如何做好“资源管理者”向“知识顾问”的过渡，以及如何扮演好“知识顾问”的角色，这既牵涉到技术问题，又牵涉到与多方业务部门沟通协调的问题，对综合素质提出了很高的要求，但是大趋势下，我们必须积极面对，待那一天猝不及防到来时，才可从容面对。

结束语

纵观我们当前所处的环境和历史方位，档案从业人员转型也会不断推进，“转型”一词也将会被越来越多的提及，但如何转，转向哪里，需要有明确清晰的定位。职业的转型必然伴随着行业走向，跟随行业发展的新脉络厘清行业所需，及时地对职业技能、职业素养加以培养与训练。尽管我们无法确切知道无纸化的终极阶段到底什么时候能够到来，但我们要相信，机遇总是留给有准备的人，把握好时代发展的规律，把握好行业发展的脉搏，提升对信息化潮流的敏感性，提升自身职业发展技能，就不会面临被时代淘汰的困境。

参考文献：

[1]最高人民法院 最高人民检察院 公安部关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定. 2016 .https：//www.spp.gov.cn/xwfbh/wsfbt/201609/t20160920_167380_1.shtml.

[2]腾讯科技.“无纸化办公”这次可能真的要来了2006 .https：//tech.qq.com/a/20160919/029693.htm.

[3]王 岚. 美国政府发布最新备忘录 电子档案管理全面转型进入倒计时[N].中国档案报，2019

[4]张海祥.从档案管理角度看“无纸化办公”[N].中国档案报，2006

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（作者单位：南京工业职业技术学院党政办公室）