新时期人事档案电子信息化管理探讨

蔡云艳

摘 要：在新的历史时期下，传统纸质人事档案管理已不能满足时代的要求，人事档案须向电子信息化方向转变，本文从电子信息化管理方式与传统纸质管理方式对比的角度，强调了人事档案电子信息化的必要性，对人事档案信息化建设进行探讨，并给出相关建议，希望给相关人员及部门提供帮助。

关键词：人事档案;新时期;管理;电子信息化

人事档案是个人经历、思想品德、业务能力等情况的真实记录，是一个人真实面貌的客观反映，正如《人事档案管理概论》中描述的“档如其人”或“档即其人”一样，人事档案是了解人、使用人的重要依据，那么在这个知识时代的新时期，企业想要获得更好的发展，就要通过人事档案管理，实现人力资源的合理配置，因此做好人事档案管理对于企业发展具有重大意义。而目前我国人事档案管理正处于转型期，推进人事档案电子信息化是现代企业信息化的必然结果，也是今后企业人事档案管理工作的目标和方向。

一、新时期人事档案电子信息化的必要性

随着信息化社会的到来，电子科技的普及使得人们的生活、工作方式发生了很多变化。比如，网上购物和快捷支付等等。目前，电子技术已经成为各行各业工作中的一大助力，但是仍有一些领域延续着过去传统的工作方式，如在人事档案管理领域，还在使用传统纸质档案存储的管理方式。在科技逐渐发展的条件下，人事档案管理者应该认识到电子技术的重要协助作用，思考如何将电子化、信息化技术应用到人事档案管理中，进而改变传统的档案管理模式这一重要问题。众所周知，传统纸质档案存储的管理方式会产生繁重的工作量，而档案信息量过大还可能导致档案存放的杂乱无章、进而出现信息共享率低和查询不方便的普遍现象。纸质档案的存储方式也很容易出现档案资料保存不完整和資料损坏等情况的发生。另外，在传统纸质档案管理中，还可能存在因人为因素造成信息不对称、信息失真、虚假等现象（如图1）。基于此，传统的人事档案管理方式已经不适用于现代的发展要求，尤其是在发展迅速、工作人员巨多的中央企业，人事档案工作更是繁重。因此在新时期的背景下，人事档案管理有必要从传统纸质档案管理向电子信息化管理迈进，人事档案电子信息化管理，就是以计算机为载体，以一个系统为依托，对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最快时间内被查阅出来，同时有专门的人员对信息进行更新维护，极大地发挥出了档案的价值。人事档案电子信息化不仅顺应了时代发展的需求与变化，还会提高人事档案管理的工作效率，保障人事档案管理的安全性和保密性。

1.易管理、方便查阅

人事档案电子信息化具有易管理、方便查阅的优点。传统纸质人事档案管理方式不仅会形成巨大的工作量、增加人事档案管理的难度，长此以往，还会因纸张存放造成一定程度的成本费用，尤其是员工人数众多的中铁集团。而且，传统纸质档案的保存需要特定的房间和条件，需要专门的人员对此进行管理，管理者不可能是长期不变的，如果档案管理者发生变动，档案还可能因此出现信息记录不完整和档案遗失的现象，而这些潜在的问题无形中给资料的查询和工作的调用带来了巨大的不便。与此相反，将人事档案进行电子信息化管理不仅会减少因纸张存放造成的各种成本费用，也可以避免因纸质档案堆放杂乱无章进而导致档案查询困难的问题（如图2所示）。另外，也可以减少因管理者调动造成的档案记录不完整和档案缺失的现象。而且人事档案电子化管理可以在计算机上直接而准确的查询到需要的信息，能够在较短时间高效的完成工作。综上所述，人事档案电子信息化不仅可以弥补传统纸质档案管理的不足，实现了人事档案既方便管理又方便查询，而且减少了人事档案管理的成本费用，提高人事档案管理的工作效率。

2.易更新，不受限制

人事档案电子信息化还具有档案易更新，不受行业限制的特点。人事变动较大是建筑行业明显区别于其他行业的特点，这在无形中增加了建筑行业人事档案管理的难度。在传统纸质人事档案管理模式下，建筑行业的人事档案信息与实际情况相比表现出了明显的滞后性，进而使得无法做好档案的动态管理工作。而人事档案电子信息化管理能明显克服传统纸质管理的困难，能够做到实时收集信息并把信息及时存入数据库，做到对职工的档案随时更新、修改和补充，不受时间和地点的限制，保证人事信息的及时性和准确性。同时电子档案的储存量也远远超过纸质的档案储存方式，不会受到纸张的限制，可以使其记录的信息与纸质的相比更加完整、细致。

3.易保存、防涂改

与传统纸质人事档案管理相比，人事档案信息化管理具有易保存和易涂改的特点。电子档案能有效避免温度、水、微生物等不可控因素对档案耐久性的影响，还可以避免因管理人员变动造成档案内容的丢失、损坏等现象，大大降低了纸质档案损坏不可复原的风险。虽然人事档案电子化已经是必然趋势，但是纸质档案也绝对不会因此而消弭，纸质档案始终是人事档案管理的重要组成部分。在人事档案管理工作中，保证电子档案流程化、规范化后，要对纸质档案与电子档案分开管理，双管齐下可以避免因人为因素造成的档案恶意修改、恶意盗取等现象。纸质档案遗失时，电子档案也可以做到补充作用，在平时工作中电子档案就足以满足要求，这也大大降低了纸质档案因为工作需要而产生的磨损。也就是说对人事档案信息化管理能够高度实现办公自动化和管理自动化，而对人事档案分别进行纸质管理和电子化管理能高度保证铁路集团人事档案信息的安全性和保密性。

二、新时期下人事档案电子信息化管理的措施

1.提高相关工作人员的工作素质

人事档案作为一个人经历和德才的反应，本身就具有严谨性的特点，因此这就对从事该项工作的人员提出了严格的要求。在要求工作人员满足最基本的具有责任心的基础上，具备一定的人事管理经验和档案管理技术，同时还需要具有严格的保密意识，对相关的技术人员的人事档案进行严格的保密，才能避免技术和内部重要文件的泄露。而在新时期，随着信息化时代的到来，人事档案管理工作对从事该项工作的人员提出了新要求，不但要求工作人员掌握一定程度的电子信息化管理技术和计算机操作水平，还要求其具有一定的工作责任心和保密意识。在人事档案电子信息化管理的工作中，充分发挥科技的力量，充分利用先进的技术，提高人事档案管理的效率，构建高效的人事档案查询系统和管理系统，保证人事档案查询的快捷和档案信息的实时更新等内容，同时还要保障档案信息的秘密管理，防止出现人事档案信息泄露。也就是说，企业应该对从事人事档案管理工作的人员进行培训，在培养他们责任心和保密意识的同时，提高其专业技能和计算机操作水平，在遵循规范流程开展管理活动时，提升企业人事档案管理的实效性。

2.建立完善电子档案管理系统

随着科技的发展，人事档案电子信息化与传统纸质档案相比具有种种优点，那么在这个新时期下，人事档案电子信息化将是必然的发展趋势和企业人事档案管理的重要发展方向。人事档案从传统纸质迈向电子信息化的过程中，发现了新问题。我们想要实现人事档案信息化管理，就需要将纸质档案转换为电子档案储存在计算机中，而这恰恰需要合适的系统为依托，才能进一步实现档案的电子信息化管理。也就是说，企业或集团想要人事档案电子化管理落地实施，其重中之重就是建立一个可靠的档案管理系统。想要建立可靠的档案管理系统，就需要企业在系统开发和管理方面投入足够的资金，还要引进技术型和管理型人才，才能建立一个集信息收集、档案分类、档案信息更改和查阅于一体的档案管理系统，满足人事档案电子信息化管理的要求。想要顺利完成档案信息化管理仅仅是在系统上进行资金投入是不够的，还需要进一步为档案管理工作配置合适的设备，还需要专门的人员定期对设备和系统进行维护，保证档案管理系统的正常运行。同时企业要建立相关的档案管理的规章制度，保障企业人事档案管理有效开展，才能使人事档案电子信息化管理逐步规范化、流程化。

3.加大人事档案与时俱进的更新

傳统的人事档案管理工作操作简单，档案信息长期静止，当员工业绩、岗位、学历和技能发生变化和调整时，不能够在档案信息中得到体现。也就是说，人事档案信息与人员的实际情况相比表现出了明显的滞后性和不准确性。而电子信息化可以通过电脑的简单操作保证信息的更新，便于查询。在电子档案建成后，还要根据实际情况对档案信息进行录入，不断对人事信息进行完善，保障人事档案信息的与时俱进。同时，企业应该设立专门的档案管理部门，以对档案信息进行跟踪和维护，实现人事信息的更新工作。另外，应该对人事档案信息设立权限，厘清哪些人是具有查阅的资格，哪些人对档案信息具有修改的资格，这也将进一步增加档案信息的可靠性和安全性。

4.加强对人事档案管理工作的重视程度

在传统人事档案管理工作中，人事档案信息与实际情况相比表现出了明显的滞后性，这其中很大一部分原因是领导和管理人员对人事档案管理的不重视，使得企业员工的工作能力、思想素质等其他个人信息在人事档案中得不到体现，在人事调动和工作安排中人事档案不能发挥其原本的作用。因此，要加强对人事档案信息化建设的重视程度，在领导的重视下引导管理人员和工作人员对其重视程度，逐步提升管理能力，以更好的态度为人事档案信息化的管理开展而服务，做到及时录用、更新信息，使人事档案在人事调动中发挥出其最大化价值，使企业能够唯才是举，知人善任，进而使企业员工在企业中发挥出最大化价值。

三、结语

总而言之，人事档案电子信息化管理不仅能代替传统纸质档案管理方式，弥补其不足之处，还能提高人事档案管理的工作效率，保障人事档案管理的安全性和保密性。在企业的人事档案信息管理工作中，做好对信息的分类管理，以及电子化管理，能够使人事信息清晰、明确的呈现在系统上，方便管理。这些人事信息往往是企业保密工作的重点，也是进行工作分配和工作决策的重要依据。保证人事档案管理的高效和便捷，对于集团整体工作来说是十分重要的。因此在新时期下，人事档案电子信息化管理的发展和落实非常值得重视。

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（作者单位：陕西中铁一局正方天域置业有限公司）