试论“互联网+”时代高校教学秘书创新管理服务

徐燕茹

摘   要： “互联网+”时代，作为高校教学管理队伍的重要成员，教学秘书在教学管理工作中发挥着举足轻重的作用，教学秘书职业素养的高低直接决定高校教学管理能否稳步推进。教学秘书的教学管理工作呈现出新特点和新的管理服务模式，随之出现一些问题。教学秘书要明确角色定位，探讨“互联网+”时代如何做好高校教学秘书管理服务工作，不断创新发展，适应“互联网+”时代教学管理工作的新要求，为推动新形势下高校高质量发展做出贡献。

关键词： “互联网+”时代   教学秘书   教学管理

“互联网+”时代，高等教育不断追求高质量发展，注重教学质量。教学管理是提高教学质量的重要保障，在协调各种教学资源、优化整体教学工作中起主导作用。教学秘书工作在高校教学管理的运行中不可或缺，在教学管理工作中发挥着举足轻重的作用。因此，教学秘书要注重自身职能，理清“互联网+”时代教学管理工作面临的新机遇和新挑战，培养和提高职业素养，探寻岗位服务模式的新思路和新方法，促进教育教学工作稳步运行。

一、“互联网+”时代背景下的高校教学管理的特点

“互联网+”是互聯网的新信息技术在经济、社会、文化等多部门的应用，比如移动数据段、云计算、大数据等[1]（31-32）。互联网的新信息技术与传统的教学管理模式融合，加速了教学管理现代化进程，是高校提高办学质量的必然趋势。目前教学管理的工作模式更加科学有序，各种规章制度和教学计划得以高效实施，调动师生在教与学方面的积极性、主动性和创造性。师生借助互联网平台，加速了知识信息在互联网的传播和积累，激发了高校创新和发展活力。“互联网+”与高校教学管理的结合充分体现了跨界融合、创新驱动、连接一切的特点，实现了资源的共享、开放和创新，为高校教学管理工作提供了便利平台，使得教学管理能够充分整合师生等各方面资源，为提高教学质量保驾护航。教学秘书在“互联网+”教学管理模式下，能够充分发挥自身优势，提高岗位服务质量，实现创新发展。

二、“互联网+”时代教学秘书管理服务的新模式

互联网信息量大、方便快捷，移动互联应用因移动终端的快速普及得到快速发展，以移动互联技术为依托的移动办公已广泛应用到工作中。由于高校无纸化办公的普及，高校教学秘书充分利用互联网移动终端开展工作，在教学计划实施和教学文件管理的各个阶段做好质量监控，对于工作中出现的问题及时发现、及时处理，积极广泛听取意见和建议，积累经验，保障各项教学工作顺利实施。

（一）教学计划统计及落实工作。

作为高校实施教学管理工作和人才培养的主要依据，各项教学计划都要提前部署制订。教学秘书要将各个专业的教学任务安排、教材计划、实践计划、教学大纲、专业培养计划、学生成绩等工作的制定、执行、监督、评估等从落实、整合到上报，通过网络计算机技术实现教师的自主获取和管理，利用网络及移动终端，通过微信、QQ群和办公软件，在云端或移动设备存储和访问文档，实时创建、编辑和共同处理文档，利用手机和计算机传输文件、运用设备共享，做好协调、反馈、汇总、分类、整理等工作，保障各项教学计划落实到位。

（二）教学环节的质量监控管理工作。

教学秘书利用网络信息平台，及时接收学校各个管理部门的通知文件，在工作中通过收集、分析、处理各项政策信息，将通知要求通过网络实施信息共享，及时分发给领导和师生，并时刻跟踪相关师生接收效果，确保传达到位。在教学管理中，对于教学进度、教学测评、教学成果奖励等各项工作，保障各个环节落实及时，数据真实、有效。通过互联网工具展开数据统计、资料整理，协助领导做好监督、审核工作，确保各个环节顺利开展。

（三）各项教学资料存档工作。

教学秘书要对每个阶段的教学工作做好总结，利用互联网及办公软件做好相关资料的存档。首先，教学秘书要对过往教学资料进行信息处理，进行更细化的分类存档，同时为迎接专业评估和绩效考核等数据填报工作做好相关资料的准备。其次，做好相关教学检查督导的文件管理，利用互联网实时整理和保存相关的教学日历、课表等，确保教学管理部门和领导随时查阅。

三、“互联网+”时代高校教学秘书岗位职责及角色定位

教学是学校贯彻教育方针，目的是实现学生德、智、体等方面全面发展。教学工作是学校的核心工作，高校教学秘书是保证学校教学工作顺利开展的重要角色，在教学管理过程中起着纽带和桥梁作用，连接学院和学校、学院和教师、学院和学生，是直接承担教学服务的一线工作人员[2]（32-33）。因此，教学秘书要对教学活动的运行做好监督和服务工作，必须有正确的角色定位，做好院系领导、师生和各部门之间的沟通和协调工作，严格遵守规章制度和工作流程，管理好工作实施环节，做好网络设备的使用和维护工作，倡导安全的网络办公环境，将服务意识贯穿工作始终，确保各项工作有序开展。

四、“互联网+”时代教学秘书管理工作中存在的问题

教学秘书的日常工作任务量大、琐碎而繁杂。科学利用互联网平台完成日常工作，使用各种软件、信息交流工具，使工作效率大大提高，一些问题随之而来。

首先，一部分师生群体拘泥于传统工作方式，不能适应互联时代网络技术的更新和工作模式的变化，被动地接受互联网带来的改变，网络意识不强，办公软件版本低，设备不维护，运行速度慢，经常遇到要将电子文件由高版本转为低版本才能在网络上实现共享的现象。

其次，工作中很多重要的文件都需要领导签字或者加盖公章，用于上级领导批准或作为工作落实的重要依据。无纸化办公的普及使传统办公方式淡化，秘书会对互联网平台和信息交流工具产生过度依赖的心理。由于过度依赖电脑、手机等电子设备，忽视纸质文件的分类与管理，如果没有对不同学期的有关学院的重要文件进行保存，在学院查找和使用时，就会造成查找困难。同时，更新大量电子信息的时候，如果不对电子文件进行及时更新和分类，就会导致管理混乱，不能实现预期的工作效果。

再次，教学秘书在工作中由于对设备维护不当，不能掌握设备运行的状态，不能随时跟踪和检查，在工作中就会出现存储空间有限、断网、设备故障等突发状况，导致信息接收不畅，甚至造成文件丢失，必然影响工作进度和工作热情。另外，网络安全意识淡薄，缺乏专业的网络设备知识，不能对软件进行安全管理与维护，受到网络病毒的侵扰，影响办公的安全性。

五、“互联网+”时代高校教学秘书创新管理服务的路径

教学秘书面对大量工作时，既要有效利用网络平台，又要合理安排各项工作，对工作环境和硬件设施进行研判和分析，以最饱满的状态完成每项工作。

（一）转变思想观念，与时俱进。

教学秘书要适应“互联网+”带来的观念改变，而不能局限于技术的更新。“互联网+”意味着融合、分享、改造和提升，在原有的工作模式中融入新的技术和处理能力。在信息发达的今天，如果不突破传统观念，就不能提高主动学习互联网技术的热情，不能通过连接、交互、协作提高工作效率。互联网时代，高校教学秘书要与时俱进，深入理解掌握高校的各个组织机构业务，协助推动优化组织机构流程，改进传统工作模式，以适应新时代高校发展的需要。

（二）培养创新意识，推动“互联网+教育”的发展。

教学秘书在教学管理部门的领导下开展工作，要求重效率、讲质量。因此，教学秘书要用互联网思维工作，带动师生使用互联网工作的意识，在工作中营造“互联网+教育”的工作氛围，促使教师主动学习互联网技术，掌握新的工作技能，将新方法、新技能应用于课堂教学，将新媒体技术手段应用于教育管理工作。教学秘书要善于在常规的教学管理工作中发现新问题和处理办法，能够借助互联网技术下的各种教育管理系统灵活开展工作，使新方法和新技能在实际工作中发挥实效，做好领导的助手，提高工作效率。

（三）提高差异化服务水平，顺利完成各项工作。

教学秘书在日常工作中要面对不同的群体，提高差异化服务水平。高校秘书差异化服务指的是高校秘书工作者在面对不同的师生或者领导时，应有针对性地提供个性化差异化的服务，以满足不同的需要，树立在本学院乃至教育行业的独特性[3]（46）。这就要求教学秘书有高尚的职业素养、服务意识和良好的心态。在工作中有效利用互联网手段，用智能化服务使工作打破时间和空间的限制，实现数据的跨地域使用，提高沟通和协调效率和质量，能在不同的工作角色之间切换，营造积极向上的工作氛围，顺利完成各项工作。

（四）熟练掌握智能化办公技术，强化处理各种故障的能力。

教学秘书一直是集管理者、服务者和联络者于一体的工作人员，必然离不开电子设备等工具开展工作。随着高校的不断创新发展，基于互联网的各种信息化技术推陈出新。因此，为了更好地开展工作，教学秘书必须熟练掌握各种办公设备及软件使用，了解和利用好各种移动互联终端，最大限度地利用现有的工作条件。

1.教学秘书必须具备丰富的网络知识，主动研究各种网络设备的使用，要对网络搭建、网络运行、网络运用等基础知识有更加深入的学习和研究，能够熟练运用、调试网络设备，快速排除网络运行故障，使这些基础的办公条件能够为工作有序进行提供保障。要做好日常办公设备和办公软件的维护工作，使电脑的环境和存储设备一直处于良好的工作状态。

2.学会运用各种办公软件。由于信息技术的飞速更新，各种办公软件不断推出新版本，操作起来更加人性化，满足不同用户的需求。教学秘书要不断学习新的办公软件操作，例如熟悉OA系统在日常行政管理事务中的处理流程，比如会议室及车辆申请，各种审批文件的流转等。

3.学会日常文件的存储、归档和更新工作。首先，要学会电子文件的管理。根据文档的归属范围，对于教师、学生、考试等不同领域在存储日期和存储份数上都要有明确标识，确保电子文件的归属质量和存储空间的安全、有效。其次，做好纸质文件的保存，按照学期、类型及重要程度归类存放、分柜保存。最后，做好各种文件的保密和维护工作，确保存档文件安全可靠，并能永久地处于可提取和可利用的有效状态。

（五）认真学习有关教学的方针政策，增强信息分析和处理能力。

教学秘书首要工作是处理各种信息，完成上传下达，快速落实。因此，教学秘书首先要第一时间学习接收的信息，领悟政策要求，迅速分析，向领导、师生做出准确的传达。对于工作中出现的问题，要依托网络交流平台，及时联系和解决相关问题，做好后续的落实和收尾工作。要建立以互联网为基础的协调和交流机制，通过群消息等方式快速构建起整项工作的参与团队，使团队成员做到目标一致、齐心协力完成工作。其次，教学秘书是部门领导的助手，在接收大量信息时，要有分辨是非的能力，不虚传、不造谣，实事求是、去伪存真，利用大数据、信息统计等技能筛选有价值信息。

（六）增强网络空间安全意识，营造和谐的网络办公环境。

教学秘书工作连接师生，要做好与各个职能部门工作的有效衔接，互联网时代各种信息五彩斑斓，要增强网络空间安全意识。对个人所处的网络空间有一定的认知，能够分辨网络和现实的区别与联系，利用互联网的优势提高工作效率。从“我”做起，遵守职业道德，积极弘扬社会主义核心价值观，在网络实践中教育、提高自己，坚信科学，坚定正确的立场。要增强判断、分析等综合能力应对网络不安全因素，推动形成和谐的网络辦公环境。善于学习和筛选互联网中有意义的信息，使其能够积极指导我们的工作和生活，充分享受“互联网+”时代带来的幸福体验。

“互联网+”时代的到来打破了传统的教学管理瓶颈，信息技术的广泛应用使教学管理及教学资源实现变革。作为教学管理队伍的重要成员，教学秘书应紧跟现代教育思想，积极在丰富的互联网信息技术方面学习新技能，适应“互联网+”时代教学管理工作的新要求，积极创新，在繁忙的工作中锻炼自我，提高服务本领，为推动新形势下高校的高质量发展做出贡献。

参考文献：

[1]雷萌.关于“互联网+”的数据库技术及与应用教学模式实践探索[J].当代教育实践与教学研究，2020（13）.

[2]高凤娥.“双一流”建设环境下高校教学秘书如何提高服务水平[J].教育教学论坛，2020（22）.

[3]余芳.互联网+时代高校秘书工作专业化技能发展策略探究[J].电子信息，2017（25）.