现代仓储管理理念在大学生档案管理中的运用

文/赖丹香

大学生档案是用人单位快速了解其是否适合工作岗位需求的重要参考资料，也是学生个人成长轨迹的重要证明[1]，高校需要妥善保管详细记录。一旦出现内容缺少或丢失，补办手续较为复杂且会对其今后的就业产生较为严重的影响。由于高校每年入学的人数较多、专业分布不同、需要对个人档案进行不断完善等因素，使得高校在管理学生档案上的工作量较为繁重，需引入科学的指导理念、先进的信息化技术手段、科学设计管理步骤来提高工作效率，减轻档案管理人员的负担。现代仓储管理理念经过运输业、物流业的检验，反馈较好，将其运用于高校学生档案的管理中，可以满足现阶段发展对高校档案管理工作提出的新要求。

一、现代仓储管理在大学生档案管理中运用的可行性分析

（一）仓储管理理念与学生档案管理概述

仓储管理是基于物流业发展而诞生的管理科目，内涵是对仓库内部的物资按照仓库的结构、物资的特性等参考依据进行妥善管理和收纳[2]；是仓储人员为了提高货物调配效率、加大风险控制、压缩成本等目的而进行的有计划的协调管理过程[3]。具体步骤包括物资获取、仓库内部管理、仓储流程设计、仓储作业流程、保管条件控制、风险因素评测、货物及场地安全管理等[4]工作。

大学生档案管理指的是对学生从入学至今的所有资料予以整理和不断填充的过程，以保证其今后的政审、招工单位查询等过程的顺利实施。不同高校有不同的管理办法，如有的高校会按照入学时间将一届的学生根据专业予以统一管理，有的高校会细分到具体的班级，以便填充资料和进行档案的调动等工作。

（二）可行性分析

仓储工作的进行主要是围绕物资的保管活动而开展的，从物资入库为起点，到按照各种标准将其保管直至运送出去为终点的全过程[5]，简化流程即：入库—保管—出库这三个步骤。按照工作性质和具体内容又可划分为：物质检验与审核、物质保管与保养、物质装载与卸运、具体产品的包装、整装发送等[6]。仓储系统的输入可看成是要存储的商品入库，系统的输出可看成是仓库保存的商品发出。与大学生管理工作相比对来看，不难发现，高校的学生档案管理室在存储这一性质上与仓库十分类似，其整个工作流程也包含了档案归入、整理及传递发出这三个步骤，与仓储工作流程十分类似。较大的区别是服务对象不同，高校档案管理室服务的是学生、高校管理者及学生就业所涉及的就业单位，而仓储管理服务的是各种有储存需求的客户。但是究其本质还是相通的。

现代仓储管理运用于大学生档案管理中的可行性可以细化为以下具体步骤。

1.档案入库。高校新入学学生，可自行携带其高中阶段的个人档案，包含个人学籍材料、团员组织关系等[7]到高校新生报到处交由专门的管理老师；也可由高中学校的档案管理人员将所需资料打包完成后直接转交至高校接收部门。在完成接收、登记和核对工作后，方可进入高校档案管理室分类放置。

2.档案保管。高校学生在进入校园学习后，会产生这一阶段的个人信息档案，包含学业成绩、奖惩文件、学籍资料、党团关系证明资料、体检信息、社会实践活动资料等个人档案资料[8]，由专门的管理人员对这些材料进行核对后，与其高中阶段的资料一起保管。

3.档案出库。高校学生在完成学业教育后开始着手实习或就业时，档案管理人员要对其档案资料进行与整理和转寄相关的工作。转寄工作又可细分为：暂缓就业、报到证、读研等类型。

从这一角度来看，将现代仓储管理理念引入到大学生档案管理工作中具有较高的可行性。

二、现阶段大学生档案管理中存在的问题

（一）信息化先进技术有待引进

随着国家鼓励高等教育的普遍推行、高校扩大招生数量等因素，使得接受高等教育的大学生人数逐年增多，为高校档案管理工作带来新的挑战，原有的旧模式已无法满足就业去向的多元化发展及档案在转寄方面出现新类型。目前，大学生档案管理工作主要依靠管理人员的手动及较为落后的信息技术来完成，存在工作量大、人员较少、重复步骤多、出错率高等问题。具体体现在：其一，缺乏专业化的档案管理软件，增大了计算机存储的负担；其二，无现代化的实时端口为学生提供档案转寄进度的查阅服务，需依靠人工值班来解决这一需求。

（二）管理不匹配实际需要

大学生在高校阶段生成的档案信息主要来源于党委组织部、教务处等部门，由负责该生的辅导员予以收集和转交。整个流程看似简单，但在实际操作过程中，存在着部门之间缺乏协调性，导致许多信息传递与接收的及时性差、审核过慢，延误学生档案的最终转寄工作。大多数学校为了提高效率，并没有从提高信息化水平和优化管理步骤入手，而是采取了扩大管理的人工数量这一保守做法，如将一部分工作分担给勤工俭学或勤工助学的学生身上，由于不够熟练、人员的流动性较大等因素，导致整个管理水平参差不齐、不能完全匹配实际需求。

（三）存在资源上的浪费

由于缺乏信息技术辅助，使得高校档案的重复审核次数较多，造成了时间、人力等方面的浪费。具体体现在：其一，在学生档案入库前，需要各院系对招收的学生档案进行第一遍核实，转交至档案室时还需进行第二遍核实，确认无遗漏，在档案室实施入库工作时，还需对其进行第三遍核实；其二，一般高校档案室的管理工作是严格按照学号进行的，一旦一个学生的档案出现了错误，就会造成后续管理工作的失序，需重新进行管理和分类。

三、大学生档案管理优化措施

（一）引进先进信息化技术

大数据、云计算背景下，高校档案管理需要这些新技术的支持，构建更为现代的信息管理系统，实现多部门联动内部网络化办公，提高信息传递的效率和信息保存的安全性。具体为：其一，该系统需要支持信息的备份、存储、即时传递等功能；其二，细分系统用户类型，设计专门的部门访问界面，使信息呈现更有针对性，如学生端口可以查询档案归入信息、教务处支持直接信息与材料的提交、档案处可对信息进行整合与分类等；其三，实现信息的导入与导出一体化，避免手动输入带来的巨大工作量。

在构建现代化档案信息管理系统的同时，也需要培养配套的实施人才，才能使其在工作中发挥最大的效用。一是对已入职的员工定期开展信息技术培训课程，可以由本院计算机系的教师实施培训也可外聘专业化的技术人才实施培训，最好设计并印发相关操作手册，方便管理人员随时学习；二是引入现代化信息技术人才，扩充档案管理人员队伍；三是对于勤工俭学或勤工助学的学生予以岗前培训，即使其技能得到了提升，又能从整体上提高高校档案管理的水平。

（二）优化管理流程

现代化仓储管理理念中，将入库—保管—出库这三个步骤形成有机的联动，并制定了相关工作的流程标准，确保每一步骤实施的稳定性，而不是依靠不同部门工作人员的意志、责任心等主观条件。运用到大学生档案的管理工作中也是如此，各部门需要制定符合部门特色和工作性质的规章制度，保证学生信息传递与接收的及时性，避免工作内容上的重复和工作人员水平上的不平衡性。如分别规定学生档案信息的收集、转交、审核时间；细化各部门交接档案信息工作的流程，使其向着科学、高效的方向进行。

（三）加强档案管理的成本控制避免重复性

加强大学生档案管理的成本控制需要从多角度同时进行：一是需要增加各部门交接工作时的配合度，提高人员的责任意识，避免出现拖沓、相互推卸的情况，这一任务主要依靠引入仓储管理中分类管理的思想，如建立ABC分类法，集学生档案材料的日常收集、定期归理与审查、最终转寄为一体，建立责任追究制度，拒绝返工；二是实现云端存储、 硬件存储和纸质存储等多方存储手段为一体，对学生档案信息进行审核与录入后，即时上传到云端和保存原件，以降低存储的费用。

四、结语

大学生档案管理是高校管理的重要组成部门，也是其综合管理水平的体现。提高大学生档案管理部门的工作效率，对其他部门的管理工作也有借鉴和参考意义。在档案管理工作中引入现代仓储管理理念，既能满足现代就业模式的新需求和高校扩招的新趋势，又能避免出现工作内容上的重复提高工作效率，值得在我国高校档案管理工作中普遍推广，帮助高校档案管理人员逐步实现高校档案管理工作的现代化。