大数据环境下高校图书馆档案管理的优化策略

【摘要】信息化环境下，随着高校图书馆档案数量的不断增加，圖书馆档案管理成为促进高校发展的重要手段。无论是高校还是受众，都对高校图书馆的档案管理能力提出了更高的要求。如何运用信息化技术提升图书馆的档案管理水平，成为诸多高校、学者关注的内容。文章以大数据环境为背景，在分析高校图书馆档案管理数字化重要性的基础上，指出我国高校图书馆档案管理工作中普遍存在的问题，并提出相应的优化策略，以为我国高校图书馆档案管理工作提供可借鉴的理论经验。

【关  键  词】大数据环境;高校图书馆;档案管理

【作者单位】徐冰，黄河交通学院。

【中图分类号】G258.6;G270.7 【文献标识码】A 【DOI】10.16491/j.cnki.cn45-1216/g2.2021.05.023

一、高校图书馆档案管理数字化的重要意义

虽然我国没有针对高校图书馆出台专门的档案管理政策，但在《高等学校档案管理办法》中对图书馆档案管理提出了相应指导。《高等学校档案管理办法》第一章总则中第三条提出：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”信息化时代，数字技术和互联网技术已成为广泛应用于各大领域的重要技术，图书馆领域也不例外。图书馆档案作为记录高校图书馆各个阶段工作和发展轨迹的原始记录，推动档案管理数字化不仅能够提升图书馆工作效率，为图书馆建设发展提供参考依据，还可通过高校图书馆之间的档案信息资源共享，提升高校的教学水平和科研水准[1]。

首先，档案管理数字化可以实现图书馆从纸质档案到数字档案的跨越。图书馆工作人员可在多媒体设备上整理并查阅档案资料，不仅节省了图书馆的存储空间，也使档案管理工作从单一的收集、整理、保存走向更深层次的信息服务 [1]。

其次，档案作为记录图书馆发展的重要资料，对于还原图书馆发展历程和推动图书馆未来建设具有重要意义。历届图书馆管理者可通过对档案资料的分析完善图书馆的发展方向，而档案管理数字化无疑将推动这一工作高效完成[2]。

再次，高校学生作为图书馆的直接受众，推进档案管理数字化对辅助学生学习意义重大。如对借阅档案和进书档案信息进行统计，可以帮助图书馆了解学生的借阅需求，在分析图书馆现有图书馆藏资源的基础上，根据学生需求有针对性地购入图书。

最后，图书馆档案管理数字化可通过分析借阅档案、搜索记录了解教师需求，为科研工作和教学工作提供帮助，实现高校之间的资源链接和信息共享，从而提升高校的教学和科研水准[3]。

二、我国高校图书馆档案管理工作中存在的问题

随着时代的发展与技术的完善，我国高校图书馆档案管理工作逐步完善，但仍存在以下问题。

1.对档案工作不够重视

对档案管理工作不够重视是我国很多高校图书馆的通病，不仅学校对档案管理工作不够重视，工作人员也缺乏专业的管理意识和相关知识。

首先，很多高校图书馆在成立之初并没有设立专门的档案管理室，各部门档案均由部门自行保管，而部门事务繁杂、资料众多，若图书馆搬迁、扩建便有档案丢失的情况发生。而纸质档案一旦丢失便难以找回，档案的完整性和延续性遭到破坏。如石河子大学图书馆历经多次扩建，2017年才组建档案室，有了专门的档案存放点。但由于档案柜比较少，仍有大量档案无处存放，且与馆刊编辑共用一个办公室，导致档案资料混乱、容易丢失。

其次，档案管理人员缺乏专业的管理意识和知识，不少高校的档案管理人员是从其他岗位临时抽调过来的，而非专业管理人员，因此档案的收集、整理、分类和归档并不科学，加之人员流动性大，导致资料混乱甚至遗失。如石河子大学图书馆档案室成立后，并没有聘请专门的档案管理人员，而是临时从其他岗位抽调一名工作人员负责管理档案;河南理工大学早期也没有专门的档案管理人员，而且人员更换频繁。由于不少高校对档案管理工作的重要性缺乏认识，导致档案管理工作难以实现突破性进展[1]。

2.数字化建设速度缓慢

数字化建设速度缓慢也是高校图书馆档案管理工作中存在的普遍问题，导致档案管理模式传统化和低价值化。档案管理工作一般要经过存档、加密、分类，最后通过管理软件对档案信息进行统计分析并得出结论，从而为图书采购、科研和教学工作提供有价值的数据参考，大数据时代档案管理的价值也在于此。然而，目前高校的档案管理模式仍过于简单，档案管理工作只是从纸质化向电子化的转换，缺乏对档案信息的分类、分析和整理。建设数据库不仅可以提升工作效率，还可以在档案的实际使用中再次管理，提高档案的附加价值。而传统的管理模式下，高校图书馆对数据库缺乏有效利用，没有以需求为导向对档案进行管理，难以发挥图书馆所储存档案的真正价值，导致档案管理的低价值化[4]。

3.重存档轻采集和共享

图书馆档案的整理要经历采集、存档和分析等环节，数据采集作为档案管理工作的第一环节是非常重要的，档案采集工作的扎实与否决定了档案分析的价值。大数据环境下，高校图书馆应根据不同领域对档案的需求进行综合评估，有针对性地进行档案采集工作，为档案分析提供充足的材料。

目前，高校图书馆普遍存在轻采集重存档的现象，即过于重视档案资料的整理存档，而对档案采集前的准备工作和档案采集工作不够重视。大数据环境下，数据不存在唯一指向，即相似的数据对多领域皆具备参考价值，因此分类的方法和标准非常重要，会逆向影响数据的采集和分析。但目前高校图书馆普遍存在重存档结果、轻分类思路问题，导致数据采集工作难以高效进行，数据分析结果参考价值有限[5]。同时，我国高校图书馆仍普遍通过馆际互借和文献传输进行数据共享，缺乏相应的档案数据管理平台。即便部分高校建立了管理平台，却因各校数据平台兼容性差等诸多问题难以实现有效沟通，导致档案的使用率并不高，各高校档案数据仍处于校内封闭式流通状态，对其他高校的参考价值有限[4]。

三、高校图书馆档案管理的优化策略

高校图书馆档案管理工作對完善教学学习、培养高素质人才有着非常重要的作用，利用技术优势优化档案管理工作是大数据背景下的发展趋势。

1.重视档案管理工作，设立图书馆专职档案管理岗位

优化图书馆档案管理要从理念源头抓起，才能从根源上解决问题，推动档案管理的数字化和专业化。因此，优化图书馆档案管理工作的第一步就是给予相应的重视，引进前沿的管理理念组建专业的管理团队。一是引进前沿的管理理念，改掉轻采集重存档的传统理念，按照具体的档案需求制定完备的数据收集体系、高效的管理体系和科学的评价体系。二是依据馆内实际情况建立档案管理专职机构，招聘专业人员组建专业的档案管理团队，负责校内教学所需档案的数据收集工作和全馆各部门档案的日常管理工作。三是加强对工作人员的培训，邀请专家对工作人员进行理论知识及实操技能的培训，提升工作人员的理论素养及实操技能。

随着信息化的普及，各高校图书馆逐渐重视图书馆的档案管理工作，完善档案管理系统。如河南牧业经济学院图书馆2017年建立了完备的电子档案管理系统，由档案管理人员负责操作和维护整个图书馆的档案系统，包括图书馆文件档案、用户信息档案、信息资源档案、信息评价体系和信息利用数据系统中的数据收集、整理、录入和上传，并为阅览部负责人、参考咨询部负责人、技术信息部负责人和采编部负责人开设相应权限，使相关部门的负责人有权调取与部门相关的数据，然后根据数据信息调整工作、完善服务。所有的工作都应由图书馆负责人和流通部负责人双重监督把关，以保障整个档案管理工作的有序进行。如河南牧业经济学院图书馆非常注重通过数据采集挖掘师生的图书资料需求，为学生学习和教学工作提供丰富的数据参考，为校园文化的繁荣发展助力[6]。

2.引进现代化信息技术，加速图书馆电子化进程

大数据环境下，引入现代化信息技术是优化高校图书馆档案管理策略的必要环节。只有以技术推动图书馆电子化进程，才能有效提升档案管理工作的效率和质量。引进现代化信息技术包括引进大数据技术和构建高校图书馆数据库等。

首先，大数据技术可以弥补传统媒体时代轻采集重存档的缺失，在忽略档案价值高低的前提下充分采集数据，保证档案原始数据信息的完整性。在传统媒体时代，所有的数据采集工作都需要人工完成。由于档案数据采集困难较大，因此不可避免地造成轻采集重存档的问题，即便是号召档案管理人员有针对性地采集高价值信息，也仍存在原始数据匮乏、数据分析结果不够客观等问题。而大数据技术的引进不仅可以提升档案信息的丰富性和真实性，还可以帮助档案管理人员进行数据分类、存储、分析、查漏补缺，持续完善图书馆档案信息[4]。

其次，构建现代化的高校图书馆数据库是信息化背景下的必然趋势，可以提升档案管理和使用的效率。其一，高校图书馆档案数据库的建立应遵循安全、稳定、规范、高效等原则，在与高校图书馆实际情况相结合的前提下，以改善档案信息收集、整理和查询为根本目的进行数据库的构建。其二，高校图书馆要构建科学合理的目录数据库，根据图书馆实际情况按照行政管理、人事、业务、综合档案等类别进行合理划分，以提高师生查询、使用信息的便利性。其三，高校图书馆档案数据库要对系统功能和读者相应权限进行设定，如自动记录、不限次数查询、自动归档等功能，对机密档案进行加密设置、权限设置以及对原始数据改动等加以限制。其四，高校图书馆要在馆内推行多级管理制度，按照档案级别进行分级查阅，以保证档案管理的有序性和规范化[7]。

3.构建档案管理监管机制，加强信息保护

虽然将现代化信息技术引入图书馆档案管理工作可以提升工作的质量和效率，但同时也将整个档案数据库置于开放、多元的信息环境下，使数据库面临一定的安全隐患。因此，高校图书馆在构建档案数据库时要完善档案信息管理系统，加强信息安全保障。一是尝试与大数据技术机构及企业展开合作，在专业技术人员的帮助下引进信息安全系统，充分发挥大数据优势。二是建立完善的档案管理安全监管机制，实施档案信息数据准入制度，加强对档案数据的保护力度，针对不同层级人员设置相应的登录查询权限，在有效利用档案信息的同时加强信息保护[8]。三是针对档案的重要程度和保密层级采取不同程度的保密措施，如普通业务档案信息保存在图书馆中心机房，保密性强的党政信息档案可利用云储存技术保存在单独服务器中，并通过启用系统加密、自动归档、禁止修改删除等系统功能避免档案被人为泄露和篡改[9]。

4.实现“双套制”和“单套制”档案管理模式的互动创新

大数据背景下，“双套制”档案管理模式可以实现同一份档案的电子信息与纸质档案共同存储、双效利用，让纸质档案和电子档案相辅相成，在保证档案完整性的同时，使档案管理工作更加科学有序。“双套制”管理模式虽有其优势，但近年来对该管理模式的强制要求反而使其僵化，暴露出许多弊端。如电子档案只是作为纸质档案副本的形式存在，并没有真正开发利用，而电子文档作为档案时也必须同时纸质化。强制性的“双套制”不仅没有发挥其作用，反而增加了许多不必要的工作。

因此，图书馆档案管理工作应从实际出发，灵活选择“双套制”或“单套制”管理模式，实现两种管理模式的互动创新[10]。一是按照文件的不同类别将档案进行不同体系归档，并根据档案的实际需要进行纸质档案或电子档案存档。二是按照档案价值的高低进行针对性管理，价值高的档案在档案管理系统中归档时，要进行纸质文件备份。三是递交的档案要先在档案管理系统中进行归档，然后再打印成纸质档案递交，做好纸质备份工作[11]。

|参考文献|

[1]昌韬. 高校档案管理的网络化与数字化[J]. 桂林师范高等专科学校学报，2012（1）：146-148.

[2]杨莎莎. 高校图书馆档案管理问题探究——以石河子大学图书馆为例[J]. 课程教育研究，2019（13）：23-24.

[3]何丽. 探析高校图书馆档案的数字化建设和发展[J]. 科技展望，2016（7）：247.

[4]郝红梅. 大数据背景下的高校图书馆档案管理策略思考[J]. 营销界，2020（37）：48-49.

[5]杨似海，闫其春. 大数据背景下的高校图书馆档案管理策略研究[J]. 四川图书馆学报，2016（4）：35-38.

[6]张晓凤. 高校图书馆电子档案管理体系的建立及分析——以河南牧业经济学院图书馆为例[J]. 内蒙古科技与经济，2017（17）：115-116+119.

[7]张玲. 数字化视角下优化高校图书馆档案管理的策略[J]. 黑龙江档案，2019（4）：58.

[8]姚小菊. 大数据背景下高校图书馆档案管理与改革途径[J]. 湖北开放职业学院学报，2020（14）：98-99.

[9]李丽丽. 高校图书馆档案管理模式优化策略探究[J]. 办公室业务，2020（21）：174-176.

[10]苏焕宁，陈永生. 从强制“双套制”到任意“单套制”——电子文件归档中理想和现实的互动与创新[J]. 档案学通讯，2020（4）：71-78.

[11]李超. 高校图书馆档案管理工作创新研究[J]. 黄河·黄土·黄种人，2020（11）：43-44.