信息化时代创新档案管理服务模式探究

郎 平 王东华 杨丰霞

（1.郓城县档案馆，山东 菏泽 274700；2.郓城县房屋征收补偿服务中心，山东 菏泽 274700）

随着我国不断发展，企业、学校、机关单位的档案数量不断增多。信息化时代应当抓住机遇，有效运用信息技术构建安全的人事信息体系。信息化是一个时代发展的必然趋势，它关系到与人们生活息息相关的新技术和新产品，也必然带来前所未有的变化和档案管理问题，档案管理无可避免会受到信息化和数据采集时代新趋势的影响。本文将探究信息化时代创新档案管理服务模式。

1 信息化时代创新档案管理服务模式的意义

1.1 方便查阅

传统的文档档案资料密度高、数量丰富，并且存储时散落、分布范围大，非常不利于查找文档。而信息化时代档案数量飞速增长，海量的数量必须在整齐程度上远远高于传统文档，在有需要调阅查找文档时快捷准确便可查询。创新档案管理模式在档案管理工作中增强了工作效率，提高工作质量，并且在一定程度上为档案工作人员减负。

1.2 灵活管理

机关、团体与企业单位是人员更迭换代最频繁的场所之一，在工作人员升职、降职、离职、退休等事情中，会产生海量的资料与档案需要管理，并且有特殊情况时需要随时查找档案资料。使用传统文档可能出现文档丢失、错乱的情况。创新档案管理模式可以在当下进行快速查找，提高办事效率。并且在每年的人员调动、新人入职时可迅速准确调整档案，减少不必要的工作量，可以为档案管理工作人员省下更多的时间为部门做贡献。

1.3 信息同步化

信息化时代各方面发展日渐增长，机关、团体与单位的各种信息多变性较高，想要所有的人员档案跟着大团体同步变化是很繁琐的事情。创新档案管理模式可以实现信息一体化管理，使这些庞大的档案资料与档案所在单位信息同步化，真正做到一台机器解决所有问题。

1.4 节约资源

信息化时代下，创新电子文档的应用慢慢取代传统的纸质化文档与档案资料，纸质化的档案不仅数量巨大、难以整理，并且极易丢失，在每次更新资料时更是需要丰厚的纸张资源来支撑，成本高、易浪费。文档一体化修改方便，无需纸张，利用在学校与企业中都节约了大量资源、省下了不少资金，避免铺张浪费。

1.5 有效应对巨量档案

随着我国不断发展，久而久之档案资料越来越多，尤其是当今时代人们对档案重要性的认识越来越高，对档案积累的重视程度越来越高，这增加了档案的存储量和管理员的工作量。创新电子档案使档案管理更加快捷、方便。它的优点与使用价值越发明显，是管理现代化的新潮流趋势。

2 信息化时代创新档案管理服务模式出现的问题

2.1 缺乏科学管理意识

在信息化时代下创新的电子档案管理过程中，档案管理人员在此过程中起到重要的作用非常重要。首先，管理者必须以科学的管理原则为基础，保持档案及存档，以满足不同人员的查阅需要，为人员提供高素质的搜寻服务与完整的存档信息。然而在某些情况下，档案管理员意识到存在错误和技术缺陷时，这不仅会降低搜索服务的质量，但也剥夺了他们在信息化时代满足发展需求的能力，更重要的是一些文书档案资源不宜广泛使用。

2.2 缺乏专业的管理人员

缺乏档案管理专业人才也是管理中的主要问题之一，电子档案初期使用阶段，平时的档案管理工作者可能并不能流利地操作好电子档案管理模式。有必要配备专业的计算机人士，广泛的信息化时代背景下的档案管理也需要一定的技术水平。部分单位没有专门的档案检查控制机制，管理员的档案保护意识也较为淡薄，导致管理不当、档案外泄等，影响人员未来发展，使文书档案管理工作无序且拖沓，违背了信息化时代创新管理档案的初衷。

2.3 档案存放机器的安全性

信息化时代带来的便捷是丰盛的，同时有利也有弊，信息化背景下电子档案需要计算机来支撑，但无法保证存放档案的机器百分百安全，要预知到计算机有可能产生病毒，导致文件缺失、损坏，安全性仍然有待考究。因此，想要在文书档案管理资料中利用大数据技术，必须要重视起档案存放机器的病毒问题。

3 信息化时代创新档案管理服务模式探究方法

3.1 加强标准建设

信息化时代电子档案管理是一项规模大、难度大的工程，首先，需要有一个基于愿景的长期计划。除了管理时期，在平日也要积极宣传电子文档的管理体制，逐渐替换传统的纸质档案，为后续工作打下基础。接着制定标准，明确目标，管理人员必须对每种电子政务的规则和要求了如指掌，明确每类电子文件档案的保存时限和规则，明确具体的管理要求。必须确保每一份有价值的文件都能按规定的顺序完整地收集、整理和归档。最后明确，文件档案管理需要每个档案人员的共同努力，每个部门都必须参与文件归档，根据需要，逐步形成部门协作模式。电子档案最大的优点之一是存储安全，电子档案归档方便，存储方便快捷，免去了纸质档案占用面积的问题。因此，电子档案具有许多优点和便捷，但要真正发挥电子档案的作用，更重要的是要使人员能够以不同的标准查阅电子档案，达到高标准，必须做到理性、有条理、有秩序，这是信息化时代创新档案管理模式的目标之一。

3.2 留住人才，设立人才激励制度

在信息化时代，人才的地位越来越重，特别是在档案管理领域，经常出现人员干劲不足、人才类型过于单一，必须加大力度引进人才，扩充人才队伍。想要留住人才，首先要对其尊重，重视其劳动成果并鼓励，继续寻找新技术，解决信息化档案管理中出现的新问题。档案管理工作难免枯燥乏味，难以引起兴趣，需要提高员工的工作热情与积极性，建立激励机制，将质量特征与数量指标结合起来，建立健全制度化和规范化奖励，如业绩考核的基础是对人才的质量评估，对工作人员的高效利用，强调工作人员发挥和提高的能力，不仅可以激发其对工作上业绩的竞争精神，也可以培养和利用人才，充分发挥出人才的内在潜力，这将提高档案工作的整体质量，重点发展和加强管理人员的能力，还可以用评职称的方式来激励管理人员奋发向上，用此方法发现人才、培养人才并留住人才，在一定程度上实现双赢，确保档案部门的发展一直是前进状态，不是停滞不前。充分调动积极性，营造良好的工作氛围，员工在轻松愉快的环境中完成任务。确保不浪费每位优秀人才的能力，使其找到适合自己的岗位，才能最大限度发挥作用。同时为避免因一些工作者不愿接受新兴方式的档案管理，需要向传统的档案管理工作者科普电子文档管理的重要性以及对工作者自身的好处。提高思想认知是实现创新档案管理的前提基础与重要条件。

3.3 加强档案管理人员培训

一些档案管理人员由于专业水平不够，管理能力不足，要避免这一问题影响工作效率，需要在上岗前进行培训，在一定程度上可以保证工作人员有足够的基础管理能力。单位可以根据文化的规模和水平进行短期或定期的培训，培训结束后，管理人员必须通过认证与考核再接手工作。要按照创新的电子档案的要求来看待任何文书档案，并建立一个有机的档案管理部门与管理机制，有序的培训档案管理人员，将档案管理的私密性、重要性普及给管理人员，使管理人员有意识的保护文档，必要时也可以与管理人员签订合约。引进专业人才，为文书档案管理部门配备专业人士，电子档案管理的实现进程中，必须为系统软件开发人员、系统维护人员等提供必要的计算机专业人才，并且需要专业人士向工作者传授知识与经验，加强档案工作人员对工作的熟练程度与速度。

3.4 完善档案管理制度

建立利用信息技术管理档案的新模式。目前我国文书档案管理过程应灵活运用信息技术，逐步完善传统档案管理流程。首先，将传统的档案管理方法与更广泛的数据背景下的发展目标联系起来，摒弃传统观念，从传统管理方法中去除不必要的浪费，完善档案管理制度，并设立合理的奖罚制度。例如：注重档案资源的收集和处理，优化档案管理单位的内部配置。

3.5 定期检查计算机并备份文档

定期对计算机进行杀毒扫描工作，尽量避免在存放文档的计算机里下载安装不正规的软件工程，除管理档案或检查机器的专业人士外，避免他人接触机器。每日对电脑中的档案资料数据进行备份，同时也要备份到数据库中的数据，保证即使系统出了故障仍然可以找回档案。管理信息存储系统的安全和相关单位、部门的网络保障非常重要，管理者需要加强个人档案信息系统的安全性。为了及时进行病毒检测和信息验证，他们需要在文件信息的存储、备份和硬盘中进行严格的网络隔离和数据加密，搜索和传输文件信息，在建立有效防范黑客攻击的网络防火墙和定期监控网络环境方面，系统定期更新和维护，同时，对能够登录、查看、使用信息的个人，要加强权责监督，避免档案外泄。还可以建立档案风险评估制度，利用辅助工具或分析法定期评估档案风险，防患于未然。

3.6 更新观念加强档案馆信息化

作为主要基于电子文档、档案等非建设性数据管理的数字数据档案，档案馆不仅作为一个数据中心，而且不仅作为一个信息传播工具，还具有有序处理和综合管理的功能。因此，在信息化和数字化的过程中，为了使工作顺利进行，必须改变档案的呈现方式，让他们尽快适应档案数字化的进程，这让档案管理员走出了管理层的视野，克服部门间的局限性，此外，在各级管理优化过程中，考虑档案信息资源的不同要素，有利于优化提高可信度、完整性，档案信息资源的有效性和有序性，最终导致档案信息的整合和用户需求的满足。

4 结束语

总而言之，电子档案是在信息化时代背景下发展出的新型档案管理模式，用全面、科学的发展帮助文书档案管理海量资料，极大程度的提升了工作效率。从全局出发，使日后的档案快速查阅、替换、更新等管理工作事半功倍、快捷方便。电子文档推动档案工作人员的管理与时偕行，提高工作效率、确保工作质量。与此同时，信息化时代创造了更多的机遇，信息化时代的档案建设是为了抓住机遇，适应时代发展，加快信息化建设，整合档案资源和创新服务，在信息化时代下利用电子档案进行档案管理必然会带来更大的发展空间。