电子档案管理系统在公共资源交易领域的应用

杨凯杰

（山东省莱阳市档案馆，山东 莱阳 265200）

随着信息化的高速发展，电子档案管理系统已成为档案管理系统中的一种新模式。与传统的纸质档案管理系统相比，电子档案管理系统具有容量大、效率高、能耗低、更安全的显著优势，尤其针对档案管理压力巨大的公共资源交易领域来说，纸质档案库房存储面积有限，每年需对数十万卷新增的档案进行有效存放管理，亟需引入电子档案管理系统来缓解日益剧增的存储压力。

1 电子档案管理系统简介

电子档案管理系统，顾名思义是使用电脑管理电子文档数据的一套专业软件系统。2017年，国家档案局办公室印发了《电子档案管理系统基本功能规定》，该规定对电子档案管理系统的基本功能，包括系统总体要求、档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理八个方面提出了明确要求，是建设电子档案管理系统的重要依据。

2 公共资源交易领域电子化发展

近年来，随着电子化程度的不断提高，各地公共资源交易中心招投标活动所需的纸质档案越来越多地被电子档案所取代，远程评标、不见面开标等新业务模式也越来越普及。《电子招标投标办法》明确规定，资格预审文件、资格预审公告、招标文件、招标公告、投标邀请书、中标通知书、合同等数据电文，应当按照《中华人民共和国电子签名法》和招标文件的要求进行电子签名并进行电子存档。其目的就是为了深入推进公共资源交易领域招投标业务的电子化发展，一是提高时间效率，减少纸张浪费，优化当地营商环境，为投标企业节约资金和人力成本；二是有助于公共资源交易中心更好发挥监管职能，做到事前公告到位、事中监督有力、事后追溯便捷，使企业参与招投标的过程更加公开透明，既提高了交易效率又践行了交易公开的原则。同时，开评标过程中对招标人、代理机构、评标专家们的录音录像监控也是公共资源交易中心实现监管职能的重要依据。

公共资源交易领域的电子化发展带来了海量数据，那么如何存储好、管理好这些数据就成为公共资源交易中心需要面对的难题。2019年，国家发展改革委发布的《关于深化公共资源交易平台整合共享的指导意见》指出，要抓紧解决公共资源交易平台电子档案、技术规范、信息安全等问题。在公共资源交易领域中引入电子档案管理系统，正是解决这一问题的有效途径。

3 电子档案管理系统在公共资源交易领域中的应用

电子档案管理系统的主要功能是采集接收公共资源交易业务系统所产生的电子文档和数据，并对电子文档进行有效地存储和管理。

3.1 电子档案的接收和采集

首先，电子档案管理系统与公共资源交易业务系统之间需制定统一的数据标准，确保档案数据与业务系统数据做到无缝对接，提高档案数据来源的可靠性。其次，电子档案管理系统需事先设定目录结构，每次招投标活动结束后，业务系统根据目录结构自动将档案数据分类传输至电子档案管理系统，电子档案管理系统将自动检测档案内置目录结构中的元数据是否完整。一旦发现数据不完整，电子档案管理系统立刻提醒交易中心工作人员进行核查，同时系统还应具备手动上传功能，在特殊情况下工作人员可手动扫描纸质文档上传，以完善档案信息。为了保证电子档案数据的真实性和独立性，电子档案管理系统与公共资源交易业务系统是相互独立的，且数据流向只能由公共资源交易业务系统向电子档案管理系统传输，最大程度避免档案数据被修订篡改。

3.2 电子档案的存储和管理

《中华人民共和国招标投标法（修订草案公开征求意见稿）》规定：“招标档案的保存期限为自招标结束之日起至少十五年。招标档案可以用电子档案方式保存。”以长沙公共资源交易中心为例，每年监控数据就有50000GB(48.8T），如此大规模的电子交易数据是一般的存储方式无法容纳的，一般可采用企业级蓝光光盘刻录的存储方式进行电子档案的安全存储。安全存储过后的电子档案还需要进行有效管理，主要通过三方面进行：

1）电子档案案卷配置。系统提供文件目录配置功能，文件目录信息包括：目录名称、目录编号、其他信息。档案管理员能够进行文件目录的详细配置、文件目录的修改、删除、停用操作。详情配置通过选择文件目录，填写详情名称、详情编号、上级详情、详情排序、文件后缀限制、文件目录最大文件数量、单个文件最大大小、详细著录详细、其他详细后，完成文件目录详情的添加，并能为其新增子详情，进行修改、删除操作。

2）电子档案目录查询。系统提供档案全宗信息配置功能，档案全宗信息包括：全宗名称、全宗编号、责任者、全宗机构沿革、机构性质沿革、内设机构及主要职责档案基本情况、档案管理现状等信息，管理员新建全宗信息与档案案卷建立关联关系后，只需提供案卷目录名称或编号，使用人即可使用档案查询功能。

3）电子档案统计功能。系统能够自动记录电子档案的归档信息、借阅信息和下载信息，通过图表展示各类信息资源使用情况。

3.3 电子档案的查阅和调用

电子档案涉及公共资源交易参与各方的个体信息和相关商业机密，应当经过严格的审批方可对其进行查阅和调用。2019年4月25日，国家发展改革委办公厅印发的《公共资源交易平台服务标准（试行）》（发改办法规[2019]509号）指出，“应建立档案查询制度，依法依规提供档案查询功能。应做好档案查询记录，并确保档案的保密性、完整性。”根据公共资源交易中心人员的不同职能，电子档案管理系统可将交易中心用户分为两类：档案管理员和档案审核人。档案管理员主要负责对档案的日常管理，负责审查预归档申请、归档申请、借阅申请、销毁申请等操作流程，对归档信息进行确认和维护。档案审核人根据其实际权限对系统中的电子档案进行查阅，对重大事项进行审核，可通过统计报表能够对档案系统有直观地了解。

当有借阅人发起借阅申请，需填写借阅相关信息交档案管理员审查，再由档案管理员交档案审核人审核。档案管理员和档案审核人能够查看的光盘借阅信息包括：借阅人、单位名称、借阅内容、借阅用途、申请时间、审核状态、借阅状态。对于通过审批的借阅人，档案管理员将档案查看权限授予借阅人，被授权的借阅人可在被授权期间查阅被授权的档案信息。借阅授权到期后档案将会自动归还，自动归还的档案信息不允许档案借阅人继续查看。

电子档案可以修改而不留痕迹，可以修改一些标识文件原始凭证的关键信息。因此，原始电子文档证书必须在创建过程中随时进行数字签名、验证、验证和加密，以确保在传输和处理过程中不会出现错误。这样可以保证收到的电子文件的原创性、真实性和准确性，从而保证电子文件的法律地位。

在优化营商环境的大背景下，让数据“多跑路”、企业“少跑腿”是公共资源交易改革的方向，从简单的数据收集整理到复杂的数据分析归纳，如何充分挖掘公共资源领域大数据的潜在价值，将成为公共资源交易领域的下一个重点内容。

4 完善公共资源交易档案信息化管理体系

建议公共资源交易档案局根据公共资源交易档案管理的实际情况，制定详细、具体、规范、科学的电子档案管理规章制度，加快档案管理电子化、信息化进程，确保档案管理信息化的顺利实施。科学、规范、合理的公共资源交易档案管理系统为档案管理的电子化、信息化建设提供了有力的依据和保障。

公共资源交易管理可以参考其他省市制定的公共资源交易档案信息化(电子化)管理办法，结合宁夏实际情况，从档案形成、档案传递与归档、档案保管、档案利用与销毁、档案监督管理等方面进行制度规范。

5 “电子全过程”是实现公共资源电子档案管理的基础

目前，公共资源交易的电子平台还没有真正实现“全过程电子化”，一些业务环节仍然存在纸质文件。要实现电子文件管理，必须保证真正的“全过程电子化”。从公共资源交易业务：建筑工程、政府采购、土地交易、药品招标，业务环节多，流程复杂，交易方式多样。各种交易方式生成的数据是不同的，同一业务环节的数据是有变化的。对于各种交易方式和每个交易环节的每一个变化，都需要实时归档相应的电子文件。目前，公共资源交易平台的整合正在全国范围内进行，重点是“统一服务平台、统一系统规则、统一信息共享、统一专家资源”，项目招标、土地使用权和矿业权出让、国有产权交易、政府采购、药品招标等分散项目逐步划入公共资源交易平台，最终实现“平台外不交易”的目标。随着公共资源交易平台的整合，对公共资源交易项目的档案管理提出了新的要求。因为公共资源交易平台整合后，交易项目和类别会增多，档案会更广泛更大。作为标后监管的重要组成部分，档案管理必须适应这一变化。这个整合过程可以用来逐步搭建公共资源交易的电子平台，为电子招投标系统增加一个文件管理模块。

6 公共资源交易电子文件管理系统的功能

电子交易文件系统根据建设项目、政府采购、土地矿产交易、药品招聘等项目类型，将项目交易数据和音视频数据按项目进行分类，交易完成后，从项目录入、时间地点安排、公告发布、标段信息、投标登记、保证金缴纳、开标评标、中标公示到保证金退还等交易流程，自动生成、编号、分类、存储、排序、归档。同时，系统与公共资源交易业务系统无缝对接，支持系统用户模糊查询和在线搜索，实现档案信息全过程的高效管理。充分实现公共资源交易全过程，永久保存记录，彻底解决传统纸质档案归档困难、数量大、检索效率低、保存成本高的问题，为政府监管提供数据支持，为市场主体提供便捷服务。各方共同努力，推动公共资源交易档案电子化管理的实现，离不开当地交易机构的重视和推动，也离不开市场相关领域信息服务提供者的帮助。建议尽快申请资金建设公共资源交易电子档案管理系统，同时考察其他地方已建立的电子档案系统，以资借鉴

简而言之，电子文档的独特性给归档带来了新的挑战。选择正确的归档方法，建立有效的归档系统，有助于电子文件的归档。优秀的文档管理人员应该具有较高的专业素质和业务素质，以应对文档管理和使用中的许多变化问题。目前，县级以上的文档信息管理已经实现，市、市政府正在逐步转向文档管理信息管理。档案管理的现代化和档案的数字化应用是档案建设的必然趋势，加强电子档案存储的标准化是加快办公信息系统基础设施建设的关键工作。