“五位一体”机制在电网建设项目档案管理的应用探索

李春芳

（国网甘肃省电力公司定西供电公司，甘肃 定西 743000）

近年来随着社会的发展和进步，电网建设项目的数量也在不断的增多，形成的档案数量也随之增多，档案管理的地位和作用也更加突出。但是从电网建设项目档案管理的实际情况来看，其中还存在一定的问题，档案管理工作的效率、水平有待提升，也无法为电网建设项目提供有效的档案依据，给电网建设也带来了一定的阻碍。为了改善电网建设档案管理的现状，加强五位一体机制的有效应用是十分有必要的，是提升档案管理水平和效率的有效举措。

1 电网建设项目管理的重要性

电网建设项目档案管理是我国电网建设项目中的重要内容，是对整个工程建设及管理过程的全面记录，对于电网建设项目的建设质量有着重要的保障作用。电网建设项目管理中包含着项目建设中存在的问题、规划、施工、费用等方面的内容，做好电网建设项目档案管理工作，对于不断的推进电网的集约化以及精细化管理有着重要作用，也是推进电网规范化建设以及促进电网建设事业发展的有效举措。

如今随着电网建设项目规模的扩大，档案管理也备受重视和关注。项目档案管理在工程验收阶段也是十分重要的，在后期维护、扩建以及改造等环节也同样发挥着重要的作用，是工程项目顺利进行的一大重要保证。

2 电网建设项目档案管理的现状

2.1 建档意识薄弱

目前我国电网建设在档案管理中，还存在着建档意识薄弱的问题，过度重视电网建设，缺乏档案意识。工程管理人员以及领导往往更加重视电网建设项目的立项、审批、施工以及质量管理，没有意识到建档工作的重视，导致很多电网建设项目竣工验收后才进行档案资料的整理，导致档案的真实性和完整性得不到保证[1]。

2.2 档案归档的过程缺乏监督和管理

众所周知，电网建设项目档案管理工作，需要与这个项目的建设同时进行，但是由于受到传统工作相关以及思维等因素的影响，导致档案的归档范围并不明确，而且施工单位、监理部门在施工期间很容易产生交叉档案，加上职责分工缺乏规范性，监督部门缺乏对档案完整性和准确性的检查，从而很容易引起档案丢失或者档案不完整的情况发生。

2.3 档案归档前的缺乏指导和监督

在电网建设项目档案归档前，档案管理的工作人员由于缺乏对施工进度的认识和了解，缺乏对档案归档前的有效指导，导致没有及时的收集档案材料，而且工作人员的工作积极性也存在不高的问题，档案丢失或者损坏情况频繁出现，给电网建设项目档案的归档也带来了较大的影响。

2.4 档案归档文化材料规范性不足

在进行的档案管理工作中，在文化材料归档过程中由于规范性不足，非纸质文件材料并没有也文字说明进行统一的归档，而且外文材料若是有译文，也需要进行归档，无译文的则需要译出题名、目录才能进行归档。归档的文件材料通常情况下一式一份，其中比较重要且需要重复利用的则需要增加档案份数，并以电子文化的形式加以处理保存，另外也没有做到纸质文件也缩微胶卷同时归档。

2.5 缺乏档案专职人员

当前我国部分电网建设在档案管理工作中，往往缺乏专职工作人员，一般都是工程技术人员和一般工作人员来兼职，由于这些工作人员的专业能力不足，并没有经过专业的教育和培训，责任心意识不足，导致档案管理的水平也出现了参差不齐的情况，甚至出现档案管理敷衍应付的情况，很难满足档案管理的实际需求。

3 五位一体机制在电网建设项目档案管理中应用的重要性

3.1 规范项目档案归档管理，创造更高效益

五位一体机制的应用，可以有效加强与实际工作的联系，实现各个管理部门的密切配合，从立项到验收等环节可以实现更加规范的流程管理，而且各个阶段都有明确的执行标准，为档案的归档管理提供了重要保证，同时也保证了项目档案的完整性和准确性，为档案的利用提供了可靠的保证，还能创造出更加的社会以及经济效益。比如说近年来，农网改造升级过程中，使用档案信息管理系统，为农网改造和升级提供了35kV主变压器厂家资料，提供了重要的资料支持，使得农网改造的速度得到了明显的加快，也为整个工程的规划和设计提供了更加完整的文件，保证了农村的安全供电[2]。

3.2 提高档案信息化建设水平

五位一体机制的应用，实现了项目档案管理系统的完善，促进了档案数字化建设和管理，使得传统的档案借阅方式得到了创新，有效地缩短了档案的检索时间，促进了档案利用率以及工作效率的提升，使得整个档案归档和管理更加的规范。此外，档案的数字化、信息化建设和管理，使得传统的借阅方式也发生了改变，弥补了传统人工翻阅查找的缺陷和不足，促进了档案管理水平和利用有效率的提升。

4 五位一体机制在电网建设项目档案管理中的应用措施

4.1 完善电网建设项目档案管理体系

首先，以统一领导、分级管理、层层负责为工作原则，建立完善的分级管理体系，并明确岗位职责和范围，保证工作人员顺利完成职责范围内档案的整理以及归档工作；其次，建立完善的档案管理组织机构，制定统一的工作要求和标准，将项目档案管理融入到工作标准和岗位责任制中，并按照项目文化的形成的顺序以及项目建设的完成情况，来做好项目档案的形成、整理以及归档等工作。

4.2 加强对电网建设项目档案归档过程的严格管控

在职责范围内，加强电网建设项目档案的全过程管理和控制。在电网建设前期，由工作人员做好前期材料的收集和整理工作；设计单位对设计文件以及概预算等进行整理和收集；施工单位负责收集施工文件；建设管理部门对竣工验收阶段所形成的文件进行整理，做好档案的移交以及归档工作；档案管理人员来加强对档案的监督、指导以及检查等工作，并协助重大建设项目档案竣工验收等工作。通过加强项目档案形成全过程的监督、指导和管理，保证归档工作更加的规范、完整。

4.3 重视电网建设项目档案归档质量标准的审核

档案管理人员要严格的落实档案归档各方面的具体质量标准和要求，并对归档文件材料的字迹、图标、签字盖章手续等进行审核；保证字迹满足耐久性的相关要求，需要使用不易褪色的书写材料；归档的项目文件需要保证是原件、正本；保证原材料以及固件具备完整的出厂证明、质保书以及复测报告等；将项目档案在档案信息管理系统上实现著录、编目以及电子文件的挂接，并由设计院移交PDF或者GWF格式的电子版竣工图；在电子文件整理过程中还需要注明电子文化的载体类型，并标明载体的序号、档号、密级以及存入的日期等等，在纸质文化移交的同时一并上交相应的电子以及音像材料[3]。

4.4 加强培训，促进五位一体机制的常态运转

第一，积极开展档案管理的专业培训，保证档案管理人员可以掌握专业的方案管理理论知识，邀请专业人士对专兼职档案人员加强档案收集、分类等工作的指导，并对档案信息管理系统的应用展开培训，提高档案管理人员的相关操作能力，提高项目档案归档时间，保证档案归档的标准化；第二，将电网建设项目档案管理方面的规章制度等内容制作成小册子，并分发给档案管理人员以及项目参建单位，做到随身携带，保证可以及时进行查阅，保证档案的收集和管理可以更好地满足电网建设项目档案管理方面的实际需求。

5 五位一体电网建设项目档案管理的应用实例

5.1 实例一：归档更加完整和齐全，为工程的新建和概括提供了重要依据

项目档案的归档，其目的就是为企业的经营、发展提供重要的参考依据。以我国某省新建的电网项目来看，由于新建的工程符合达到了400-450兆瓦，传统的220kV的变电站已经无法满足新建工程的发展需求，也会给当地用户的安全用电带来影响，这就需要对变电站进行改造和重建。改造和重建需要借助原始设备的有关数据，但是由于设备运行中无法进行有关的勘察设计工作，若是停电处理还会影响到企业供电的可靠性，会在一定程度上影响企业的信誉和形象。为了让项目前期设计勘察更加的安全和准确，有关部门以及技术人员去档案室对有关数据进行了查阅，再加上五位一体机制的应用，为变电站项目的扩建提供了完整的档案数据，节约了费用和成本，促进了工作效率的提升，为工程的新建和改扩提供了重要的支持。

5.2 实例二：印制颁发小册子，促进档案管理水平的提升

电网建设项目的档案管理具有很强的专业性，而且工作过程也较为复杂，为常规的培训以及实践操作的基础上，将《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》等印制装订成册，当作培训的素材，并给项目的参建单位以及档案工作人员，从而保证可以提高培训的效率和有效性；而且有关人员也能用作自学或者后期的复习，有利于对有关的专业知识和业务进行全方位的掌握，从而可以更好地解决实际问题中的问题；专业的管理人员进行小册子的翻阅，可以对职责、整理以及归档等流程有更明确地了解，特别对于新上岗的工作人员来说，翻阅小册子能够帮助新人快速适应岗位，从而保证归档工作可以顺利完成。

5.3 实例三：为创建国网优质工程奠定坚持基础

档案管理已经成为输变电工程达标创优考核的重要标准之一，通过推进和实施五位一体机制，实现了档案的规范编制，还能根据国家对优质工程的有关标准来进行自查和复查，为国网优质工程的建设奠定了坚实基础。

6 结束语

综上所述，加强五位一体机制在电网建设项目档案管理中的有效应用，是提高档案管理水平以及推动电网建设项目档案管理创新的重要举措，对于发挥出档案的积极作用有重要意义，同时还能使其创造更大的经济效益以及社会效益。