医院档案管理中档案管理模式改革的应用

符方毅

（海口市第三人民医院 科教科，海南 海口 571100）

对于医院来说，档案管理非常重要，与医院正常运行有很大的关系。一所医院从开始建立一路发展过来是会有很大发展变化的，而档案管理就能很好、很详细地记录整个过程。在档案管理工作中，包含的内容是非常多的，如员工档案、病历档案、医院发展史等等，传统的档案管理模式都是手写，然后归类存档，在查找和保存起来都会有很大的难度，所以在新时期下，我们需要对医院的档案管理模式进行改革，以此来提高医院档案管理质量和效率。

1 医院档案管理的现状分析

1.1 缺乏完善的管理制度体系

就目前的医院档案管理工作来说，大部分医院都对档案的管理工作缺乏重视，所以也没有构建一个管理制度体系。众所周知，档案管理的内容不但非常复杂，涉及的领域也是非常多的，在这种情况下，如果缺乏工作的标准、流程以及完善管理制度体系的话，想要顺利地开展管理档案管理工作是非常困难的。此外，还有一点，在新时期下，随着信息技术的发展和应用，也间接的给医院档案管理模式带来了变化，在这样的时代背景下，如果档案管理人员还在采用传统管理模式的话，不但会影响到档案管理工作的效率，还会出现很多的错误问题，而这些问题的出现也是因为缺乏完善的管理制度体系，导致档案缺乏规范性，非常的凌乱，错误频繁出现等情况。直接影响到医院的管理水平和质量[1]。

1.2 档案管理工作人员缺乏管理意识

在新时期下，社会的发展和进步推动了医疗行业的快速发展，当然也就间接的推动了医院档案管理模式的发展。在医院的快速发展中，接诊病人越来越多，当然病人档案也就越来越多，再加上医院在发展壮大的过程中，会招收很多专业的医学人才，同样会带来很多档案的，所以在这种情况下，面对如此多的档案，医院只有加强档案管理工作才能更好地保证医院的正常运行。但是就目前的医院档案管理模式来看，部分医院的档案管理人员以及领导层都没有认识到档案管理工作的重要性，所以他们就会忽略档案管理工作。此外，还有部分档案管理人员素质水平不高，缺乏专业的工作能力，没有按着规定和要求对病人的病历档案以及工作人员的个人档案做好记录，不但给医院档案管理工作带来了影响，甚至还影响到了整个医院的管理水平。在这样的情况下，一旦有病人要求查看自己的病历档案，不但会增加查找时间，还会因为没有保存好，出现信息不明确的问题，给医院的声誉以及发展带来了非常严重的后果。

1.3 医院档案管理的基础设施不够健全

因为医院档案管理工作并没有受到重视，所以医院领导并不会为此投入更多的成本，导致目前部分医院的档案管理基础设施不够健全，工作人员无法更好的展开档案管理工作，所以在这样的情况下，也是会给医院档案管理工作的质量和效率带来影响的[2]。

1.4 档案资料不够齐全

众所周知，医院本身就是一个非常复杂的行业和工作，所以它的档案管理工作也有一定的复杂性，再加上档案管理内容非常广泛，所以想要保证所有的档案都能非常的齐全是有一定难度的，主要就体现在病历档案上。在医院中，有很多特殊型的病人，需要保证他们档案的完整性，以备后续使用。但是工作人员会在整理、收集的过程中，因丢失或者遗漏而影响到档案管理工作的展开，很大一部分原因都是被借阅出去而忘记归还，从而给医院档案管理工作带来难度。

2 加强医院档案管理工作模式改革的作用分析

2.1 保证了医院档案的真实性和有效性

在传统的医院档案管理模式中，大部分医院采用都是手工整理档案，在如此高强度、大工作量的工作模式下，工作人员是很容易出现错误的，所以就会让医院的档案失去真实性，无法保证档案的完整性。但是在医院档案管理模式改革下加强医院档案管理工作，就能使医院的档案管理工作在有条不紊的情况下展开和进行，而且在这样的管理模式下，档案信息的上传也由管理人员手动操作输入，避免了不法分子谋取利益，篡改信息的行为，很好的保证了信息的真实性，给医院降低了很多损失。

2.2 使档案信息的存储工作更加方便

由于医院档案信息数据非常的复杂，内容也多，所以加强医院档案管理工作模式改革有利于将病历档案、人员档案以及其它档案分类管理和存放。尤其是在信息技术的支持下，不但提高了档案管理工作的效率和质量，还增加了备份功能，降低了档案信息丢失的概率[3]。

2.3 促进了医疗事业的发展

加强医院档案管理工作，除了更好的保证档案信息的真实性，还能有效地提高医院的服务质量，给患者乃至医院的工作人员带来更高水平的服务。院领导也可以根据医院的发展史结合自身医院的发展现状为医院未来的发展提出发展方向，推动我国医疗事业的发展；而工作人员也可以根据不同病人的病历档案，进行分析和研究，找出新的治疗方法等等，由此我们可以看出，加强医院档案信息管理的重要性。

3 医院档案管理中档案管理模式改革的应用分析

3.1 加强信息化档案的应用

在新时期下，随着信息技术的应用和发展，使其已经成为我国发展壮大过程中的坚实力量，并被广泛的应用在各个行业中，推动了不同行业开始向数字化方向发展和转型。当然对于医疗行业也是不例外的，为了更好地保证医院档案管理工作的质量和效率，档案管理工作人员一定要将信息化技术应用起来，使其可以合理地被应用在档案管理模式的改革后，促进医院档案管理信息的发展。具体可以从以下几个方面来展开：首先，需要医院档案管理工作人员要改变传统的管理思想，正确认识医院档案管理工作的重要性，同时还要树立数字化的管理理念，改变传统的档案管理方式，加强对现代信息技术和设备的应用。此外，医院领导也要认识到医院档案管理工作模式改革的重要性，提高重视；其次，要加强数字化医院档案信息的建设，将档案数据信息进行数字化的整合，建立档案信息数据库，同时还要加强杀毒软件和防火墙的应用，也此来更好的保证档案管理信息数据的安全性[4]。

3.2 构建完善的档案管理工作机制

医院想要对档案信息管理工作的档案管理模式进行改革，还需要构建完善的档案管理工作机制，使其可以在跟上时代发展脚步的同时，符合现代医院档案管理工作的开展趋势，给医院档案管理工作模式的改革带来制度上的保证。我们要知道，医院并不是福利机构，它也是以盈利为目的一个新时代企业，所以在医院发展的过程中，是非常重视医院业务开展的，也正是因为有这种对比性存在，导致医院的档案管理工作并不会被重视，当然也开展的不是很顺利。因此，医院有必要加强构建完善的医院档案管理制度，以此来更好的保证档案管理工作的规范性，提高医院档案管理工作的效率和质量。如可以构建责任制度，将不同的档案分别交由不同工作人员负责，这样一来，工作人员就可以非常明确和清楚自己的工作职责，提高工作的有效性。而且这种责任制度的落实和建立，还可以在出现问题的时候直接找到责任人，使医院档案管理工作更加细致和精准。此外，医院也要通过对各种制度和规范的完善，加强对档案工作人员行为的约束，让工作人员可以在制度的约束下更好地开展工作，这样也为档案的管理和保存工作提供了可靠性的依据，更好的保证了医院档案的完整性[5]。

3.3 加强对规范化管理模式和方式的应用

医院档案管理工作模式的改革工作还需要加强完善档案管理工作的流程和方法，这是档案管理工作的重点内容，对提高档案管理工作有很大的促进作用。可以从以下几个方面来展开：第一，医院的档案管理工作人员，需要定期检查不同的档案信息，尤其是关于病人的病历档案。对那些无效、无用的档案进行及时的清除处理，这样做的目的是避免以后在搜索档案的过程中出现很多重复的无效内容，影响到检索工作的效率和质量；第二，要采用科学的方法去整理档案信息资料，对不同类别、不同疾病以及档案的生成时间等进行合理分类和排序，做好规范化的管理。如员工档案资料是要与病历档案分来存放的，而不同的病历档案，也要因为疾病不同、时间不同做好数字化整理的，这样做的目的是更好的保证档案资料的完整性；第三，对于纸质档案来说，同样需要按类别和时间存放，最好是密封保存，避免因为时间过长，使档案资料被虫子破坏或者腐蚀，影响到档案信息资料的完整性；第四，在对档案资料进行信息化管理的时候，需要将信息输入环节重视起来，要保证标题的规范化和标准化，这样做的目的就是为了方便日后的检查和搜索工作更加高效和便捷。最后一点，一定要加强档案资料的借阅制度，尤其是病人的病历档案。任何人在借阅、查看档案资料的时候，都要签字，归还时也要签字，并注明归还时间，而档案管理人员需要仔细查看档案是否有修改和破损。加强档案资料借阅制度目的是在档案出现问题的时候，能直接找到责任人[6]。

3.4 加强对医院档案管理人员专业能力的培养

档案管理工作人员的素质水平和能力对档案管理工作模式的改革也有很重要的作用，所以医院还要加强档案管理人员专业素质和能力的培养。档案工作人员一定要有责任心，这样他们才能重视医院的档案管理工作；同时还要提高自己的专业水平和能力，尤其是对信息技术的应用能力。只有工作人员有了非常强的专业技术能力，才能合理、规范的使用信息技术，也才能让信息技术发挥出它的价值和作用，对档案信息进行更好的管理。为此，医院要加大投入力度，定期组织档案管理人员去学习理论和技术知识，同时还要加强对管理人员的培训，提高管理人员的管理水平，以此来提高医院档案管理工作的质量和效率[7]。

4 结束语

总而言之，在医院的发展过程中，档案管理工作占有非常重要的位置，同时也是非常重要的内容，对医院的发展有很大的促进作用，所以我们一定要重视起医院档案管理工作，并针对存在的问题进行改革，以此来更好的保证医院档案管理工作的开展。