我国通用档案保管期限表优化策略

王 伟 褚 涛

（济南市人民医院，山东 济南 271100）

作为档案保管工作的一种指导工具，档案保管期限表明确规定了各种档案的保管年限，尤其在档案管理标准化与规范化建设当中，档案保管期限表所体现的实际应用价值也越加明显，加之档案管理部门针对现行的通用档案保管期限表内容不断进行优化与改进，旨在体现通用性特征的同时，为我国各领域的档案管理工作提供一个更加权威、更加科学、更加明确的参照标准。

1 通用档案保管期限表的显著特点

1）权威性特点。顾名思义，通用档案保管期限表的编制机构是国家档案局，并且适用于党政机关、事业单位、企业单位以及各种性质的社会团体组织，从这一层面看，通用档案保管期限表的权威性特点可窥见一斑。因此，当档案保管期限表颁布执行以后，社会各领域的组织机构都需要参照这一指导性文件开展档案管理工作。比如企业单位在收集整理档案资料时，如何对档案资料进行归类，如何划分档案的保存年限，都应当以通用档案保管期限表作为参考依据，否则，档案管理工作进程将受到严重影响[1]。

2）适用性特点。根据档案类型以及性质划分，档案保管期限表主要包括专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表以及机关档案保管期限表，而通用档案保管期限表在这四种类型的指导性文件当中发挥着统领作用。各级部门或者企事业单位的档案管理机构都需要参照于这些纲领性文件来完成档案资料的收集、整理、建档、保管等工作，因此，这种标准化文件的适用范围相对较广。以文书档案保管期限表为例，在该标准化文件当中，明确规定了各级党政机关、企事业单位的档案资源所包含的内容，比如党代会、共青团、工会在工作当中形成的通知、议程、领导人讲话、提案、决议、会议纪要、简报等都是需要永久保存的重要材料。档案管理部门参照这一内容可以对各种档案资源分门别类的进行整理，这样一来，可以大幅提升工作效率。

3）参考性特点。近年来，社会各领域在从事生产活动、经济活动过程中，产生了大量的文字、图片、音像等资料，这些资料有的具有极高的保存价值，而有的资料则价值密度较低，对于档案管理人员来说，要想在海量化的档案资源当中筛选出具有重要参考价值的档案资源难上加难，但是，如果参照于通用档案保管期限表，不仅可以在短时间内合理划分档案资料，同时，也可以及时剔除一些不具备参考价值的资料，进而给档案管理工作的高效展开提供了便捷服务。

2 通用档案保管期限表存在的问题

1）保管期限划分不科学。由于档案资源具有海量化特点，尤其对各种社会活动与经济活动中产生的文字性材料来说，其数量可谓惊人，而在这些文字资料当中，具有参考价值的资料少之又少，但是，根据现行的通用档案保管期限表的规定，涉及的文字材料的保管期限，常常纳入永久或者长期保存的范畴。比如对于一些会议讨论未通过的文字材料，档案管理人员在建档过程中，往往将这一类材料作为长期保存对象，殊不知，这些材料不仅参考价值低，而且占有的存储空间大，无形当中就增加了档案管理成本。再比如《机关文书档案保管期限表》中明确规定，将党代会的参会人员名单以及会议召开议程等文书资料确定为永久性保存档案，但是，从这些档案资料的性质与内容来看，与党代会的会议内容并未产生直接关联，也无法体现召开党代会的现实意义，因此，这就与实际工作相悖离，甚至降低了其它参考资料的实际应用价值，这对档案管理工作的高效展开将产生诸多不利影响。

2）内容过于宽泛。从现行的档案保管期限表包含的内容来看，规定的框架过于空旷，内容设置往往只考虑宏观层面，却忽略了一些细节和重点。尤其对一些时间跨度较大的档案资料来说，随着时间的推移，一些具有重要参考价值的资料已被销毁，这样一来，这些资料本身所体现的价值也无法得到体现。比如对于十年前或者二十年前的档案资料来说，由于档案管理人员更换频繁，导致一些档案资料在交接过程中出现丢失或者损毁的情况，而通过对档案保管期限表的参照发现，这些丢失的资料并不在保管范围之内，于是，一些参考价值高的档案资料大量流失，这就使得一些具体工作的开展无章可循，进而给各企事业单位带来无法弥补的损失。

3）描述性词汇模糊化。目前，现行的档案保管期限表所规定的档案保管期限主要包括永久、长期和短期三个类别，而长期保管期限的上限值一般设定为30年，下限则设定为10年，如果从宏观角度看，这种保管期限的设定方法与实际工作的匹配度较高，档案管理人员完全可以根据保管期限表中提及的档案类别，对各种档案资料的保管期限进行准确划分。但是，从具体条款内容来看，却出现了较多的模糊化的描述性词汇，比如重要、特殊、一般等词汇，档案管理人员在收集资料与建档过程中，一旦遇到这一类词汇，将难以分辨出哪些资料的保管期限属于永久性保管范畴，哪些资料的保管期限属于长期性保管范畴，以至于档案管理工作无法正常开展，甚至一些属于短期保管范畴的资料摇身一变，成为永久性保管范畴的档案资料。尤其对于从事档案管理工作时间较短的管理人员来说，由于缺乏工作经验，进而难以确定档案资料的具体保管年限[2]。

4）鉴定方法过于笼统。由于通用档案保管期限表属于一种标准化的参考性文件，在编制文件过程中，编制人员不可能面面俱到，将每一种类型的档案价值进行精准评估，而只能提供一些基本的参考框架，档案管理人员可以根据这一框架，结合单位的实际情况对档案资料的保管期限进行划分和确定。但是，档案管理人员在鉴定和识别档案资源的保存价值时，受到个人专业水平、学识水平、工作经验等因素的影响，导致一些具有重要参考价值的档案资料被设定为短期保管期限或者临时保管期限，一旦这些资料超过保管期限，将被视为废弃资料而予以销毁，这样一来，就给单位带来了不必要的损失。

3 档案保管期限表的优化策略

1）明确档案保管年限。虽然目前现行的档案保管期限表中规定了档案资料的保管期限，但是这种笼统的规定方式，给档案管理人员正常开展各项工作制造了一定的障碍。比如以短期保管期限为例，从字面上理解，一年可以认定为短期，两年可以认定为短期，而半年也同样可以认定为短期，因此，档案管理人员在实际操作过程中，无法准确判定短期保管的具体年限。针对这种情况，档案管理部门在编制档案保管期限表时，应当是明确长期与短期两个保管期限的具体年限，比如长期保管年限为10年、15年或者20年，短期保管年限为1年、3年、5年等。当确定具体的保管年限后，档案管理人员可以根据档案内容与类型，在短时间内即可以完成档案资料的归档与建目工作。这样一来，不但提高了工作效率，而且也实现了档案工作的有序管理。

2）细化条款内容。档案管理人员在收集、整理档案资料时，都需要参照档案保管期限表中的各项条款内容，但是，由于部分条款只是给出了一个参考框架，而并未明确指出具体的操作方法。比如对超过保管期限的档案进行销毁处理，并未规定具体的销毁时间，于是，在实际操作当中，档案管理人员只能分批次予以销毁，这不仅增加了工作量，而且，也影响了其它各项工作的顺利展开。因此，为了避免这种情况的出现，档案管理部门应对现行的档案保管期限表中的各个条款内容进行细化，尤其应当明确档案保管职责与权限，比如对于新上岗的档案管理人员来说，对档案保管期限表的条款内容知之甚少，甚至不知道不同类型档案的保管期限，以至于工作进程严重滞后。针对这一现象，首先应当规定档案管理人员的保管责任，一旦出现失责、失误的情况，应当根据单位内部的奖惩机制，对直接责任人进行严肃处理。

3）加大监督力度，完善考核机制。档案保管期限表一般由权威的管理机构负责编制，而基层单位则无权对条款内容进行修改，但是，在实际工作当中，档案管理人员为了走捷径、省时间，常常忽略了档案保管期限表的参考价值，凭借着个人的工作经验随意设定档案资料的保管期限，以至于缩减了一些具有实际参考价值的档案资料的保管年限，使得部分工作的正常开展无章可循。因此，档案管理部门进当进一步加大监督检查力度，以此提升档案保管期限表的利用率。比如基层档案管理人员在建立档案卷宗时，上级主管部门应当指派专人负责对档案的归档情况进行检查，对档案管理人员的工作流程进行监督，同时，建立一套科学完善的考核机制，设定一个精细化的评分标准，并将档案管理人员的日常工作内容纳入考核计划当中，使管理人员树立高度的主人翁责任意识，进而推进档案管理工作的规范化与标准化建设进程。另外，由于如果基层单位因工作需要，必须修改档案保管期限表的，应当以递交修改申请的方式，征得上级主管部门的同意，在得到肯定的批复以后，方可对相关条款内容进行修改[3]。

4）建立多层次档案保管期限表。目前，各机关企事业单位涉及的档案资料呈现出多样化特点，每一个机构、组织的归档资料类型存在较大差异，档案利用价值也各不相同，如果仅仅编制一套档案保管期限表，那么，一些具有重要价值的档案资料，其利用价值将被大幅削弱，这将对档案保管工作产生诸多不利影响。因此，档案保管期限表的编制部门应当权衡利弊，并结合单位性质以及档案类型，编制多层次的档案保管期限表，比如机关单位档案保管期限表、税务系统档案保管期限表、教育系统档案保管期限表、企业单位档案保管期限表等等，这种分层编制的方法，能够给档案管理人员提供更加权威与明确的参考，这对档案管理工作的高效展开将具有重要的现实意义。

5）编制专用档案保管期限表。为了提高档案管理工作效率，基层单位应当参照于通用档案保管期限表的条款内容，结合单位内部各岗位的职责权限，分别编制出适合于本行业、本专业使用的档案保管期限表，这样一来，更便于档案管理工作的顺利开展。比如财务部门应当编制会计档案保管期限表、人事部门应当编制人事档案保管期限表，工会组织应当编制工会档案保管期限表等。需要注意的是，基层单位编制的专用档案保管期限表不得超越通用档案保管期限表的适用范围，以确保不同类型的档案能够真正体现自身的利用价值。

4 结束语

就当前我国通用档案保管期限表的管理与使用情况来看，仍然存在一些问题与不足，因此，档案保管期限表的编制人员应当始终秉持“与时俱进”的态度，汲取同行业的成功经验，不断对档案保管期限表的各项条款进行内容调整和优化，同时，对内部培训机制不断进行创新与完善，以此提高编制人员的专业水平以及综合素养，使我国的档案事业朝着专业化、标准化、规范化、科学化方向迈进。