加强公积金档案管理的几点思考

吉尔格丽

（博尔塔拉蒙古自治州住房公积金管理中心，新疆 博尔塔拉蒙古自治州 833400）

近年来，国家住房公积金业务发展形势较为迅速，住房公积金贷款工作也呈现迅速进展的趋势。在公积金持有量持续上升的情况下，公积金档案数量也不断增多，因此需要在当前的工作形势下提升住房公积金档案管理工作的成效，促进解决公积金档案管理中的问题，并规避有关的风险。

1 当下住房公积金档案管理工作的重要意义

公积金档案管理工作是促进住房公积金管理工作有序进行以及提高住房公积金管理质量的前提条件，也是必要基础，这项工作已经得到了相关人员的关注和重视，并且能够认可公积金贷管理工作所产生的作用和价值。不但如此，公积金档案管理工作已经成为管理机构以及具体服务的重要表现形式以及基础，使得公积金管理部门整体的工作水平都得到了有效提高[1]。所以无论是住房公积金档案管理的内部监管还是外部监管，公积金贷款管理工作都发挥了重要的作用，产生了重要的意义，这不但是在所在地区内人民收入水平以及房地产发展情况的一种重要体现，而且明确了记录了地区房价的定位情况。因此，公积金档案管理相关工作人员需要正确认识档案管理工作，端正工作态度，需要从专业的角度科学客观地分析住房公积金档案管理工作内容以及工作责任还有工作价值，从而可以为住房公积金档案管理工作提供有价值的参考依据，住房公积金贷款管理能够为贷款申请人信用数据、风险评估、经济纠纷等提供有效的查询依据。在当下法治观念不断深入的形势背景下，人们对于自身合法权益保障的认识逐渐深刻，而且观念意识更加强烈，在这种形势下一些冲突矛盾需要在获得基本公积金档案资料以后才能够为最终的管理工作提供有力的依据和科学的根据。

2 住房公积金档案的特征分析

住房公积金档案是档案管理工作的主体，也是主要管理对象，有着显著特征，具体表现如下：其一，住房公积金档案途径比较宽泛。住房公积金档案是住房公积金运行机构、经办机构以及住房公积金业务的其他单位或者办理公积金贷款、缴存或提取公积金业务的个体。其二，住房公积金档案的类型比较多样。当前住房公积金档案以归类、提取、贷款等三类档案类型为主，但是这三大类档案又详细分成了多个类别，例如贷款档案又分为楼盘、贷款和抵押贷款等，同时还包括新房、二手房、组合或以贷还贷等方式的贷款偿还档案，因此住房公积金的业务不同，档案内容也会有所不同。其三，住房公积金档案的保存时间长需要在15年以上，贷款档案则需要保存更多时间。由于借款人的贷款档案在贷款前的核查以及审批工作、直到签订贷款合同、发放资金、还清贷款等需要至少30年的期限，在贷款期内若出现变更或提前缴纳贷款等情况，则档案也会发生变化[2]。其四，住房公积金档案立卷注重时效性。由于公积金档案是在公积金管理中心办理业务时由前台工作人员将档案资料进行存储，但住房公积金涉猎到的工作环节较多，并且都存在紧密地联系，并且各项业务的办理数量是不明确的。所以应该及时整理完善的档案管理，并做好立卷以及复核的工作，不能导致档案材料堆积，这容易对未来人们进行业务开展有所制约。

3 公积金当然管理工作存在问题

3.1 工作认识不高，重视程度不够

一些住房公积金管理部门对于档案管理工作的认识并不高，而且部分工作人员会认为住房公积金管理工作的侧重点主要是住房贷款业务以及资金管理工作，对于档案管理工作的重视程度也不够，没有认识到档案管理工作对于住房公积金管理工作的重要性，也没有将这一项工作纳入基本的业务工作中，而且也没有针对档案管理工作制定科学完善的绩效评估体系[3]。

3.2 档案管理制度执行效果差，落实不到位

公积金管理制度是在上个世纪90年代在我国被研究提出的，住房公积金管理机构和其他职能单位相比较而言出现时间较晚，发展历程较短。起初建设工作主要以业务制度的建立和完善为主，对于档案管理工作的制度并没有给予积极的重视，造成了公积金档案管理制度的执行效果比较差，落实不到位，没有形成科学完善的公积金档案管理制度。

3.3 档案管理的信息化程度不高，信息技术利润率低

当下，一些公积金管理部门档案管理工作信息化程度不高，尤其对于一些早期的档案没有转化成数字化档案，在查找资料时仍旧以纸质档案为主要形式，管理工作比较复杂，而且工作效率低，并且档案资料的利用率也较低，因此可以得知信息技术的利用率低使得在管理工作效率难以提高，并且还会导致档案资料受到损坏，这种形式的档案资料难以实现传输共享以及有效应用[4]。

4 加强公积金档案管理的具体措施

4.1 重视档案管理工作，明确具体责任归属

住房公积金中心管理人员需要改变传统的档案管理观念认识，需要认识到档案管理工作在公积金管理工作中的重要作用和价值，并给予积极的关注和重视，需要意识到档案管理工作能够体现出住房公积金的日常工作情况，这是公积金档案管理的具体需求同时也是基本要求，能够积极地防范公积金贷款风险的产生，并且可以有效地化解贷款风险问题，逐渐完善住房保障体系，推动建设和谐良好社会，因此需要完善档案管理工作，以此促进住房公积金工作正常有序地进行[5]。因此，这项工作极其关键和重要，需要重视档案管理工作，并且要提升主观认识，进而确保档案管理工作上升到更高的水平。住房公积金管理工作主要包括缴存以及提取住房公积金、财务会计以及公积金贷款方面的工作，因此需要以公积金管理中心当然是作为基础，加强各个业务部门之间的有机结合以及相互协调，从而可以明确具体的工作职责，加强监管力度，制定科学完善的奖惩机制，从而可以更加清晰明确各自的职责和使命。

4.2 健全好公积金档案管理体系

首先需要健全管理工作内容，在实施住房公积金的管理工作过程中，要合理有效地应用科学标准的方式方法，加强与日常实际有机地结合，并且还要明确具体情况，有效落实指导工作和考察工作，除此以外还需要加强监管力度，因此需要外部监督工作的实施。在公积金档案管理工作优化和升级的形势背景下，档案管理部门需要紧跟发展形势，顺应社会发展趋势，在此过程中实施有效的监管工作，需要设立相关的责任部门，并做好准备工作，需要得到人民银行、银监会等给予公积金贷款和缴存工作的支持和配合。不但如此，还需要加强内部监督工作的落实，要注重档案管理工作中公积金档案自身价值的体现，展开积极有效的协调工作，提升内部控制工作效率和质量，在应用公积金档案过程中要做到全面实时掌握，包括所使用的管理软件，从而可以增强安全监督效果，以此可以设置档案监管部门，针对此才能够有效地落实公积金监督工作，并产生良好的积极的效果[5]。

4.3 打造高水平高素质队伍，提升工作人员工作能力水平

公积金档案管理工作牵涉的内容比较广泛，而且工作过程比较复杂，具体的管理中会产生不同的问题，所以需要顺应社会发展趋势，紧跟时代发展步伐，提升档案管理工作的实用性和有效性，需要从业务单独管理转变为部门统一管理，以此提高管理效率和质量，确保管理工作更加科学、合理、实用，这就需要积极提升工作人员的工作能力水平，打造高水平高素质队伍，所以需要深入探究档案管理工作人员的专业能力水平[6]。

首先需要积极吸引档案管理专业人才，在管理工作中要加快人才吸引战略档案管理工作的落实，并且需要明确档案管理规模，根据具体的工作需要增加人员编制，从而才能够跟上时代发展步伐，提升档案管理工作的科学性和合理性；其次需要加强档案管理工作人员的专业技术能力培训。档案管理工作人员需要积极学习当下先进的档案管理观念、方式方法以及相关的法规制度内容，而且还要主动地与档案管理监管部门沟通交流，并产生良好的互动，进而才能确保档案管理专业知识得到深化和加强，以此有效地提高档案管理工作的成效；最后需要全面掌握并运用住房公积金业务专业知识，住房公积金档案管理工作人员要主动地学习住房公积金的相关业务，有效提升自身的业务工作能力，从而才可以提升住房公积金管理工作质量。

4.4 积极落实电纸双轨制

当下一些档案管理部门已经建立了科学完善的信息化操作系统，但是对于纸质档案以及电子档案方面的保存工作依然存在一些问题，而这需要加强纸质档案与电子档案之间的有机融合，因此可以将纸质档案应用扫描仪器或者高清拍照相机制作成图片的形式进行归档保存，以此可以确保在提取档案资料时更加地方便。而在住房公积金具体的业务工作中会产生一些重复性的资料，甚至会产生复印形式的资料，对于这方面的问题，对于不同阶段、不同业务的工作内容和工作资料进行保存，但是这种工作行为会增加工作内容，加大工作负担和压力，并且对于人们查询档案资料也造成了一些影响。在应用了电子档案操作系统以后，可以针对方案资料进行电子化查询、提取以及应用，以此可以实施电子化管理工作，在开户登记工作中扫描个人资料以后不需要重复提交，而且档案管理工作人员也不需要重复性地审核，因此所有的工作人员都可以通过电子档案操作系统查询、提取并且传输资料，对于防范住房公积金贷款管理风险问题提供了有利的支持条件，而且可以有效地处理档案重复提交和审核方面的问题，而且为缴存人查找和利用资料提供了良好的便利性，并且减轻了工作压力和负担，提高了住房公积金档案管理服务工作的效率和质量[7]。

5 结语

综上所述，针对住房公积金管理工作而言，住房公积金贷款管理工作要发挥自身积极的作用和优势，虽然当下住房公积档案管理工作仍然存在一些问题，但是住房公积金档案管理工作能够逐渐得到相关人员的关注和重视，并且逐渐认可其重要意义。因此，为了更好地落实加强公积金档案管理工作，那么需要明确当下公积金贷款管理的现状问题，在此基础上应用有效的措施，提升公积金档案管理工作效率和质量，那么需要重视档案管理工作，明确具体责任归属、健全公积金档案管理体系、打造高水平高素质队伍，提升工作人员工作能力水平、积极落实电纸双轨制，逐渐健全并完善公积金档案管理体系和模式，从而可以提升档案管理的效果，为人们查询公积金档案资料提供有利条件，奠定坚实基础，从而可以推动住房公积金相关业务工作有效地实施。