加强信息化和标准化，推进事业单位人事档案管理的规范化

隋 萌

（济宁市妇幼保健计划生育服务中心，山东 济宁 272000）

我国仍采用纸质档案的方式管理员工档案，纸质档案的管理模式存在多个缺陷，加大了管理难度，增加了档案管理工作人员的工作量。推进事业单位人事档案管理规范化，能有效提高管理质量和效率，让档案储存更安全，档案查询更方便，档案更新更快速。相关工作人员必须了解档案管理的特点和作用，针对档案管理的特点和现存问题，提出对应优化建议，让档案管理更规范。

1 事业单位人事档案管理的作用和特点

1.1 事业单位人事档案管理的作用

无论是求学、工作，还是入党，人生所有经历都记录在人事档案内，不仅如此，还包括人生各阶段所获得奖励、处罚等，可以说，人事档案能完整地反映出人的人生状态。无论是企业单位还是个人，人事档案都非常重要，人事档案的管理的重要性也逐步凸显。如能规范地保管人事档案，就能让人事档案充分发挥作用，还能让人事档案为人事管理提供支撑。

1.2 事业单位人事档案管理的特点

事业单位人事档案管理具有现实性。在事业单位工作，许多工作结果和人生经历都必须记录在档案中，包括入职、晋升、考核等。事业单位员工的人生经历离不开人事档案资料，因此，事业单位人事档案管理具有现实性。

事业单位人事档案具有真实性。档案内必须记录员工的真实信息，如果档案信息造假，会造成恶劣的社会影响。无论是信息收集，还是材料审核都必须严格审核信息是否真实，同时，还需将材料进行比对和调查，通过多种方式判断是否具有真实性。

事业单位人事档案具有机密性。档案内包含个人许多信息，如住址、联系方式等，如档案信息泄露，就会导致个人许多隐私信息泄露。因此，必须重视人事档案的安保工作，保护事业档案[1]。

事业单位人事档案具有动态性，档案内信息不是一成不变，随着工作人员工作变化，档案信息也随之更新，因此，人事档案信息要及时整理，进行归档，而工作人员整理档案信息的变化过程也能看出工作人员的动态成长。

2 加强事业单位人事档案标准化和信息化的必要性

对事业单位人事档案进行信息化和标准化的管理，就能让人事档案管理更规范，更便利。为提高管理质量，解决档案管理中的问题，避免档案管理出现纰漏，必须对事业单位人事档案进行规范化管理。通过使用多种技术手段，让档案管理趋向信息化和标准化，让人事档案更规范，档案搜索和调取信息更便捷，发挥出档案管理的效用[2]。

档案管理的工作非常繁琐，工作人员工作量较大且需要细心和耐心。在调取当事人相关资料时，需要从庞大的档案中搜寻，将档案管理进行信息化和标准化的优化，就能建立规范和便捷的档案管理，让调取档案更方便、更高效，既减轻工作量，还提高了调取速度和准确度。数据存储和数据共享等信息技术不断发展，将其融入到事业单位管理中，能为工作人员查询和调取档案工作带来便捷。

3 当前事业单位人事档案管理现状

随着社会的发展，各类技术的不断革新，档案管理已存在的问题越来越明显，同时，也出现了许多新问题。对当前档案管理工作进行梳理，能找出多个急需解决的问题，如对档案管理工作不够重视、管理手段不符合时代发展等[3]。

3.1 对人事档案管理重视度不高

事业单位对档案管理工作认识度不够，许多事业单位认为，人事档案管理只是录入信息，管理工作就是确保档案安全，信息不泄露，因此，许多事业单位在档案管理保护上较为重视，但并未重视档案本身。由于对档案管理工作认识不到位，许多单位任用经验不足、年龄较大的工作人员从事管理工作，让事业单位档案管理调取工作难度加大，也让档案管理工作效率下降。

3.2 事业单位采取单一方法管理档案

目前，事业单位仍采用档案袋的方式进行管理，同时，选派多名员工管理档案袋，将信息技术应用于档案管理中，能让人事档案管理更规范。由于人事档案具有机密性，应用信息技术管理档案能提高档案管理的安全性。信息技术在人事档案管理中的应用范围较少，许多规模较小的事业单位没能正确认识信息技术，导致档案管理工作难度大、问题频发[4]。

3.3 档案管理标准化程度低

许多事业单位领导对信息技术有一定了解，并已将信息技术融入人事档案管理中，已提升档案管理的工作效率，让工作人员效率更高。然而，在应用信息技术的同时，还存在一些新问题。将信息技术应用于档案管理时，没有统一的应用标准和应用规范。档案管理信息化应用标准不规范，许多信息技术应用只存在表面，没能真正开发和利用信息技术，无法满足信息管理便捷化的需求，而信息管理不规范的问题一直存在。

3.4 外包模式存在的问题

许多事业单位人事档案管理部门已有员工数量少，无法承担工作量，因此，人事部门将此类工作承包给第三方，而外包模式省去许多麻烦，但也存在一些问题。例如，人事档案具有动态性，工作人员的工作、生活动态必须及时记录在案，使用外包模式会影响档案记录工作，还会制约员工发展。

3.5 员工积极性不高、水平不一

部分事业单位内档案管理人员水平不一，许多工作人员为兼职。兼职人员对档案管理的积极性较低，也影响正式员工的工作积极性，长此以往，工作人员对档案管理工作积极性减退，管理工作仅存于表面工作，如简单的档案整理和搜集，完整保存等。档案管理工作人员工作现状严重影响了档案管理工作向规范化发展，也阻碍管理工作的创新。

4 事业单位人事档案管理工作规范化、信息化和标准化的措施

4.1 提高对人事管理的认识

引用信息技术，为事业单位档案管理赋予信息化和标准化的特点，让人事档案管理更规范、更标准。首先，引入新管理理念，无论是管理业务还是程序都用新理念指导工作，其次，重视宣传工作，让事业单位和工作人员都意识到档案管理信息化的重要性，让各部门员工积极配合工作人员开展档案管理工作[5]。

4.2 依照法规完善制度

由于档案管理工作繁琐、工作量大，事业单位可用制度约束工作行为，让档案管理工作规范化，《档案法》是事业单位档案管理的基础，依照《档案法》完善管理制度，让档案管理工作更规范、更高效。此外，完善的管理制度能制约工作人员管理行为，避免出现以权谋私、篡改档案等问题，保障档案完整、真实。

4.3 灵活应用信息技术

事业单位需结合自身情况对档案管理工作提出要求，将信息技术融入档案管理工作中，发挥信息技术的优势为事业单位建立电子档案存储系统。利用电子档案储存系统实现实时动态更新员工数据，用信息技术有效存储、调取电子档案，确保档案管理的安全性和动态性。

4.4 标准化工具、思维

将标准化工具和思维应用于事业单位人事档案管理中，完成工作流程梳理和重塑工作，在变革后，用统一的标准管理人事档案管理工作，实现管理工作效率提升。

4.5 重视安全问题

由于人事档案具有机密性，必须重视事业单位人事档案管理工作的安全，确保档案内信息不被泄露。相关工作人员要具备强烈的安全意识，事业单位要积极采取多种措施，保护档案安全，避免信息泄露，同时，事业单位还需对重要信息进行备份处理，避免丢失重要数据造成恶劣影响。

4.6 重视人才培养

档案管理工作具有系统性、连续性。档案搜集需人事部门同各个部门联合起来共同完成，工作人员是开展工作的关键，如档案管理工作中员工素质较低，能力较弱，会为信息搜集工作带来难度。事业单位要为工作人员定期提供培训，以提高工作人员的综合素质，提升技能水平，更好地开展搜集信息搜集工作，确保信息安全。

4.7 做好监督检查工作

推进事业单位人事档案管理规范化，必须合理划分工作内容和工作职责，并为工作人员提供规范的技能指导。事业单位领导要开展监督工作和检查工作，对档案管理工作进行监督检查，排查风险，保证档案安全。

5 结语

总而言之，事业单位中人事档案管理工作极为重要。人事档案管理工作繁杂、工作量大，需要工作人员长期坚守岗位，做好档案管理工作。由于事业单位领导对档案管理工作重视度不高、事业单位管理方法较为单一、档案管理标准化程度低，导致档案管理工作效率较低。因此，事业单位采取完善制度、应用信息技术、重视人才培养等方式，建设信息化和标准化的档案管理，让档案管理更规范化。