档案数字化、数字化档案和数字档案概念分析

宗文杰

（石家庄东方热电热力工程有限公司，河北 石家庄 050000）

在档案管理过程中，工作人员需要明确档案数字化、数字化档案和数字档案三者概念，因为三个概念在档案管理领域经常出现，再加上行业发展中不断增加了三者的应用率，因此需要区分档案数字化、数字化档案和数字档案，避免人们混淆的使用和理解。

1 分析档案数字化、数字化档案和数字档案的概念

1.1 档案数字化概念

1）概念。我国最早在1993年出现档案数字化的理念，并且在档案学研究中普遍出现档案数字化概念。档案数字化主要包括两个方面：一方面转变传统档案信息为数字档案，例如在计算机中存储纸质档案的文字和表格以及图形等，因此形成电子信息档案。我国信息科技和计算机技术不断发展，当前已经可以数字化存储图像和声音等档案。另一方面和第一方面是相反的，是还原数字化处理的电子档案信息为传统的文字信息档案，第一方面是为了利用计算机转化传统档案信息为数字化档案，第二方面和第一方面是相反的，是还原电子档案为传统的档案信息。出现档案数字化概念之后，可以提高档案存储和查找的便利性，利用计算机技术挑选和分类传统档案，再数字化转化档案信息进行存储。传统档案信息经过数字化处理之后，可以更加方便的存储和保护档案信息。档案数字化需要和计算机挂钩，此外需要转化档案其它信息载体为数字化信息。和传统档案之间具有差异性，例如数字化档案记录过程中具有可逆性，但是传统档案记录方式具有不可逆特征[1]。

2）档案数字化建设的必要性和意义。当前我国已经进入到信息时代，开始广泛发展计算机网络，并且深刻影响到社会各个领域，影响到人们的生活和工作等。在信息化的冲击下，为档案工作带来发展契机，逐渐提升了档案数字化发展水平。不断提高办公自动化水平，逐渐实现了无纸化办公，从而形成大量的数字化档案，档案管理也要实现信息化管理模式，从而满足时代发展需求。档案数字化是信息时代发展的产物，开展档案数字化管理具有先进性和时效性，向不同的载体分散，利用数字化形式存储档案信息，利用网络连接方式，可以及时利用和共享档案信息资源。

档案涉及较多的数据资料等，这是国家重要的信息资源，具有显著的社会经济价值。机构负责人需要结合档案开展决策，社会公众也不断增加档案信息需求量，人们已经关注到档案信息的时效性和便捷性。对比传统档案载体，数字化档案获取方式比较方便，同时不会损坏档案元件。因此档案部门需要转变传统管理和检索方式，加快建设档案数字化，为社会各界及时提供服务，在社会上共享档案信息资源。

1.2 数字化档案概念

我国发展数字化档案的时间比较短，数字化档案指的是数字化处理传统档案信息之后，形成的数字化的档案就是数字化档案，也可以被称作是电子档案。出现数字形式档案，主要是因为我国提高了信息化进程，并且开始实施办公网络化和无纸化，在各个机构和平台中每天都会产生较多的电子文件，归档电子文件之后，在电子档案馆中存储所有的文件。此外我国科学技术不断提升，可以利用电子数据库技术和信息压缩技术以及高速扫描仪等，转化传统纸质档案和照片等信息，因此形成数字化信息档案。

1.3 数字档案

数字档案和数字化档案字面上看起来相差不多，但是二者内涵具有较大的差异性，近些年很多研究人员开始研究数字档案，也逐渐提高了数字档案研究文章的数量，但是却没有清晰的定义数字档案，当前初步定位数字档案为：利用计算机工具编码档案信息，并且在数据库中存储统计的数据，因此形成电子档案。数字档案是一种计算机语言，对比传统的档案载体，数字档案创新了数据记录载体和信息记录方式，主要是利用计算机硬盘和移动U盘等记录数据。数字档案不断发展，促进了信息化社会的可持续发展，可以归档和存储人们日常生活和工作中产生的信息数据，同时建立数据库，为后续数据查询工作提供便利[2]。

2 辨析档案数字化、数字化档案和数字档案

2.1 分析档案数字化和数字化档案的区别

档案数字化指的是转化传统的档案资料形式，使其成为数字化信息的过程。而数字化档案通过利用数字信息技术复制传统档案信息，从而形成数字形式的档案，这是一种复制品。实现档案信息化需要利用数字信息技术，此外需要利用数字设备，结合工作标准转化数字化档案，这一转化过程就是档案数字化过程。数字化档案和档案数字化具有紧密地联系，数字化档案形成的过程为档案数字化，档案数字化的结果是数字化档案。

针对狭义上的档案数字化，指的是利用计算机录入和转化以及处理不同载体形式和记录方式的档案信息，转化文字和图像以及声音等信息为数码序列，在磁盘和光盘等载体中存储。档案数字化的对象是档案，同时是一种非数字形式的档案，实现档案数字化，指的是转化非数字形式档案和数字信息。广义上的档案数字化一方面指的是档案目录数据库，指的是在计算机中录入纸质档案目录，因此建立档案目录的数据库。另一方面是档案全部数字化，指的是全文数字化，利用扫描方式录入档案全文，根据原貌存储档案全文为图像文件，同时需要编制目录索引，也可以利用光学字符识别档案，并且利用文本形式存储档案[3]。

数字化档案可以综合利用计算机技术和扫描技术以及数据库技术等，转化各种档案信息为数码档案复制品。数字化处理非数字形式档案之后，形成数字形式档案。数字化档案是一种复制品，可以辅助档案的管理和利用。

档案数字化可以有效保护数字化档案，在档案数字化阶段，通过利用数字化技术手段和数字化设备，根据数字化标准形成数字化档案。档案数字化和数字化档案具有共同的目标，主要是提高档案利用的便利性，促进现代信息社会发展，满足社会各界的档案信息需求，可以提供远程服务，提高档案应用的便捷性，更加高效的检索档案信息，避免因为频繁利用档案原件而引发磨损问题，从而有效保护原件资料。充分发挥出信息资源的作用，更好的开采和利用馆藏档案[4]。

2.2 数字档案和数字化档案的区别

数字档案指的是事业单位和企业在实施社会活动的过程中，通过计算机等设备开发应用数字代码记录图像、声音和图表文字等资料，这是一种新型档案，主要是依赖于现代化信息技术手段，但是数字档案具有传统档案的特征和本质属性，因此数字档案就是这真实的档案。虽然数字档案具有非人工识读性，需要利用计算机程序解码，并且利用输出设备还原在线信息，最终实现人工识读。数字档案依赖计算机系统，产生和利用数字档案都需要利用计算机系统。数字档案的信息具有易变性，在生成和管理数字档案的过程中可以修改信息内容。信息技术不断发展，当前可以利用各种技术方法保障数字档案的法律效应。

而数字化档案并不具备档案本质属性，它只是利用数字形式复制了档案信息，并不是真正的档案。数字化档案并不是一种历史记录，因此它不具备档案特性，和复制的档案之间具有较大的区别[5]。

摄影技术不断发展，从而增加了信息记录方式，也增加了档案存储方式。以摄影基础为基础发展的缩微技术，可以在档案存储中利用。摄影技术带来了照片档案，可以避免频繁使用档案原件而引发磨损问题，因此当前人们可以利用档案缩微复制品。在社会活动中可以直接形成照片档案，照片档案具备档案特征和属性，因此也是真正意义的档案。利用缩微技术处理档案原件，因此形成档案微缩复制品，但是这只是一种复制件，并不是真实的档案。数字化档案和微缩档案具有相似性，都不属于真正的档案，只是利用新型技术条件而增加的档案复制形式。

2.3 档案数字化、数字化档案和数字档案概念区别

数字化档案和档案数字化的文字中都包含数字和档案，但是二者和数字档案的关系比较小。数字化档案是数字化处理档案的产物。在档案数字化演变阶段，档案管理部门需要数字化加工档案资料，在档案数字化的过程中并不会产生新档案。数字化档案利用数字形式复制档案资料，档案管理部门负责掌控和产生数字化档案。而数字档案的产生过程具有较大的不同，企业和事业单位等在组织社会活动的过程中会直接产生数字档案，并不是档案管理部门加工而成的，是一种真实的档案[6]。

3 档案数字化、数字化档案和数字档案发展措施

3.1 提高信息化水平

提高档案管理的信息化和数字化，有利于促进档案工作发展。近些年我国不断开发大数据工程，也进一步发展了信息技术，并且可以在档案管理工作中利用，提高信息化水平，可以实现档案去纸化目标。在计算机中录入各种档案信息，利用计算机软件创建信息化档案。同时以信息化为基础实现数字化，在计算机软件中录入信息，提高信息查找的便利性。

3.2 开发大数据管理平台

大数据技术不断发展，促进了各个行业的发展，在档案管理工作中也可以利用大数据处理技术，例如可以利用大数据数搭建信息化管理平台，通过连接数据库，为相关工作奠定数据基础。此外利用大数据技术可以实时采集和整理档案信息，方便使用者利用网络开展各种工作，有利于深度开发档案管理工作。

4 结束语

我国不断提高社会信息化水平，也因此发展了我国信息产业。在信息化发展过程中，可以提高人们生活和工作的便利性，同时可以提高我国的软实力，因此突出了档案数字化的重要性，在今后发展过程中我国需要大力发展档案信息数字化，提升信息资源管理水平。