新时代下如何提高卫建局档案管理水平

彭 霞

（枣阳市爱国卫生运动委员会办公室，湖北 枣阳 441200）

首先从档案管理工作的本质意义来讲，档案管理的主要工作内容就是对档案所有的相关材料进行妥善的管理。在对档案进行管理的时候需要将档案保存在各个档案馆中，在度档案的进行管理的时候一定要符合科学性以及规律性的原则，这样档案的管理工作才能顺利地展开，从而有效地实现档案的储存、索引记忆应用等功能。卫建局的主要职能是基层医疗服务，卫生局的相关档案是十分丰富的，具有较多的档案类型和条目，因此想要卫建局档案材料管理工作能够有效展开就必须要对档案进行高效化的管理。

1 卫建局档案管理基本概述

1.1 卫建局档案的构成

从卫建局的整体来看，卫建局相关业务展开过程中所形成的档案分为两部分分别是文书档案和人事档案。文书档案的主要内容是卫建局在日常工作当中形成的，这些档案材料以文字或者是图片的形式展现，具有较大的考证价值。例如，卫建局业务在开展过程中主要的内容是文件、记录、照片、内外部的资料形式为主，由于涉及的种类较多，因此在对档案进行保管时需要进行分类立卷。而人事档案主要涉及的内容就是一切关于人的变化，例如对与人相关的动态要素所出现的变化过程进行详细地记录等，主要包括的范围有，卫建局的发展过程以及卫建局所有工作人员出现的流动情况。在人事档案中较为重要的内容主要针对的是学历专业毕业生、专业技术人员以及每一个管理层的工作人员的个人档案。

1.2 卫建局档案管理基本要求

第一，对于卫建局文书档案的管理工作，需要注意的是要对立卷档案在内容上以及性质上所具有的关联性进行确定，从而方便对档案的查阅以及保管，提高档案功能的有效性。卫建局的档案管理工作当中以卫建局附属机构的工作业务中所形成的文件和档案为主要重点工作内容。对卫建局中每一个职能部门所涉及的工作内容进行文书档案的整理，在对文书档案进行整理的过程中要详细的分清档案的文种、内容、时间以及作者，以这些要素作为整理文书的客观要素，实现对文书档案的组卷整理、页码上的确认以及相关的目录编辑，一切工作准备就绪之后在对文书档案进行装订。由于档案的种类内容比较繁杂，因为为了可以方便日后对档案进行查阅，则有必要在对档案案卷标题进行编辑时，保证标题中包含着档案内容的明细，同时还需要将建立档案的日期进行标注。

第二，在对卫建局的人事档案进行管理的过程中，需要十分明确档案管理过程中所涉及的接收、保管以及转递这三个十分重要的环节。这三个十分重要的环节当中，接收环节主要指的是在对档案进行接收前，需要对人事档案进行检查核对，确定档案信息内容无误后才能对档案进行签收，除了需要对档案内容的准确性进行检查外还需要对人事档案袋有无破损进行检查，当所有的检查内容都合格后对档案进行登记造册，登记过后工作人员还需要进行确认档案内容是否有漏掉的内容。接下来就是档案的保管工作，在保管过程中要符合档案管理的相关流程，重点的管理内容是薪资、职称以及考核这三方面的内容。在对档案进行收集归档时要保证工作的细致性，尤其是对于一些重点的档案资料要做到形成档案的检索功能并录入到电脑当中，同时还要做好纸质档案的防火、防潮、防虫等工作。最后是档案的转递工作，在对人事档案进行转递时需要严格地遵守调档手续，档案的调档的通知和证明则是转递的凭证依据，另外在对档案进行转递时要注意确保档案的密封性，当档案已经被注销后则要立即进行注销。

2 提高卫建局档案管理水平的意义

2.1 利于加强卫建局日常管理

提高卫建局档案管理水平的意义在于强化卫建局的日常管理。实际上，卫建局经营业务内容较多，主要包含医疗各项服务中，还涉及较多的科研活动，其中的资料数量较多，而且资料价值更是较高。为此，在日常卫建局管理工作中，这些医疗资料的收集与管理是其中关键的工作内容。尤其在新时期背景下，市场竞争更为激烈，档案资料的完整性、真实性等都对于卫建局医疗管理能力与服务水平等方面具有较大的影响。而且卫建局档案类型较多，不仅包含文书档案，还涉及人事档案，通过加强文书档案与人事档案管理，可以更好地加强卫建局档案管理，对其中的经营情况加以详细记录，展示卫建局的发展变化规律，为卫建局改制提供参考。此外，档案管理水平的提升使得卫建局档案资料外泄概率降低，这主要是发挥了专门管理的作用，有效防止机密档案泄露，强化卫建局日常管理。与此同时，档案管理水平的提升，促使卫建局的决策更能为科学，为管理工作人员提供参考，达到加强卫建局日常管理的目的。

2.2 顺应新时期发展趋势

通过提升卫建局档案管理水平，还能更好地顺应新时期发展趋势。近几年，我国医疗体制改革初见成效，使得基层医疗组织的作用得以发挥，而卫建局在其中起着关键的作用，可以提供基础的医疗管理服务，缓解医疗卫生工作方面的压力，顺应发展趋势。为此，很多医疗管理服务机构都会针对医疗卫生服务能力进行思考，不断进行深化改制。其中档案管理是卫建局深化改制中的重要内容，若是档案管理得到规范，将为卫建局各项惠民政策的实施提供有效地保障。未来发展过程中，卫建局更将注重档案管理工作的开展，因为这不禁可以记录其中的经营活动信息，还包含业务管理实践信息，方便归纳医疗事业的发展规律，为卫建局工作人员进行详细总结，从而帮助卫建局解决基层卫生工作中的难点，取得较好的档案管理改制成果，助力卫建局后续发展良好，逐渐向着新的发展方向迈进，这具有重要意义。

2.3 维护医患两方正当利益

卫生局在开展医疗服务时，同步会产生大量的医疗档案，这些档案入库保存后，可以将其中的档案资料视为记录医疗行为的重要凭证，用作解决医疗纠纷，维护医患两方的正当利益的手段。特别是新时期背景下，医患关系经常处于紧张状态，一旦发生医疗纠纷问题，借助医疗档案的查阅，可以清晰地明确医患两方的责任，避免医疗纠纷及矛盾加剧。

3 提高卫建局档案管理水平的相关思考

3.1 健全档案管理制度

卫建局在对档案进行管理时，首先要以制度为主，围绕档案管理的制度落实各方面的工作。具体包含着以下几个方面：1）保证卫建局档案管理的保密性。档案的保密性是档案管理的首要条件，是最为基础的也是最为重要的条件，在卫建局保存的档案中有一些档案是没有公开的档案，这种档案都属于保密性档案，在对这种保密性的档案进行保管时需要区别保密的等级和保密的范围等。另外还要求档案管理人员在度保密档案进行管理时要严格地遵守保密条例。2）除了档案的管理人员需要在保密意识上进行提高外，卫建局还应当对硬件设施进行完善，强化安全措施。3）在对卫建局档案进行借阅时要注意档案的借阅一定的符合档案的审批流程，借阅的档案要在一定的时间范围内进行归还，而针对卫建局以下各个科室的案卷卷宗，卫建局则需要专门安排管理人员进行保管。4）对于档案中的密级材料要进行定期的梳理，而对于那些不具备较高利用价值的材料则可以对其进行分类整理最后全部交给卫建局档案室或上级档案馆进行保管。

3.2 提高档案利用率

卫建局档案不仅需要重视档案的管理工作，另外还需要进行注意提高档案的利用效率，卫建局档案要想得到更好的发展，应当将档案的管理和利用进行高效的结合，重视对档案的利用。在对档案材料进行应用时需要注意以下几个方面：1）卫建局科室所上交的档案，在对这类档案进行利用时，其利用的范围是本院档案室；如果是科室之外的部门想要对档案进行利用则需要获得卫建局科室领导的审批。2）在对档案进行查阅时，主要是以现象查阅为主，如果需要进行借阅，则需要按照借阅的等级流程进行，尤其是要确定档案的归还日期。

3.3 加强档案规范化建设

要想提高卫建局档案管理水平，需要注重卫建局档案的规范化建设。只有确保档案管理具有规范性，才能减少管理混乱现象的产生，真正满足档案管理的需要。所以，规划化的档案建设极为关键，这是卫建局档案管理中的基础性工作内容，也是加强卫建局现代化档案管理的有效手段。在档案管理过程中，为加强卫建局档案规范化建设，可以采取以下措施：首先，配置先进的档案管理设备设施。众所周知，设备设施是辅助档案管理的技术手段，通过加强先进设备设施的应用，可以更好地满足卫建局档案管理工作需要，促使档案管理效率提升的同时，也能规范各个档案管理环节，使得档案规范化水平得到提升。为此，有关部门应当采购一些先进的设备设施，用于辅助档案管理，达到规范化管理的需要。其次，建立统一的档案管理标准。主要结合实际情况进行分析，明确档案管理目标，再制定相关卫建局档案管理标准，要求各方按照该标准进行执行统一管理，使得档案管理科学性与规范性得到提升。最后，加强各类管理技术的应用。一是加强计算机技术的利用，实现卫建局档案的一体化管理，不仅包含信息存储、检索等，还包含库房管理内容等，进一步实现工作效率的提升。二是加强多媒体技术的应用，方便加强数字档案管控与综合处理，记录文字、图片以及影响等档案信息，加快档案处理的同时，真正加强卫建局档案规范化建设。

3.4 提高档案管理人员业务水平

为加强卫建局档案管理，必须加强档案管理人员的业务能力锻炼，因为档案管理人员业务能力的高低是开展卫建局档案管理工作的基础，更是与实际档案管理成效有关。所以，提高档案管理人员业务能力至关重要。为此，有关部门可以采取培训措施。第一，先培养档案人员的政治素养、文化素养，主要通过讲座、宣传等形式，通过进修等方法，增加他们的职业道德精神，提高他们的事业心以及责任心，更好的面对自身工作，履行自身岗位工作职责，彰显为人民服务的价值；第二，再培养档案人员卫建局档案管理工作相关的知识，明确档案管理目的、内容以及流程，更好地运用这些专业知识强化档案管理。与此同时，还要及时学习新业务知识，更新自身知识储备，强化信息管理知识、法律知识的学习，以便加强这些知识的利用，实现档案方面的高效管理。

4 结语

综上所述，卫建局业务的顺利展开离不开对档案工作的高效管理，尤其是在新时期下，我国更加重视对卫建局进行有效经营。卫建局档案资料一方面会对卫建局的业务活动、医疗活动进行详细地记录，也可以成为卫建局进行决策时的有力依据。想要提高卫建局档案资料的管理效果，就要充分的把握好档案的管理制度和管理重点，让档案能够为卫建局的发展提供充分的价值。