分析数字化档案在档案管理工作中的作用

魏 婧 张艳路

（天津市计量监督检测科学研究院，天津 300192）

在大数据的覆盖下，竞争开始透明且公平，信息也越来越快捷，这是一个机遇同时也是史无前例的挑战。作为一个档案工作者，任重道远，紧迫感、使命感和能洞察先机的敏锐的嗅觉都必须具备。加强理论学习的同时在本职工作中，加强政治站位，拓展业务能力，提升创新意识，充分借助互联网工具提升自己，提高对互联网的整合力，完成信息化档案建设和服务工作，做一名合格信息化时代工作者！

1 档案管理的概念和数字媒体技术的概述

1）档案管理的概念。这个时代时属于大数据的时代，随着社会的进步，人类开启了一个全新的纪元。这个时代是属于信息技术的时代，充斥着网络化链接，无时无刻无声无息，数字媒体覆盖渗透到生活得细微末节。对档案进行收集、保存、整合、鉴定及利用就是档案管理的主要工作，这份工作属于服务性工作也属于管理性工作，是信息化时代社会管理当中的重要一环，数字化的意义就是不改变原有档案的内容，变换档案存在的形式，这样才能有效提高档案的利用率，使档案收益最大化。而档案本身就是属于信息汇集而成，所以在转变档案时，应先了解档案被信息的具体内容，并针对信息具体的分类进行科学的处理，将社会信息和档案信息融汇在一起，才能更好的使档案信息化。所以想要做好档案管理首先要对档案进行深刻的解读，以便于更好的发挥数字化档案的作用。

2）数字传媒技术的概述。数字传媒相关的各类平台渠道和各种介质是数字媒体技术的主要研究对象，包括了信息内容的处理与存储、获取与输出、安全管理和传播等技术方法和系统。纵观信息技术大环境，作为信息资源的档案的重要性显而易见。档案正面临多种因素的巨大冲击，例如，数字媒体技术、多媒体网络环境等等。作为生活中信息经济发展的助力器，更便捷、高效的利用档案不容忽视。为了实现各个部门的信息资源共享，建立数字化档案馆，开展信息化建设数据安全管理都尤为重要。

2 档案管理工作中数字化档案起到的作用

1）使档案管理工作更标准更规范。为了使档案管理工作更规范更标准将数字化档案应用到管理工作中起到了很关键的作用。为了实现数字化档案的管理，初始的纸质文件要经过内容优化和过滤存储到电脑当中，当所有的档案都录入到电脑当中后对档案进行电子管理构建数字化档案，随着档案部门的技术水平不断提高，进行数字化电子档案数据库的构建，提高档案的利用率和便捷性，同时能够保证档案的准确性和完整性。同时档案管理方面针对档案数字化建立相关的管理条例和管理标准，从而到数字化档案的管理的规范性。

2）档案管理的效率和质量的提升。当今世界，计算机电脑手机的普及，让生活变得极度的简单便捷，举个简单的例子，我们生活中需要什么资料想要了解什么都可以会直接在电脑手机上查找，不需要跑去图书馆翻阅各种书籍去查找，大大节约了我们的时间和办事效率。而数字化档案在档案管理中的地位相比于图书馆的图书管理员有过之而无不及，无论是准确性还是信息处理的效率都事倍功半，大量的数字化档案通过计算机存储，既节约了很多空间，同时不需要再对档案进行建档编码分类，减少了人工管理的失误，由此可见十字花档案对档案管理工作的帮助毋庸置疑。

3）降低成本环保节约。除了上述的对档案管理工作的标准性和效率质量的提升外，数字化档案在环保和节约方面所体现的能力才是最符合当代社会需求的，低成本、绿色环保、可持续发展。数字化档案能降低成本节约资源，是存储于计算机硬盘中的“绿色森林”，不需要占用纸质的文本资源，更不需要很大的空间去存储，不仅节约了资源，也减少了空间利用率。举个例子，我们到图书馆琳琅满目的图书需要大量的纸质资源，同时需要巨大的场馆和庞大的人力资源去管理，但是数字化档案一座图书馆只需要一个小小的硬盘，大大减少了纸质资源的浪费。除此之外对于纸质资源档案的保存和维护也是极为棘手，比如纸质档案的虫咬、潮湿、部分信息丢失都会导致信息在资源的不完整，这方面需要档案管理员的特别照顾，同时对于档案的分类也需要定期归位，不然会造成资源信息混乱。但是数字化档案在这方面就节约了大量的资源，只需要保存好硬盘定期维护网络就可以，节约了时间空间和人力消耗，大大降低了运营所需要的成本。

3 达成数字化档案需要的措施

纸质档案到数字化档案的转变是质的飞跃，说起来容易，但做起来不是那么简单，要采取以下措施才能实现数字化档案：

1）扫描档案。纸质档案的载体是书籍，而数字化档案载体是互联网和电脑硬盘，要想完成相互转变，首先需要将纸质档案中的信息扫描收录到电脑当中，所以想要实现数字化档案，扫描档案是一个必不可少的过程。这项任务极为艰巨，任务量大且任务规模较为繁杂，所以可以通过外包的方式进行档案扫描。档案很多都有保密性质，所以需要寻找的是一些技术在该领域属于翘楚，口碑信誉都良好的外包公司。这样才能保证档案的安全性和有效减少企业工作量，提高收录速度和质量。

2）构建管理小组，搭建档案管理平台。档案管理哪些方面最重要？自然是安全性、保密性、完整性和准确性。为了保证这些档案至关重要的特性，应该构建质量管理组，提升档案管理人员的整体素质，明确该小组负责人并对小组中成员进行分工和信息录入方便日后进行审核抽查，保证档案都是合格准确完整地，有利于提升档案的利用率。彻底贯彻数字化档案管理的优点，通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强，支持计算机联网查询和便于浏览等特点，从而达到真正意义上的资源共享。

3）实现相关知识领域华、交叉、多元化。是时代在信息化造就了这个信息化时代，在这个时代中，一切现代化信息手段都让世界越来越小，全球化进程已经到达了融合阶段。大到空间宇宙小到财迷油盐，无处不彰显着这一个全新的时代。在信息化时代，一切人类活动和自然活动，文化、技术、知识、地域、历史传承都在信息技术的链接下相互接壤。人的能力首次被无限放大，不论是电子商务还是物流微商，互联网已经开始作为核心技术消除了人与人之间的距离和空间。怎样才能最大限度的开发利用数字化档案管理，成为有关人员关注的重点。在数字媒体技术加持下，为了最大限度提升利用率和管理效率，应加强在相关领域的交叉应用和多元化应用。让政治、文化、经济、历史、档案管理等知识充分结合，才有利于丰富档案知识，提升档案管理的专业性、权威性、科学性。

4 结论

总览全文数字化档案不仅能有效提高管理水平和效率，还能提高利用率准确性和规范性，在安全、准确、权威、科学的前提下实现环保、节约、低成本、可持续发展的政策，让档案管理工作越发智能无误，从真正意义上达到多元化资源共享。无论哪方面来看数字化文档都在这个时代起到无可替代的作用，对社会起到助力作用，让获取信息、知识途径渠道更便捷。因此我国在数字化档案方面应该保持探索提升，不断提高技术水平，将其引进到管理、生活、工作当中，推动社会、企业、高速可持续性发展。