论事业单位档案管理的创新策略

周含欣

（新疆阿勒泰市市场监督管理局，新疆 阿勒泰 836500）

1 档案管理工作主要特点

一是真实性，真实性是档案的核心。档案建立时，必须严把档案材料形成关，确保所有档案材料的来源、内容真实可信，不能弄虚作假；在档案查阅、借阅、转递过程中，必须严把档案利用关，规范操作，确保档案材料的严肃性和安全性。二是完整性，完整性是指档案的内容应当完整、全面记载干部的活动轨迹，涵盖干部成长经历和履职情况的全貌，包括个人履历、考核考察、培养培训、职称职务任免、入党或入团情况、工资变动等方方面面。基于档案完整性的要求，在档案管理工作中要根据《干部档案工作条例》《关于档案材料收集归档规定》等文件规定，建立档案卷宗，使每份档案完整、齐全、真实。三是动态性，动态性有两方面的内容：首先档案内容、归档材料会随着干部的各项活动而不断增加。这就要求档案管理人员要及时主动收集相关材料，不断充实完善人事档案材料，使档案材料内容全面、丰富、准确。其次档案会随干部的流动而流动，档案管理部门不是固定不变的。档案管理过程中，要严格按照规范程序执行档案转递，确保人事档案的安全性。四是统一性，国家对档案的主要内容、整理分类、使用流动等都有明确的规范，档案卷宗要根据相关管理规范整理装订，保持格式、内容的统一性。

2 事业单位档案管理存在的问题

2.1 一些领导不重视档案管理工作

从整体上分析，在事业单位改革背景下，各事业单位认真履行本单位的公共职能，例如环保局认真执行环境保护管理工作，卫生局严格监管卫生安全，市场监管局着重加强市场监管工作，从而有效提高了本单位工作质量，使公共职能得到全面优化。然而，一些事业单位领导将工作只重视履行公共职能，忽视档案管理工作，在人才招聘、晋升与调配过程中也没有认真查用档案信息，直接影响了事业单位人力资源管理质量。

2.2 档案管理体系亟待健全

据了解，部分偏远县乡事业单位尚未设置有效的档案管理机构或者人员，档案管理制度缺乏可行性，档案管理体系亟待健全。也有部分事业单位虽然针对档案管理工作确定了管理体制机制，但是档案管理体系与相关制度条文无法适应事业单位的改革与发展。有的事业单位未建立健全档案组织网络，尚未形成管理档案的较强合力。部分事业单位没有将档案管理工作职责落实到相关人员，易引发责任不明问题。部分事业单位虽然设有档案管理机构或人员，但其工作理念、行为并不专业，在进行人事档案收集、查询、调阅等工作时有疏忽。同时，没有和其他部门进行必要的沟通与合作，人才调配、晋升等活动缺乏完善的参考依据，在一定程度上影响了干部人事工作。

2.3 档案信息化管理建设相对落后

在信息化时代，人工主导下的档案管理模式已无法适应时代发展趋势，无法有效提高档案管理效率。因此，多数事业单位在探索档案管理信息化与现代化模式，很多事业单位已经构建了信息化档案管理系统，但是部分事业单位尤其是偏远乡镇事业单位档案信息化管理技术水平相对落后，档案管理软硬件设备急需升级。部分事业单位缺少适合本单位改革与发展的档案管理系统，仍然以传统纸质档案管理为主，档案管理信息化与现代化水平偏低。不少事业单位对档案信息的开发与利用不足，削弱了人事档案资源价值，部分事业单位的档案利用率偏低，很难为人力资源管理与配置工作提供参考。

3 事业单位档案管理的创新策略

3.1 提高思想认识，强化档案管理责任意识

无论是单位管理人员或档案工作人员，都要意识到档案管理工作对于推动其他工作的重要性。一方面，机关、事业单位各级领导应经常过问、检查、督促档案工作，将其摆上重要议事日程，与其他工作同安排、同部署、同检查、同考核。同时，定期了解档案现状，帮助解决工作中存在的实际困难和问题，指导工作人员依据有关规定开展工作。另一方面，需配备合格的档案存放设备，库房安装好防火、防潮、防虫害等器材，安排专人定期检查，确保档案存放环境安全。

3.2 加强队伍建设，提高管理人员专业能力

档案管理专业性较强，工作人员不仅要有高度责任感，也要有扎实的档案管理技能。一是招纳档案管理专业型人才，保证档案的安全、合理、科学化管理。二是注重人员专业化培训，打造业务上的多面手，促使其尽快掌握专业知识。组织《档案法》等相关法律规定的学习，强化安全意识、法制意识、底线意识，全面提升档案管理工作人员的职业要求和职业道德。三是建立档案管理考核责任制，将档案管理列入绩效目标考核内容，督促激励工作人员提升档案管理水平。

3.3 健全事业单位档案管理体系

事业单位须健全档案管理体系，完善相关制度，确保管理机制的有效性，规范管理流程与管理行为，设置相对独立的档案管理部门或者档案管理人员，同时促进档案部门与其他部门的合作与沟通，确保人事档案管理工作能够为事业单位人才招聘、晋升与调配等人力资源管理工作提供依据、参考与借鉴。应加强单位内部档案管理部门和其他部门之间的信息交流与沟通，促进事业单位档案管理工作与整个人力资源管理工作的有效对接，使事业单位人才队伍建设与档案管理工作衔接得更为密切，更好地发挥档案及其管理部门的作用。

3.4 加强事业单位档案管理信息化建设

在新时代、新形势下，加强事业单位档案管理信息化建设势在必行。事业单位应提高档案管理信息化技术水平，将云计算技术、大数据技术、人工智能技术、VR技术等各种先进的网络信息技术引入事业单位档案管理工作中，构建完善的信息化管理模式。应组建档案信息管理平台，运用各种先进技术，将各部门档案进行在线收集归档、分类存储、管理与利用。同时，设置自动化检索端口，提高档案信息查询与调阅效率。还应进一步加快档案管理网络建设，加强档案数据库建设。应加强档案管理系统管理，定期对档案数据库进行升级与更新，通过系统来优化档案存储空间，及时更新档案信息，提交人力资源管理工作所需要的电子档案，在保密的基础上实现档案信息资源共享。应加强档案安全保密措施，结合档案信息化安全管理需求，强化保密管理，及时修补漏洞。

4 结束语

在事业单位改革的背景下做好档案管理工作愈加重要。我们应准确定位当前事业单位档案管理目标，为人事档案管理提供制度、资金、技术设备、专业人才等方面的支持，使档案管理工作拥有完善的基础保障，全面优化档案管理模式，大力推进档案管理信息化，全面提高事业单位档案管理水平和效用。