关于事业单位档案管理工作的思考研究

林双静

（吉林省双辽市退役军人服务中心，吉林 双辽 136400）

事业单位是我国经济社会发展的重要组成部分。事业单位的发展与档案管理的有效发展息息相关。档案管理是事业单位发展的重要组成部分。现在，事业单位的档案管理工作并不乐观，仍然存在未解决的问题，这对事业单位的发展产生了巨大的影响，需要事业单位有效地改善和完善档案管理，创新并不断提高档案管理水平，让事业单位在新时期可以健康的发展。

1 事业单位档案工作面临的主要问题

1.1 档案管理人员素质需要进行提升

工作人员整体素质较低，这是档案管理不善实施的主要因素。一些单位负责人倾向于强调经济利益，而忽略了日常档案管理工作，认为档案管理并不能帮助单位取得更大的经济效益，导致档案管理工作中缺乏人力、物力和资金的支持。在日常工作中，大多数档案管理工作都被忽略了，因此一些员工认为，只要确保档案数据的完整性并防止数据丢失就足够了，所以在档案工作管理中工作的有效性比较低。

1.2 档案管理模式与实际工作不符

当前，事业单位的档案管理方式与实际情况不符，所需的硬件设施不足。日常的档案管理工作中仍使用比较传统的手动统计信息管理方法。由于单位内部有很多内部档案管理材料，因此这种广泛的管理模式不可避免地增加了工作人员的工作量，影响了档案管理工作的质量。使用手动统计管理方法很难实现档案管理的最终目标。纸质档案数据分类会消耗大量时间和精力，繁琐而冗长的工作内容会增加员工出错的可能性，并且无法保证档案管理的水平和准确性。

1.3 档案管理系统不完善

如今，档案管理机制还不完善，职责划分非常模糊，涉及的员工很容易引起工作问题和纠纷。事业单位的档案数据编辑系统不够详细，档案数据的使用与档案归档标准之间存在差异，不仅增加了档案管理人员的工作量，而且降低了档案管理水平。另外，某些档案管理部门的有关程序不健全，机密文件容易丢失，特别是对于重要档案材料的借阅和审查程序不严格。事业单位的档案管理在初期和后期的管理过程中，在放置和划分方面都比较混乱，没有严格遵守相关的规章制度。

1.4 信息化建设相对落后，利用率不高

随着社会的不断发展，信息技术在各个领域的应用越来越广泛，信息建设已被应用在事业单位的档案管理中，员工对信息技术的熟练程度不高，对于信息技术的利用率不高，对于事业单位的档案管理效率也形成了制约。一些纸质档案在使用过程中被损坏和丢失，严重影响后续使用。而且，由于缺乏专业的维护和管理人员，信息系统中存在许多漏洞，使得难以跟上档案管理信息时代的步伐。

2 事业单位改善档案管理工作效率的措施和建议

2.1 提高档案管理意识

档案全面记录并反映了单位成立、建设和发展的历史过程，是领导决策的基础，是调查和审查工作过程的重要依据。首先，事业单位的管理者应提高对档案管理重要性的认识，并积极对档案管理进行相应的支持。二是在硬件设施和人员方面提供有力的支持，建立有效的管理体系，使档案管理操作可以遵循相应的标准。第三是单位领导者必须提高对档案管理工作的重视程度。第四是将档案管理整合到个人和部门年度目标责任制度量标准中，以确保档案管理水平的不断提高。

2.2 完善档案管理系统

事业单位为了建立与国家登记档案管理相一致的管理制度，促进单位登记档案管理制度的发展，事业单位应当认真研究和分析与国家档案管理有关的法律法规。事业单位要学习国家颁布的《档案法》等法律制度，建立与单位内部档案管理相适应的管理制度，全面提高档案管理质量，构建事业单位档案管理的长效机制。

2.3 积极优化信息化管理

现代信息技术的集成和应用迅速提高了事业单位中档案管理的效率和质量。事业单位应当将信息化改革作为档案管理的重要方向和目标，并按照单位改革发展的要求，开展档案管理信息化建设。符合条件的事业单位可以积极推进电子档案管理，建立专门的网络系统，可以充分处理在线电子档案信息，大大节省了人力物力，提高了档案的使用效率。档案管理人员应认真学习电子信息技术和电子档案管理技能，以更好地适应档案管理的岗位职能要求。

在信息时代，为了使事业单位的档案管理规范化和标准化，首先建立一个完整、现代化的档案管理系统，并明确界定档案管理人员的职责。在某些操作中，要严格执行各种文件管理操作，以减少非法档案管理的可能性。其次，需要分类和管理不同类型的档案，以便可以在后续的档案重新调用过程中快速找到所需的档案。在事业单位的日常管理工作中，档案管理也应分为重要的管理工作内容，并随着事业单位的实际发展，应制定详细的管理工作计划，并进行专业的小组管理。针对各种档案管理问题，采取相应的措施，促进档案管理的规范化和标准化。

2.4 加强档案管理队伍的建设

事业单位应进一步加强对档案管理工作人员的教育和培训，建立一支全面的、高素质的档案管理队伍。一是加强档案管理人员的专业素质培训。事业单位要认真组织工作人员学习有关法律法规，如《事业单位登记管理暂行条例》、《事业单位登记档案管理办法》、《档案法》，达到事业单位档案管理的要求，以满足档案管理的实际要求，实现规范化、科学化管理。二是档案管理人员创新意识和创新能力的培养。创新是档案管理科学和长期发展的核心。所有档案管理员必须具有一定的创新能力，能够在整个管理过程中执行创新意识，并能够从根本上提高档案服务的质量。第三，事业单位需要树立开放的观念，合格的部门可以根据业务需要选择和聘用优秀的档案管理人才，充实管理队伍。

3 结语

档案管理是事业单位管理的重点之一，在事业单位的发展和建设中发挥着积极的作用。事业单位要从根本上提高对档案管理重要性的认识，增强档案管理意识，完善管理制度，不断规范和信息化事业单位档案管理工作。