建筑工程档案管理现状及存在问题浅析

许月琼

（广州市市政集团有限公司，广东 广州 510030）

建筑工程档案管理内容覆盖面广泛，具体有基建文件、施工资料、质量评估文件、验收文件等，都是建筑工程建设全过程中最原始的记录，直接反映了建筑工程质量。由此可见，建筑工程档案管理的重要性是不言而喻的。但是在建筑工程档案管理实践中，由于片面认识、人才匮乏等因素，而导致档案管理工作呈现出诸多缺陷和不足，直接制约了档案管理工作效果的提升，从而不利于档案价值的开发与利用。因此，为建设优质工程项目，在实践中，施工单位应对建筑工程档案管理引起重视，并要与时俱进地落实有效举措，确保档案管理工作效果。鉴于此，基于建筑工程档案价值开发利用角度考虑，本文深入分析“建筑工程档案管理现状及存在问题”具有显著的理论指导价值和实践操作意义。

1 建筑工程档案管理的重要性概述

在建筑工程项目建设过程中，建筑企业展开高质量的档案管理工作，可以全程、全方位、准确地记录工程施工过程，能够为建筑工程质量检查、改建、竣工验收等提供重要参考资料。简单来讲，建筑工程项目牵涉面相对广泛，在实践中往往会产生大量的信息资料，而档案管理工作的核心在于收集与整理建筑工程建设全过程中产生的各项资料，以期通过原始且完整的档案资料来体现建筑工程质量情况，并可以为建筑工程管理工作提供信息支持[1]。由此可见，建筑工程档案管理效果与建筑工程质量、管理效益等息息相关。因此，建筑工程档案管理的重要性是不言而喻的。

2 建筑工程档案管理现状问题分析

2.1 片面认识而忽视档案管理

在社会市场经济体制下，大部分建筑企业管理人员片面认为企业在市场中的持续发展，关键在于经济效益的持续增长，而经济效益的持续增长的重点环节是建设。正因如此，在建筑工程项目实施阶段，大部分建筑企业的工作重点是工程建设，而没有对建筑工程档案管理工作形成一个正确的认知，未能准确地明确档案管理的重要性，这也使得档案管理工作长期被忽视而没有被提上日程。部分建筑企业虽十分看重档案管理工作，但是在实践中存在随意性、盲目性等操作，这使得档案管理工作难以产生作用，所收集的档案资料难以确保完整度、真实可靠性，无法真实地反馈建筑工程实际[2]。另外，建筑工程档案管理往往与建筑项目盈利性缺乏直接性联系，这使得大部分建筑企业对档案管理工作有所忽略，部分重要建筑工程信息资料未能及时完整地收集起来，如工程图纸、变更信息等，这些信息的缺失不仅影响建筑工程施工质量，还对建筑工程效益产生了一定的影响[3]。

2.2 档案管理工作随意性高

基于建筑工程档案管理实际情况角度而言，部分建筑企业在档案管理工作中，未能建立完善且规范的标准体系，如档案检索、档案编目等，导致档案管理工作存在较大的随意性，如档案资料收集以文字资料为主，未能完整收集图片、影像等资料，导致档案内容缺乏完整性，进而无法直观地呈现出建筑工程质量等信息。同时，部分建筑企业在档案资料收集整理过程中，没有及时更新工程竣工图，并且修改工作未能及时落实，还存在归档不及时的问题，最终导致所收集的档案资料与工程实际存在出入[4]。另外，在档案建立之后，部分档案存在信息不完整问题，如缺乏相关环节负责人的签字，使得档案缺乏保存价值，从而容易影响建筑工程档案管理效果的提升[5]。

2.3 专业管理人员队伍建设不足

管理工作人员是建筑工程档案管理工作的执行主体，其专业能力和素养直接决定了档案管理工作执行效果。因此，建筑企业应在发展中，建立一支能力与素养满足于档案管理工作需求的档案管理队伍。但是基于当前实际角度来讲，大部分建筑企业在档案管理工作中，没有配备专门的档案管理人员，更多的是由工程管理人员兼管档案管理工作，一方面工程管理人员本身非档案管理专业出身，使得其缺乏相应的专业管理能力而难以有序展开档案管理工作，一旦出现问题，则缺乏能力高质量处理档案管理问题，从而直接影响档案管理工作效果。另一方面档案管理人员身兼数职，但个人精力和时间是有限的，在高强度工作环境中，显然难以投入足够的时间和精力去做好各项工作。而在档案管理工作和现场管理两项工作中，管理人员由于思想认识而会侧重于工程管理，而轻视档案管理，自然不会投入足够的时间和精力用于档案管理工作[6]。另外，档案管理工作人员由于并非专业出身，在具体的档案管理工作中，往往局限于信息资料的收集整理和归档，并没有进行档案资料价值的挖掘，导致档案管理工作形式化，未能真正地挖掘档案信息中的可利用价值[7]。

3 建筑工程档案管理效果的优化措施分析

结合上文分析可知，在建筑工程施工期间，档案管理工作是工程管理工作内容的核心组成部分，既可以直接反映建筑工程质量，又可以为建筑成本控制提供数据信息支持。但是在实践中，建筑工程档案管理工作仍然存在一定的缺陷和不足，制约档案管理工作价值的实现。而在建筑行业蓬勃发展的今天，建筑企业为实现持续发展，应重视起建筑工程档案管理工作，针对档案管理工作现状问题，有针对性地落实优化措施，有效提高建筑工程档案管理效果，为建筑企业的发展添砖加瓦[8]。

3.1 提高认识，树立正确档案管理理念

在建筑工程建设过程中，建筑工程档案管理工作的有序进行，前提是建筑企业管理人员对建筑工程档案管理的重要性具有一个深刻且正确的认识，原因在于思想认识是行动的先决条件，在思想认识到位的情况下，才能积极落实相关举措来确保档案管理工作成效。因此，建筑企业应提高工程档案管理重要性的认识，树立正确的建筑工程档案管理理念，并在实践中积极落实相关保障性措施。具体来讲，建筑企业管理人员应在思想上认识档案管理工作的实施，可以促进建筑工程项目的建设，使得建筑工程项目高质量且安全地进行。针对建筑工程档案管理工作，建筑企业应设置独立的档案管理部门，并按照档案管理工作需求设置专职的档案管理人员，为档案管理工作顺利进行提供支持。不仅如此，档案管理工作的实施，应与建筑工程项目建设活动保持同步，以期确保档案信息可以真实地反应出建筑工程项目建设实际，并为建筑工程施工的优化和技术的调整提供档案资料支持。不仅如此，档案管理人员应正确认识到档案管理工作不具备直接的盈利效果，但是档案管理工作的实施，可以为建设高质量的优质工程项目提供支持，还可以为建筑工程成本控制提供数据信息支持，从而有利于建筑工程项目整体效益的提高。只有这样，才能确保建筑工程档案管理工作有序进行，并在实践中发挥出良好的效益。

3.2 规范档案管理工作

针对建筑工程档案管理工作中的随意性和盲目性问题，要求建筑企业不断对规范档案管理工作，才能在提高档案管理工作效果的基础上，充分开发利用档案的价值，为提高建筑行业的综合效益提供支持。在实践中，建筑企业应从以下几个方面采取措施来提高档案管理工作的规范性。首先，建筑企业应建立完善且严格的档案管理制度，通过制度方式来明确档案管理工作内容及标准，如档案资料的收集、归档等，通过这种方式确保档案管理中的各个环节工作可以规范展开。同时，为确保各项工作开展的有效性，建筑企业应基于宏观层面建立相应的配套保障性制度，如监管制度，奖罚制度等，使得建筑工程档案管理工作可以始终处于严格监督下高效、规范地进行，并辅以奖罚制度来调动档案管理工作人员的积极性和主动性，使得其能够自觉规范地按照要求做好档案管理工作。其次，加强档案信息化系统建设。在信息化时代，档案管理信息化发展是主流趋势，也是档案管理工作成效提高的重要基础。因此，建筑企业应围绕档案管理工作建立相应的档案信息化管理系统，对纸质档案进行数字化处理并进行保存，并利用信息化系统中自动化分类功能，实现档案信息的分类处理与保存。在此过程中，为确保档案信息数据的安全性，应结合人员岗位权限来设定相应的系统访问权限，任何用户在调用建筑工程档案信息之前，应获得相应的权限，并借助账号密码进行系统登录。不仅如此，在系统信息查阅过程中，严禁信息拷贝或者改动，以此确保档案信息的完整性和安全性。

3.3 加强档案管理专业人才培养

结合上文分析可知，档案管理人员是工作执行主体，专业能力与素养直接影响档案管理工作效果。因此，建筑企业应建立一支能力和素质满足于档案管理工作需求的档案管理专业人才队伍。在实践中，建筑企业应做好两方面的工作，分别是人才引进和人才培养。首先，人才引进方面。建筑企业应根据档案管理工作需求，明确所需要的档案管理人员数量及专业领域，随后通过网络平台、电视媒体等渠道发布招聘信息，明确档案管理人才招聘要求。在此基础上，根据所收到的简历信息做好人员筛查工作，并对筛选出的各专业档案管理人才进行现场面试。在此过程中，对于一些拥有特殊技能的人才应予以关注，如计算机素养较高的人才，应优先考虑。在人才招聘之后，需要进行岗前试用，对新聘用人员的工作情况进行综合评估，针对工作表现合格的档案管理人员予以正式录用。通过这种方式，充实建筑企业档案管理人才队伍。其次，建筑企业应做好现有档案管理人才的培训工作，在具体的培训工作中，要考虑多元方式进行理论实践一体化培训，使得学生可以在系统培训后掌握相关的档案管理知识与技能，尤其是计算机技能，为高效地展开建筑工程档案管理工作提供支持。

4 结语

综上所述，建筑工程档案管理工作是建筑管理内容的核心组成部分，对建筑工程质量、经济效益等都有一定的影响。因此，建筑企业应树立正确的档案管理理念，并在实践中加强人才队伍建设，同时要规范档案管理工作，才能提高档案管理工作效果。