浅析信息时代如何提高兼职档案员的档案管理水平

徐 莹

（北京北投通城建设开发有限公司，北京 101100）

兼职档案管理员是企业档案管理工作的最基础、最根本的保障。他们往往掌握了大量的第一手档案资料，是企业档案管理工作中不可或缺的重要组成部分。伴随着目前的社会发展日益朝着信息化的方向发展，传统的档案管理方式已不能完全满足新时期档案管理的需要。因此，必须要全面的提升和加强现代信息技术发展和建设，充分的提高档案兼职人员的管理水平是非常必要的。

1 兼职档案管理员的重要性

档案管理工作是一项政策性比较高、保密性要求高和专业技术要求高的工作。开展档案管理的研究，做好各种档案信息的收集工作，都需要高素质的档案管理人员，在实践工作中的优秀兼职档案管理人员往往来自各个职能部门。此外，兼职档案员也是很多单位档案管理工作的基础和保障。这些兼职的档案管理工作者在档案形成与制作的第一线，主要负责本部门档案信息工作的各项管理与相关工作和活动中所形成的所有文字资料、音像资料、实物档案收集等基础工作，这些最为基础的档案信息的归档质量的好坏直接制约着机关单位的档案管理工作。兼职的档案工作者对本部门的各类工作情况有了充分的了解和掌握，对各种工作相关的数据、信息、文件资料的来源和价值有了充分的认识，能够及时、有效地收集各种文件资料，并能很好地完成相关数据信息的认定工作，对档案资料进行充分的筛选和归类，对本部门的档案信息的完整性、系统性、规范性具有决定性作用。任何一位兼职的档案工作者都是档案管理的基层管理者，也是最直接的档案使用者，是最好的档案工作的宣传员。由于他们最了解本部门、本专业的档案管理工作的实际需求，可以从实际工作的角度出发，提出更科学、更合理、更有针对性的部门档案管理工作的意见和建议，能够在日常工作中对干部职工进行档案管理知识的宣传和引导，有效地提高了他们对档案工作的重要性的认识，增强了他们的档案保护的理解和认识，提高了相关的工作人员在档案收集整理方面的自主性、积极性[1]。

2 兼职档案员在档案管理工作中的作用

任何一个档案馆或档案室的档案来源，无不是依靠一个稳定的兼职档案员管理网络建立起来的。这个兼职档案员管理网络看似分散，而实则乃是构成企业档案管理网络体系的基础。档案管理工作的内容是从基础资料开始，从基础工作着手。各个门类的档案收集与移交是一件非常繁琐、极为细致的工作，它不是简单的归拢、转手即可的事情，而是一种对历史的负责的系统性工作。任何一件档案的入馆入室工作，都要依靠基层工作人员即兼职档案员输送，每个单位档案的收集、整理和立卷都离不开兼职档案员的辛苦工作，他们所从事的工作是档案管理的第一道工序。从档案工作的重要性和搞好档案管理工作的双重角度看，每个单位以及各个部门都应配备兼职档案员，负责本单位、本部门的档案收集和整理工作。我国的档案法明确规定：任何单位位当立卷归档的材料，由单位的文书或者本单位档案机构或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何个人都不得据为己有或者拒绝归”。一个单位里承担档案立卷、归档等大量基础工作是由兼职档案员完成的。这些由兼职档案员移交的是人们在各项管理和活动中形成的文字材料、声像材料及实物材料等等_是档案馆的主体材料。这些档案的归档整理质量和交送效率，又直接制约着每个档案馆、档案室的档案质量和使用效率。一个单位或部门档案管理的基础建设工作是从兼职档案员开始的，文件材料的收集和整理是每项档案立档的起点，把握并控制好这个起点，是做好档案前期管理工作的基础。在企业里，兼职档案员大多是工作在生产和经营一线的人员，他们最清楚本单位或本部门的工作，也最清楚需要收集和整理的材料是什么，能较好地对部门的文件和具体工作进行前端监控和全程管理，并能够利用自己的专业知识对档案进行基本鉴定工作。由他们担任兼职档案员不仅能顺利地完成本部门的立卷和归档工作，而且能顺利地完成档案的查证和考证工作，充分发挥档案的使用价值。因此，兼职档案员在整个档案工作中的作用不可忽视，但兼职档案员具有多重身份，他们不仅要作好自己职责范围内的工作，同时还要担负档案资料的收集整理和移交等工作每个部门的档案收集的是否全而、规范，交送是否及时，都决定着一个单位或部门的档案管理水平。档案基础资料的收集工作比较繁琐，需要与很多人员打交道，兼职档案员既要做好自己的本职工作，又要保证本部门归档率达到100%，同时还要达到优质水平，实属不易。他们为所在单位同时也为国家积累着宝贵的财富，作为单位的主管，应当给予他们相应的激励，从而进一步增强其责任心和积极性，促进档案管理工作高质高效运转形成档案管理工作的良性循环。

3 信息时代提高兼职档案员的档案管理水平的策略

3.1 具有较高的政治理论水平及良好的道德修养

企业的兼职档案工作者为企业全体员工服务，负责各项工作备份管理。所以说在企业，他们是不可或缺的人才，在新的企业发展的阶段，对档案管理人员的个人素质和综合能力提出了更高的标准和要求。首先相关的工作人员必须要有坚定的政治立场，忠于祖国、忠于人民、热爱档案管理事业、时刻牢记维护档案工作安全的职责；二是要有更高的政治觉悟，自觉参与到政治理论学习中来，努力提高思想政治理论水平，讲政治、讲道德、讲规矩。要做到理论与实践相结合，解决实际问题。三是要有良好的思想品德，企业的档案管理工作是企业稳定发展的基础和保障，所以说相关的档案管理的兼职人员必须要自觉遵守“爱岗敬业、诚实守信、服务群众、奉献社会”的职业道德规范，遵守相关的法律法规的要求，严守档案管理的保密规定，有高度的责任感和荣誉感。只有以信仰信念、道德情感、职业精神来支撑档案工作，才能真正做好档案工作，致力于档案工作的研究，并为企业档案事业的发展作出应有的贡献。

3.2 要以人为本，提高服务质量

当今的信息技术飞速发展，传统的业务内容与方式已不能适应新时代的要求。所以说必须要赋予档案管理全新的内涵和新的工作方式。它要求业余时间的档案管理人员要不断地进行专业理论的学习，提高自己的综合素质，全心全意地为档案管理工作服务，用心、用情、思考、探索，工作态度必须要积极主动，说话也要大方得体，使用户充分的满意，也要全面的利用现代化的办公系统，利用档案信息网络管理平台，迅速、准确、及时地为用户提供档案信息资源，提高档案索引和查询的速度和效率，以达到提高档案利用效益的目的[2]。

3.3 具有较高的业务水平和综合能力

档案管理的主体是人。伴随着社会信息化进程的加快，企业对档案工作人员的综合素质和业务水平的要求越来越高。由于档案管理者的素质直接影响着档案工作的质量和档案事业的发展。要全方位的做好档案工作，就必须加强自身的专业能力的学习。要提高档案专业水平，首先要相关的工作人员必须要树立终身学习的观念，从做好档案工作和提高素质两个方面入手，加强自身的专业知识的掌握和学习，深入了解和把握档案学科及其相关前沿知识，积极学习相关的档案理论，努力提高档案工作的技能，熟悉档案工作的规范、范围、性质和功能，以便更加充分的掌握档案专业的最新动态，更好地适应档案工作信息化、规范化、现代化的发展。第二，因为档案管理是一门专业性非常强的技术。所以，档案管理者需要具备渊博的知识。例如：文史知识、科技知识、信息网络、计算机知识等，只有不断学习新知识、积累新经验、注重实践，才能更好地开展档案管理的工作。

3.4 兼职档案员要树立现代意识，勇于创新，不断进取

伴随着科技、信息技术的迅猛发展，新思想、新技术、新思路层出不穷，信息更新、知识更新加快，以往的档案管理经验与传统已越来越不能适应新的时代背景下的信息化档案管理工作的要求，这就需要档案工作者具备前卫的、现代化的档案管理意识，通过科学合理的培训、全日制学习、业务讲座、走访等方式不断更新知识结构，及时掌握档案管理的最新动态，充分的改进档案工作方法和手段，不断从工作中发现存在的不足和问题，并运用自己的知识、分析和解决问题。当代兼职档案工作者不仅要做好档案工作，而且要有创新意识和钻探意识。不仅要在理念上创新，而且要在实践的工作方式上创新，更好地服务于档案工作，更好地适应未来档案管理信息化的发展。

3.5 兼职档案员要爱岗敬业，以档案事业为荣

档案事业从古到今，每一个时期都是一个不可或缺的、非常重要的职业，都是各项事业兴旺发达的基础和保障，都是每一个时期人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业之所以能够兴旺发达，也是因为每一个时代的官员和统治者都非常重视档案，利用档案，开发档案，中华民族五千多年的历史才得以传承，中华民族有着如此灿烂的文化。中华民族文化源远流长，可说是因为档案把每一个时代的历史事件，每一个历史人物，都能清楚地呈现在现代人面前，档案事业对此作出了巨大贡献。如果没有档案秦始皇的长期霸权统治，谁也不知道。如果没有档案，无数革命先辈的英雄事迹就会沉没大海，无人知晓。如果没有档案，孔孟的贤哲思想就无法传承。所以我们要学历史，要爱档案工作，要为档案工作而自豪，肩负起管理档案的重任[3]。

3.6 院系兼职档案员要有较强的法律意识

院系档案员从事管理院系的试卷、学生学籍、成绩、科研、人事等原始档案，这就要求兼职档案员必须有较强的法律意识，严格遵守法律法规，努力学习《档案法》、《保密法》等相关的法律文件及知识，了解学校有关档案的规章制度，依法办事，依法管理档案，依法维护档案的原始性，真实性。对违反档案工作职责，或因工作失误造成档案损失的要追究其责任，对触犯档案法的要追究其法律责任。只有这样才能使档案工作做到“有法必依，执法必严，违法必究”，才能规范档案管理人的行为，使档案管理工作走上法治的道路，从而推动档案工作的开展。

4 结语

档案文件是一切活动的真实记录，反映了单位的发展历程，是影响单位管理工作开展效率和质量的重要信息资源和宝贵经验财富。所以，充分的分析和研究如何进一步的提高兼职人员的档案管理水平对工作的开展就显得尤为重要。