房地产档案的收集管理与保护利用探讨——以浙江省宁海县房管中心为例

张淑妍

（浙江省宁海县房管中心，浙江 宁海 315600）

1 引言

房地产档案一直作为专门的档案进行专门的管理，专业程度很高。房地产在我国是一个非常特殊的行业，具有重要意义，房地产档案也是非常重要的民生档案，做好房地产档案管理工作，真正发挥出房地产档案在城市建设、义务教育、社会保障、民众需要等方面的作用。

2 房地产档案的含义及作用

2.1 含义

房地产档案本质上是房地产或者说不动产发证登记、交易买卖、不动产拆迁、建设用地等活动当中经过收集整理鉴定而形成的反映不动产权人、不动产状态以及使用土地状态的文字、图片、视频等资料。简而言之一套房子从立项开始就会形成档案资料，一直到这套房子报废的全生命周期内所形成的所有信息都记录在档案之中。

2.2 作用

1）保证房地产物权公信力。房地产档案记录了房产登记信息、交易买卖信息等，这些信息代表了房地产的归属和变更情况，便于有关单位及部门，有关当事人及利害关系人对相关的房地产信息查阅和利用。房地产档案将是不动产物权溯源的根本保障，能够有效保证房地产物权的公信力。

2）为房地产物权提供法律保障。房地产档案的公信力是国家赋予的，其所记录的内容也是法律认可的，只要是房地产档案上所写的内容，都具备法律效应。房地产档案记录房地产相关工作的真实记录，不仅仅是业务办理的依据，包括转移、抵押、拆迁、扩建等也是物权登记公示的重要体现，还是保障权利人证明权益的法律依据。

3）保障民生。房地产既是人民安居乐业的需要，也是社会安定和谐的需要，房地产档案是民生工作的基础，最具有权威性。按照相关法律法规的规定，无论交易、租赁还是拆迁，都必须依照房地产档案权威性和法律性来组织实施。对于住建部来讲，房地产档案可使其更为科学地进行城镇建筑规划。

3 房地产档案的收集管理

3.1 纸质档案的收集管理

1）证明文件及权属材料的收集管理。房地产档案中的证明文件及权属材料是不动产登记当中的重要材料，及房屋权利人依法向房屋权属登记机关提交的取得房屋权属的证明文件，包括对权利取得、放弃、义务承诺的书面文件。根据城市房地产权属登记管理办法，新建房屋需要在房屋竣工后3个月内向登记机关申请登记，并且要求当事人提供用地证明文件（或土地使用权证）、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、竣工验收资料以及其他证明文件。例如：浙江省宁海县房管中心2019年度共收集房地产权属档案3700多件，2020年度共收集房地产权属档案4700多件。这些证明文件都是应当全面收集的，避免遗漏以及错误。

2）建筑施工文件、竣工资料及图纸的收集管理。建筑施工文件、竣工资料以及图纸是证明房屋建筑的关键资料，这些资料记录了房屋建筑从立项到竣工验收全过程的详细情况，也记录房屋建筑的结构类型、所用材料、造价、所用的技术等等所有信息，这些资料也是房地产档案当中不可或缺的部分。对于城镇建筑规划或者建筑工程设计建设都有非常巨大的利用价值，应当收集齐全，尤其是涉及后续拆迁、改造或扩建等情况时，这些资料将发挥巨大作用。例如，很多工程中挖断通信线缆、供水管道等等都是因为图纸缺失，施工方不知晓此处的情况所致。例如：浙江省宁海县房管中心2019年度收集房地产建筑施工、竣工等档案资料800多件；2020年度收集房地产建筑施工、竣工等档案资料900多件。这些图纸、竣工验收等资料的收集非常关键。

3）房地产使用管理的资料收集管理。房地产包括房屋建筑和房屋建筑下的土地，房屋建筑交易过程中实际上交易的是房屋所有权和土地使用权。其中房屋所有权基本上是永久的，但土地使用权不是永久的，住宅用地的年限是70年。在这个年限中，取得房屋所有权的权利人可以利用房屋建筑做很多法律允许的事情，比如用来出租，当然也包括改造、装修等实际使用房屋时所产生的信息。如：浙江省宁海县房管中心2019年度共收集房地产使用管理档案资料1100多件；2020年度共收集房地产使用管理档案资料1000多件。这些资料记录了房地产权利人对房地产的使用过程，也是应当收集起来的重点。

4）其他有关房地产档案资料的收集管理。凡是属于归档范围内的其他形式的资料都应当进行全面收集整理，这些资料也记录了房地产的真实情况。比如反映和记录房地产权属状况的信息资料，房地产权属的冻结文件、代管文件、历史形成的各种房地产权证、账、册、表、卡等。

3.2 数字化档案资料的收集管理

1）电子文件的收集管理。电子档案是过去和现在的业务、经营、管理、宣传、房地产开发全过程中所直接形成的具有保存价值的各种电脑盘片、照片、声像、电子图纸等不同形式的历史记录。随着电子政务或者说智慧政务的深度应用，房地产的档案资料有很多是以电子文件的形式存在的，包括各类统计报表，房屋建筑建设过程中形成的电子文件、报表、视频等等，这些资料都应当归档。收集的电子文件应交由档案室统一保管，档案室管理人员需要将收集起来的电子文件存放于指定计算机服务器，并可靠备份，应制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误且能保证更新系统而不受破坏。

2）扫描件的收集管理。很多珍贵的纸质文件是没有电子文件的，这些纸质文件应当全部转变为扫描件用以利用，应当研制完善的软件系统，方便扫描件的保管。由于房地产档案的显著特点是其异动性和海量化，房地产相关资料实在动态变化之中的，任何一次性扫描或者刻成光盘都无济于事。应当在收集管理扫描件时制定计划，可实施计件制，规定每天完成多少扫描件的收集整理，据此给予奖惩，并且要认真细致地做好纸质档案的扫描工作。例如：浙江省宁海县房管中心2019年度收集完成房地产档案扫描共41460多件，其中：住房保障档案32560件，房产交易档案3500件，白蚁防治档案1500件，房屋安全管理档案1800件，公房管理档案2100件；2020年度收集完成房地产档案扫描共86717件，其中：住房保障档案78520件，房产交易档案2902件，白蚁防治档案1590件，房屋安全管理档案1802件，公房管理档案1903件。这些扫描件收集起来后必须进行检查，必须逐页、逐项进行检查，若发现错误必须重新制作扫描件。然后将检查无误的扫描件并立卷归档。

3）录音、录像文件的收集管理。涉及房地产的相关录音、录像文件应当指定专人负责收集，并且必须配套文字说明，包括录制地点、时间、录制者、录制的内容等，确保记录内容完整准确，录音录像文件应当按照GB1989、GB7574、GB9416的相关要求转变为统一的标准格式，一式两份，交由档案室归档。归档的录音录像文件必须是可读文件，必须能够在有关设备上演示或检测，运转正常，无病毒。同类项目、同一类别的录音录像文件应当存储于同种载体上。

4）其他数字化档案资料的收集管理。对于处在房地产档案归档范围的其他数字化档案资料也应全面收集整理。采取人工录入、扫描和数码照相等技术方法，实现其他档案资料的数字化并收集归档。

4 房地产档案的保护与利用

4.1 房地产纸质档案的保护与利用

根据我国档案法、档案法实施办法的相关规定，遵循及时建档，确保档案真实完整，系统有序，为确保房地产纸质档案永久保存，必须对档案进行长久保护，换而言之就是要对档案支撑材料进行保护，在一定范围内防止内外原因引发破坏，或者采取措施延缓纸质档案材料损坏速度，并对已经出现破坏的档案进行修复。纸质档案通常都是比较珍贵的档案这些档案可用作学术研究，可用作指导房地产行业的发展，也可指导城镇规划建设、国土资源规划等等，应用范围非常广泛。但由于纸质资料的特殊性，宜建立智能档案柜专门存放，方便调阅。例如：浙江省宁海县房管中心2019年度纸质档案查阅利用数为220件；2020年度纸质档案查阅利用数为360件。在信息化、数据化时代下，当然也可联动数字档案，在智能档案柜上无需取出纸质档案，直接在显示屏上显示扫描件，不仅方便利用，也方便保护纸质档案。

4.2 房地产数字化档案的保护与利用

数字化档案由于存储于服务器当中，最关键的是保证信息安全，一方面要进行数字档案的必要备份，避免应硬件故障而丢失。另一方面则要强化数据保密。应采取属性基加密技术，针对档案数据的身份、属性等进行扩展式加密，当用户访问数据，提供映射关系中的密钥来解密。这种加密技术不限制数据访问用户数量、身份以及数据用途，但凡访问数据的用户必须提供满足要求的密钥才能获取数据。数字化房地产档案的查阅利用，在安全管理的情况下，也能很好地为用户提供服务。例如：浙江省宁海县房管中心2019年度数字化房地产档案的查阅利用为850件；2020年度数字化房地产档案的查阅利用为1100多件。数字化、信息化技术可以通过设计一个网站，有需求的用户只需要在网站上注册账户，获取对应权限，即可通过网站查阅相关档案资料。例如：浙江省宁海县房管中心2019年度利用网络平台查阅利用房地产档案为350件；2020年度利用网络平台查阅利用房地产档案为460件，更加快捷、更加方便地为用户提供了房地产档案的查阅和利用。

5 结束语

综上所述，房地产档案资料的收集管理以及保护利用相对复杂，专业化程度高，应通过流程化管理，基于相关法律法规、管理办法进行科学有效的管控，保证收集的房地产档案资料齐全、准确、连续，并最终发挥建立房地产档案的价值作用，更好地为房地产业务的创新和效率的提升服务。