办公室文书档案收集与归档工作管理分析

刘艳华

（济宁市妇幼保健计划生育服务中心，山东 济宁 272000）

办公室文书档案主要包括了请示、会议记录、谈话、审批、会议资料等文档资料，通过收集和归档这些资料，可以有效地提高企业的运行效率，同时也能促使企业管理人员在实际工作的开展中重视类似情况，然而文档的收集和归档由于具有非常复杂繁多的特点，因此分类收集和归档中需要运用科学严谨的方法，可以使档案的利用效率得到提升，最终为企业和社会提供更好的服务。

1 做好办公室文书档案的收集与归档工作的重要性

办公室文书档案的收集与归档工作是各部门开展管理工作的重要依据，有利于企业各部门管理工作的效率和质量得到有效提升。在文档管理中，获得相应文档后，需要按照文档的种类和日期进行分类，并按照一定的要求进行归档处理，在对文档的分类中，从科学性的角度进行整理汇总[1]。同时在文档的分类中，按照标准化和规范化的表现形式进行分类，在收集文档时一定要及时，因为文档有可能是十分机密的重要文件，是企业日后证实某些合作关系的重要证据，所以文档的分类收集和归档，从任何一个步骤而言，都是息息相关的，也会影响到企业的发展，基于此，办公室文档的收集和归档工作通常具有以下三个重要的特点。首先是文档的收集和归档在整个企业管理中占据主导地位，为了更好地加强并稳固档案的收集和管理环节的有效开展，促使企业各个部门工作效率的有效提升，企业必须在此基础上重视对档案的收集和管理工作。其次是档案的收集和管理工作能够实现对企业各个部门发展历程的记录，企业一般包含财务部、业务部、信息部、技术部、质量部、采购部等部门，这些档案对各个部门的发展都有着明确的数据记录，可以使企业在每年年末根据这些档案对各部门的情况进行分析探讨。最后是办公室文档的收集和归档的重要性体现在有利于企业高层领导随时掌握企业的实际经营情况，并根据企业的实际经营情况对其进行有效落实，最终使企业向着更好的方向发展。

2 办公室文档收集与归档工作中存在的问题

2.1 文档管理意识较差

在企业文档收集与归档中，相关工作人员缺乏足够的意识，导致在工作时粗心大意，对文档的收集和归档工作做不到位。大部分人员只对企业发放的红头文件比较重视，其他普通文件不够重视，缺乏对文件的有效编号，这使得文档管理工作质量和效率大幅度降低，甚至还会出现文档缺失的情况发生[2]。由于工作人员的意识性差，缺乏足够的责任感，给文档管理和查阅工作带来了很大的麻烦，使文档管理无法给企业发展提供必要的决策依据，最终阻碍了企业的有效发展。

2.2 企业对文档工作管理力度较弱

大部分企业在文档管理中都存在以下三点问题，首先是文档管理的方式不够合理。在文档管理中，主要以文字形式的档案为主，而缺乏对无纸化文档的有效利用，随着当今社会的快速发展，提倡办公室无纸化和自动化的办公，因此电子文档的管理不仅节省时间和空间，而且更加容易保存，但大部分企业并不重视电子文档的管理。其次是在文档的收集与归档中，相关流程不够规范，虽有企业对部分资料进行了分类，但缺乏及时归档的处理，使得后续对文档的使用中，很难查找到相关文档资料。最后是文档缺乏足够的完整性和连续性，由于文档管理工作力度较弱，在文档的收集与归档中会造成相关文档出现缺损的情况，这在企业中是非常常见的一个问题。

2.3 档案材料的收集不够全面

在办公室文档的收集和归档管理过程中，企业经常会发生文档收集不够齐全的情况，这些文档主要是企业的各类文件资料和会议资料[3]。造成这种原因是由于企业在生产发展中，经常会制订出对应的管理方案或者流程，同时企业的各项会议又比较多，使得企业几乎每天都会产生大量的文件资料，这些文件资料对企业的发展具有十分重要的参考价值，当这些文件资料被遗留在其他部门时，会使文档收集不够完整。同时大部分企业文档管理人员都属于兼职状态，很少有企业配备专门的文档管理人员，因此这些兼职人员在工作中，由于缺乏足够的精力和时间去搜集所有文档资料，给企业文档管理造成了很大的影响。

2.4 档案管理中很容易受到损失

虽然当今互联网的发展非常快，但在大部分企业中，纸质化的文档依旧是比较常用的一种方式，所以纸质文档稍微保存不当就会出现损失。尤其是当那些比较重要的文档出现损失，就会给企业的发展造成比较严重的损失以及难以挽回的局面。常见的文档损失有暴雨天气使得雨水进入办公室，或者文档被虫子、老鼠啃咬，火灾、地震等意外事故的出现，都会导致文档受到损失，这种情况下，很难对文档进行就有挽救，而使企业蒙受巨大经济损失。

3 办公室文档收集与归档工作的管理策略

3.1 加强文档管理意识

企业在文档管理中，开展“文档一体化”的意识，将文档管理工作在组织制度与具体运行程序进行有机融合，能够确保对企业文档的管理，使企业文档管理流程变得更加合理。在文档管理流程中，要规范企业文件材料的质量，包括文件中的文体、格式等要求，对不同文件编制不同的编号，并以此类推文件编号，这也有利于文档的快速查阅和寻找。除此之外，企业在发展过程中，也要加大对文档管理工作的宣传力度，使每个部门都有相关人员参与到文档管理工作中，可以很好地做到各种文档材料的存留和移交[4]。同时加强对文档管理人员意识的培训工作，并制定出相关的制度约束文档管理人员，可以避免出现以往的情况，使文档管理工作能够顺利有效地开展运行。

3.2 完善文档工作的管理制度

企业领导只有深刻地认识到档案收集和管理工作，才能有效地指导相关工作和建议[5]。通过组织相关责任人制定并优化文档档案的相关管理制度，对文档的收集和归档时间、保管期限以及相关归档注意事项进行明确，有利于确保文档的真实有效性。对档案管理人员的工作方式和工作方法进行严格规定，明确档案管理人员的工作职责和义务，可以使办公室档案收集和归类科学、有序地开展，同时也可以避免档案的泄露。

3.3 更新文件材料的收集和整理方式

通过提高档案管理人员的工作意识，同时还要适时地更新这些文档的收集与整理方式。因此在企业的档案管理过程中，必须改变传统的档案收集方式，负责档案管理的人员应该积极主动地到企业各个部门收集需要保存的档案资料。如有必要，还可以积极引导各个部门的员工和领导，使他们认识到档案管理工作的重要性，从而促使各个部门原有的档案管理从被动变为主动[6]。在档案管理中，档案管理人员必须全面、充分的了解不同时期各种文件材料，并按照不同的类别收集和完善这些资料。在工作过程中，档案管理人员通过实践、沟通以及摸索的方式，有利于深入了解档案管理工作的最终需求，使档案管理在具体的实践中做到及时发现、及时了解，从而收集出相关的文件材料，确保文档收集的完整性。

3.4 创新文档收集和归档方式

在传统的文档管理模式下，文档的收集和归档过程很容易出现资源严重匮乏的情况，所以就需要加强创新文档收集和归档的方式。需要文档管理人员加强对企业各部门的联系情况，并依照相关的规章制度定期对文档进行收集和归档工作，有利于确保文档资料具有足够的连贯性和历史性，而避免出现文档不真实的情况。同时企业加大电子文档的使用，将重要的文档分为两种不同的存档方式，一种继续按照传统的纸质文档进行保存，另外一种保存在电脑上，并将文档上传到云服务器上，可以很好地避免传统文档的损失情况[7]。除此之外，企业还需要积极引入先进的档案管理方式、经验和设备，可以提高企业文档的收集和归档效率，减少人为的失误率，使企业在文档的应用中可以提供足够有力的依据，为企业的发展开创出新的局面，最终给社会提供出更加优质的服务。

4 结束语

办公室文书文档的收集和归档工作，可以直接反映出企业的行政管理活动好坏，同时做好对这些文档的收集和归档，对企业日后的发展具有十分重要的作用，然而企业想要做好办公室文档的收集和归档，就必须从思想上、制度上进行优化加强，才能使办公室相关工作人员及时充分认识到文档收集的重要性，并通过优化传统文档收集和归档方式，使企业文档工作得以顺利开展。