疾控中心档案管理的信息化和科学化建设策略

魏胜月

（邹城市疾病预防控制中心，山东 济宁 273500）

疾控中心的工作标准在不断提高，档案管理这项核心的工作更是迎来了新的挑战和要求。要想在档案资料不断增多的情况下将档案信息高效整理、归档，并方便后期的查阅，就必须利用新技术，打破传统的工作模式。

1 疾控中心档案管理的信息化建设

1.1 建立电子采集系统

要想建立起信息化的档案管理工作模式，疾控中心必须首先建立起信息化的档案资料电子采集系统。如今，可以说各个领域的发展都离不开信息技术的支撑，档案的存在形式也由过去的纸质文件转为了电子文件。档案管理工作者应了解电子文件所具备的基本特征，认清其在信息系统中的数字编码形式，并采用专业化的档案管理信息技术[1]。第一步的工作就是将档案电子文件的采集体系建立并完善起来，充分发挥现代多媒体技术、网络技术的价值，提高档案管理的现代化水平。

1.2 建立电子档案信息的储存平台

将纸质档案转化为电子档案，需要拥有一个专门的存储平台。因为随着档案量的不断增加，计算机的存储空间减小，无法实现更多内容的存储，并且一旦计算机损坏，或感染病毒，资料有损毁和丢失的可能，只有将电子档案信息储存于安全性较高的平台当中才能确保其完整性和保密性。档案管理人员需运用网络储存技术，通过自主创建平台或购买软件的方式来获得海量的电子档案存储空间，并建立起身份验证机制和保密机制。

1.3 建立电子档案信息共享平台

整理和收集档案的目的在于为后续的工作提供重要信息，随时查阅，因此仅仅将档案保存于平台系统中还远远不够，还需要满足档案的共享需求，建立共享平台，这是充分发挥档案价值，提高档案资料利用率的关键。应当首先将传统的纸质档案均转化为电子档案，录入到系统当中，利用信息查询系统、共享系统、身份验证和登录系统等实现档案信息的内部调取和查阅，在促进信息共享的同时，也要避免信息外泄。为增强信息的完整性、保密性，需要完善内部控制，严格监督信息调取的每一个环节。

1.4 建立电子档案信息管理机制

既然开辟了档案储存、调取的新模式，传统的纸质档案管理机制显然已经不再适用，需根据信息化档案管理工作的需求建立起新的管理机制。管理机制需要包括纸质档案转化为电子档案的信息管理；电子档案信息的查阅监督；电子档案文件的预归档机制等，避免人为进行档案信息的任意篡改[2]。

2 疾控中心档案管理的科学化

2.1 打造专业的信息化档案管理队伍

疾控中心档案管理的信息化建设要想取得成功，离不开高素质工作队伍的支持。信息化的档案管理工作不同于以往，对档案管理人员的专业素质显然提出了更高的要求，并且必须掌握新的工作方法，具备较高的信息化素养。因此，疾控中心首先要在高素质工作队伍的培养上下足功夫。应该对负责该项工作的人员进行专业的基础培训，学习信息化档案管理的理念和方法，增强其职业素养，并在工作实践中促进档案管理人员的共同进步，为疾控中心档案管理的科学化建设奠定基础。

2.2 打造优良的档案保存环境

与纸质档案相比，信息化档案资料的存储和查阅都更为便捷，并且支持超大容量的信息存储，而实现这一切需要的是软硬件设施的充分支持。疾控中心为了响应档案信息化、科学化的发展要求，需要构建完善的软硬件设施并定期进行更新。同时，也要避免设备受到外界环境及内部病毒的影响，采取完善的保护措施。

2.3 建立档案管理考核机制

为了提升电子化档案资料管理的科学性，也为了提高档案管理人员的工作积极性，应该建立并实施工作考核机制，通过奖励和处罚来达到激励的效果。考评的内容包括档案整理的及时性、档案信息的完整性、档案保存的即时性、内容的条理性及安全性等[3]，针对以上各项制定出相应的标准，使档案管理人员能够有明确的依据开展工作。

3 结语

综上所述，疾控中心在开展各项工作的过程中都会产生大量信息，同时对已经保存的信息也有很高的使用需求，档案管理工作事关基础性工作的开展，尤为关键。提升档案管理的信息化及科学化水平是提高档案管理质量的唯一出路，也是当前必须要紧抓的工作，应迅速建立起可以依靠的机制体制，完善软硬件设施建设，提供良好的工作基础，并在未来的工作实践中不断树立更高的目标，以档案管理水平的提升促进疾控中心各项工作的开展。