新时代电子文档管理工作对策

肖 塞

（齐齐哈尔市妇幼保健计划生育服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161000）

在现在日常的档案管理工作中，我们都会进行电子档案管理工作，如今电子档案管理已经比较普及了，成为现代档案管理工作中极为重要的组成部分，因为现代化的科技发展为它提供了有力的技术支持，档案管理工作因为有了电子化的进步正在向着更快捷、更安全、更详实的方向发展，今后电子档案管理将成为档案管理工作中举足轻重的重要程序。

1 电子文档的快捷性

随着现代化步伐的逐步加快，现在我们在日常工作和生活中会经常运用到电子产品和发布电子信息。以往的年代我们发布一个信息或者通知，大多需要通过纸质文件或者口信的方式传达，最高级也就是打个电话告知，而且在转发过程中可能会有疏漏或变异，往往会有些失误造成工作上的不可预见后果，而现在通过电子文件传输和发布的信息会准确无误地发送到接收者手中，避免了信息的误读和走样，大大减少了工作过程中的失误。以我单位为例：我单位离退休老教师老周退休后随女儿去到北京市居住，老人退休已有二十多年，且年事已高，听力不大好，以往单位有事项的时候工会办公室人员会给老人打电话告知各项事宜，老人总是说好好知道了，可是回头一办却总是缺这少那，需要反复好几次才会办妥。后来给其女儿打电话情况好了些，可是还会和单位要求有些出入，之后我建议工会利用电子文档的形式通知老人和家属，改为给其女儿发短信、电子邮件和传真等电子档案方法联系，这大大地提高了工作成效，有时候一次发送电子信息就可得到圆满答复，电子档案的快捷性特性显而易见，效果极其显著。在单位以往工作中也是这样，以往单位向上级汇报工作时，需要文员带着文件前去相关主管部门呈递，有的上级部门离我们单位很远，需要坐车往返来回跑，有时候相同的一件事情需要来回跑好几趟，每年的公务车耗相关费用不少，即耽误时间又浪费资金。而现在改为以电子文档呈递的方式后，只需在网络上向其主管部门发送一封电子邮件或传真件即可圆满完成递交工作，既省时又省钱，既快捷又便利，极大地提高了工作效率。

2 电子文档的安全性

档案管理工作的重要一环就是一定要保证档案文件资料的安全性，以往的纸质档案具有保管期限有限、不易长期或永久存储的缺点，有的纸质档案在档案室卷柜中虽然经过严谨细致的保存，但也只能保存有限的几十年，时间再久了纸张就会变质，出现脆化、脱色、发霉、模糊不清甚至虫洞等等现象，且纸质档案占用档案室空间较大，需要大量的档案柜存储，移动转存也很麻烦，需要很多人手。有的档案还会在工作中由于经手的人员众多出现不慎丢失的情况，甚至出现重要的档案被盗和泄密的情况，而现在大量应用电子文档后，不但极大地减少了空间的存储面积，而且在档案的保存上经过完善细致的保存可以达到永久保存的地步。由于电子档案的传送大都是以点对点式的联系，避免了经手人员过多的混乱环节，也避免了档案被盗的风险，大大地提高了档案管理工作的安全性。一些单位以往工作中由于种种原因总是出现档案缺失的情况，给后续的相关工作带来很大的麻烦，实行电子文档后，加大投入资金，探索实行电子档案管理模式，工作中档案的安全性立马显著提高，由于电子文档易于存储和保管，占用空间小，传递过程中无需更多其它环节，保密性更高，档案文件的丢失和泄密事件明显不见了。大家最关心的人事劳资工作也早早地引入电子应用管理汇总软件，每月一统计，每年年底向上级统一上报，年年被上级评为先进工作单位。

3 电子文档的详实性

电子文档和以往的传统纸质文档相比具有传递信息量的更大更多更详实的特性，不但可以进行各式文字表述，还可以进行动态的文字和3D动态图表等更深层次复杂的剖析和阐述，效果直观而易懂，具有极好的成效。2011年在我单位向上级部门呈报的一项关于重点院校的申报材料中，我校校领导充分调动了计算机业务人员预先进行了申报材料的电子档案制作准备工作，等完成后在规定上报时间内分别向上级主管部门呈报了纸质文字汇报材料和电子档案汇报材料等两份文件，其中在电子文档汇报材料中录入了大量的图片资料和相关视频资料，并专门制作了动态化电子相册，精美详实的资料和信息，图文并茂、纤华尽显，完美地呈现出了我校的整体风貌，上级部门在仔细看了我单位的申报材料后，对我单位的汇报材料给予了高度的肯定和赞扬，并欣然通过了我校的申报工作。

4 几点心得经验

4.1 电子档案工作需要高度细致的责任心

电子档案虽然有着无可比拟的快捷性，但是在日常工作中需要我们档案管理者快中有慢、严谨细致，精心地做好每件电子档案，并完好保存它，用我们高度负责的责任心和事业心来对待档案管理工作，因为档案管理工作意义重大，它是其它一切工作的指导和凭证，所以在工作中绝不能出现一丝疏漏。

4.2 电子档案工作需要严格执行规章制度

俗语讲没有规矩不成方圆，任何一项工作都需要遵循工作规章制度，对于更加需要严谨作风的档案管理工作来说更是必不可少，为了保证电子文档的安全性在工作中要严格遵守档案法所颁布的相关条例，严守档案机密，严把档案安全之门，保证不丢失不泄密，精心细致地保管好每一件文件材料，尤其是电子档案，做到电子档案不向无关人员展示，不向他人透露相关信息，不借阅给无关人员。传输电子文件时设置安全口令，日常工作电脑设置密码锁，经常杀毒不让无关人员触摸等。只有严格执行了这些工作流程，电子档案的安全性才可以得到有效保障。

4.3 电子档案的工作不是越多越好，要取精去糟，注重实效

电子档案的存储不是积攒的越多越好，要不缺不滥，有些和实际工作无关紧要的文件资料就可以删除不存，电子文档的保存一定即要求精练，又要求能够完整表述文件的内涵，不能缺少其中重要的部分。对于在工作中重点涉及和频繁利用的电子文档资料要重点保存，甚至设立专项存储，拷贝足够的副本妥善保管，要注重电子文档在工作中实际应用的实效性，并方便调取查考利用。