大数据下文书档案管理及其信息化应用探讨

吴 霞

（四川省凉山彝族自治州喜德县自然资源局，四川 凉山彝族自治州 616750）

基于文书档案管理工作实际，信息化的应用对推动管理工作高效开展具有积极作用。结合大数据时代特点，将信息化有效落实到文书档案管理中，档案管理工作速度得到极大地提升，工作人员的综合素质也得到了相应的提升。因此，有效应用信息化，是文书档案管理的重要选择，更是行政事业单位未来发展的重要方向。基于此，在文书档案管理中，应该对信息化的应用方式进行有效探讨，为档案管理工作提供支持。

1 大数据下文书档案信息化管理优势

随着当前行政事业单位工作开展需求，对于文书档案管理工作提出了更高的要求，确保相关业务开展以及相关政策完善都能够被切实有效地记录到档案资料中。但是传统档案管理模式的工作效率无法应对当前越来越大的工作量，这对于自然资源局开展相关工作十分不利。由此，大数据时代下，文书档案管理需要明确自身的发展趋势，进而做出相应的改变，通过将信息化技术良好落实，促使文书档案管理工作效率得到极大地提升。

大数据时代下，信息化的功能得到极大地完善和优化，由此，信息化得以良好落实到各行各业当中。而行政事业单位应该充分明确自身所具有的责任，加强信息化的落实，通过优化文书档案管理工作开展模式，充分引入信息化技术，不仅满足自身对于档案管理的质量要求，同时也切实符合时代发展趋势。

纸质文档在保存上具有很多弊端，电子文档具有保存时间长、占据空间小、受外界影响小、可随时查看等优势。纸质文档在保存的过程中，档案管理人员会顾忌很多外界因素，同时需要一个很大的空间，定期还要做相应的维护，销毁起来也比较困难。而电子文档完全没有这方面的担忧，大数据下，将信息化技术良好落实到文书档案管理中，只要在网络环境下，就能够实现即时性地传递信息、查看信息、处理信息，具有很强的便利性。这给档案管理人员带来很大的便利性，无需在保存和维护档案资料上花费过多的时间，并且在信息技术的保障下，档案资料的安全性也得到了极大的保障。让自然资源局在开展其他工作时也体会到了其所具有的优势，由此可见，不仅提升了档案管理本部门的工作开展质量，同时也切实满足了其他部门对于文书档案的需求，为自然资源局良好运行提供支持。

2 大数据下文书档案信息化管理应用

2.1 树立正确的管理理念

时代进步的步伐从未停止，科技的发展日新月异，信息化技术也给社会带来了极大的便利。而行政事业单位也要认识到这一点，将信息化与文书档案管理充分地结合在一起，切实符合时代发展的趋势，推动自然资源局得以良好运行。自然资源局领导层需要及时跳脱出传统档案管理工作开展模式，树立正确的管理理念，在此基础之上，推动信息化得以良好落实到文书档案管理中，促使大数据时代的特点得到充分地彰显。单位领导层应该引导档案管理人员去了解借鉴其他单位开展信息化档案管理的情况，从而对自身开展情况做出一个有效的反思。基于正确的、发展的管理理念，着手于调整文书档案管理工作开展形式，推动档案管理信息化建设得以良好推进。

2.2 采用先进的管理方式

大数据下，行政事业单位想要开展有效的文书档案管理工作，应该充分引入信息化技术，而这需要充分的资金作为支持。首先，自然资源局需要着力于更新完善信息化设备。档案管理人员基于完善的信息化设备，深入挖掘计算机所具有的信息处理、分析、管理和运用等功能，促使文书档案管理工作能够得到良好地完成。其次，档案管理工作人员应该重视优化管理方式，通过改善传统的管理方式，结合先进的管理方式，促使文书档案管理工作得以更为高效地推进。例如，一份重要的文档需要进行封存管理，这时可以采取电子文档管理形式，并做好相应的备份，同时，再保存一份纸质文档。最后，在保障文书档案管理工作良好完成之后，需要对过去档案管理工作开展情况进行经常性的反思总结，有效运用信息化管理手段，结合自然资源局的实际需求，不断完善工作开展方式，促使档案资源的完整性得以切实的保障。

2.3 建立健全信息化平台

行政事业单位应该加强信息化平台的建立完善，从而为内部和外部提供充分且有效的信息资源，促使其使用需求得到良好的满足。因此，单位要优化信息化管理系统中的文书档案管理这一模块，促使其资源共享能力得到极大的增强优化，进而满足众多工作开展的需求。进一步完善档案信息化系统中的检索功能，将检索关键词进一步细化，并且提升检索的速度，充分提升档案管理工作的效率和质量。与此同时，在开展信息化平台的完善工作时，尽可能采用一些主流产品，避免由于计算机系统出现问题而阻碍信息化平台建设。

2.4 提升员工的专业素质

文书档案管理人员自身所具有的专业素质，一定程度上决定了档案管理工作的有效程度。因此，行政事业单位要加强对文书档案管理工作开展的重视，进而明确工作人员所具有的重要性，通过积极主动为其安排相应的学习培训，促使员工能够加强学习，不断完善自己，以更为突出的能力参与文书档案管理工作。大数据下，文书档案管理人员应该明确档案管理工作未来的发展趋势，强化档案管理人员自身的服务责任，让其有意识地提升自身的信息化使用水平。然而对于自然资源局来说，完善的信息化档案管理系统并非一蹴而就的，需要一个探索和调整的过程。同时文书档案管理工作并不是独立的，还会涉及其他部门。因此，自然资源局应该充分认识到这一点，进而加强对档案管理人员的培养和管理。对于新录入的员工，需要老员工带领，经过一段时间的熟悉后，确保其能够独立处理相关工作，再允许其正式进入岗位。而老员工在长时间的岗位熟悉之后，工作方式会固化，针对这一点，单位要引导其了解一些新鲜事物，加强对信息化技术的学习。

3 结语

通过对大数据时代的了解，在文书档案管理工作开展过程中，有效运用信息化，对保障管理工作的效率和质量具有重要意义。结合当前文书档案管理实际，加强信息化技术落实，对行政事业单位的良好运行具有直接影响。因此，应立足于文书档案管理实际，在大数据时代下，对信息化的应用进行有效分析，从而推动信息化良好落实到文书档案管理中，为高效的档案管理工作奠定基础，满足时代发展 需求。