办公室文秘工作与档案管理工作一体化路径探析

罗逍遥

（安徽省交通控股集团芜湖高速公路管理中心，安徽 芜湖 241000）

1 办公室文秘工作与档案管理工作一体化概述

信息化已成为社会发展的一个重要标志。对于企业而言，更精确的信息过滤能力能更精准地为企业服务，为文秘工作、档案文书管理工作一体化提供了大力支持。办公室文秘工作与档案管理工作一体化又被称为文档一体化，企业需要充分利用计算机技术、行政办公管理系统，将文秘工作、档案管理工作进行有效融合，确保文秘工作、档案管理工作的一体化、智能化、先进性，将信息技术渗透到资料档案编制、审核、签发、归档全过程中，并对其进行监督、管理，保证文书档案管理工作呈现出一体化、标准化、规范化特点。

2 办公室档案收集整理要遵循的工作原则

档案信息需要服务单位的各个部门，而办公室因为负责档案收集与整理工作，要想体现出档案资料的服务价值，就必须加强收集管理的科学性和创新性，使得档案资料的应用价值得到有效体现。办公室在对档案进行收集整理时必须遵循科学化的工作原则，以便提高档案管理的效率和质量，为提出针对性的应对方案打下基础。第一，遵循严谨性原则。新阶段办公室承担的工作任务朝着复杂化的方向发展，除了要同步各项档案信息，做好信息提取记录等工作之外，还必须协调并确保管理任务完成达标。面对日益复杂的要求，办公室在档案收集整理当中必须贯彻严谨性原则，使得档案工作人员始终以严谨认真与负责的态度投入档案收集整理当中，并将这样的态度带入到不同的管理阶段，维护档案的安全和保密性。第二，遵循沟通性原则。办公室要做好档案的收集整理工作除了要接收保存部门信息之外，还需要主动和部门进行沟通交流，在这一过程当中主动获取相关档案资料，并在资料整合后加强分类管理，为后期的档案利用创造良好条件，所以整个过程必须要遵循正确的沟通性原则，保证沟通顺畅，促进信息的完整获取。第三，遵循内容准确原则。档案内容是对单位各部门发展史与工作内容的记录，只有保证内容准确才可以体现档案信息的服务作用，为单位制定决策和开展其他各项工作提供资料。在信息收集整理过程中，办公室要严格遵循内容准确原则，提高档案工作人员的责任意识，做好信息真实性和准确性的把控。

3 加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化的策略

3.1 提高文档一体化意识

文秘工作与档案管理工作的任务存在很大差异，具有一定的独立性，文书是档案的来源，档案为文书提供了保障，两者是文档工作中息息相关的环节。在企业中，虽然文书、档案管理和信息化都位于办公室之下，但在生产和工作中，文件和档案工作实际上并没有太大的联系，信息化还没有完全融入。基本上，它们仍处于单方面作业的状态。企业虽然有统一的对外文件收发接口，但业务部门在生产过程中产生的业务文件基本上是自己负责的，包括文件流转、控制分发、归档管理等。因此，为了加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化，相关管理部门必须树立系统思维意识，树立文档一体化意识，提高档案管理工作的整体水平。在文书档案管理过程中，相关管理部门必须掌握文书处理规范化内容，有效地开展档案管理工作规范化基础工作。同时，相关管理人员需要认识到文秘工作与文书档案管理工作一体化的重要性，既要为当前工作提供服务，又要为过去的工作负责，明确文秘工作是“文档一体化”的基础工作，根据“文档一体化”需求，确保各项公文办理的规范性。

3.2 规范文书立卷工作

在文书档案管理过程中，文书立卷工作发挥着十分重要的作用，它不仅能保证文件、档案的系统化、规范化，而且在文秘工作与档案管理的衔接中发挥着重要作用。文件立卷是文秘工作的最后一个环节，是文件档案管理的初始内容，管理人员必须认识到文秘工作、文书档案管理工作衔接的重要性。为了加大文书立卷工作力度，相关人员必须做好以下工作：首先，定期针对工作人员开展专业培训活动，培训的内容可以是公文、档案相关法律法规，引导员工认识文书立卷的重要性，提高档案意识，为工作的实施提供基本保障。二是档案文件的规范化、智能化和日常化管理。在现代社会的发展中，许多管理部门逐步采用了电子档案管理系统。工作人员需要对纸质文件进行收集、整理、装订和整理，对电子文件进行整理和归档，确保电子文件和纸质文件的完整性和准确性。最后，要全面落实工作人员的岗位职责，文秘人员和档案管理人员必须协调配合，明确每个工作人员的职责和分工，在文书立卷过程中严格遵守工作程序，确保文件的真实性和准确性并为后续档案管理的有效性提供保证。

3.3 全面整合文书档案资源

文书档案资料与各项工作的有效进行息息相关，会涉及很多机密资料，为了确保企业快速发展，相关管理部门必须认识到文书档案管理资料的重要性，提升文秘工作的整体水平，强化文书档案管理工作，可以为工作人员提供高准确性的文件信息。例如，在文件登记过程中，相关管理部门必须做好文件资料分类工作，还需要强化相应的摘抄工作，准确记录负责人、标题、时间等，为后续资料的筛选、查阅工作的有效性提供支持，有效地开展文书档案管理工作和文秘 工作。

4 结束语

在办公自动化水平日益提升的大背景下，文秘工作和档案管理工作一体化趋势日益明显，并对两项工作提出了更加严格的要求。基于此，文章介绍了文秘工作与文书档案管理工作一体化的相关内容，总结了加强办公室文秘工作与档案管理工作一体化的策略。