会计云档案在财务共享中心的实践与运用

梁 艳

（江苏省淮安市旅游信息中心，江苏 淮安 223000）

作为企业的重要部门之一，财务部门从企业的采购到销售，对于科学合理的管理企业的资金，具有非常重要的意义。过去财务部门总结企业资金运行和收益状况，主要是借助于人力和计算。而随着不断发展的科学技术，传统的工作方式对于新时期企业发展需求已经无法提供满足。而通过财务共享中心的构建，能提高财务部门的工作效率，对于企业健康发展，发挥有效的促进作用。在财政部印发的《国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中，对会计凭证的法律效力进行了明确，并明确规定了具体操作层面的规范性问题。包括如何实施电子化报销入账归档等，提出电子会计凭证电子化单轨制，即企业不允许出现只存纸不存电子版的情况。《通知》提供了政策指引，并从政策上保障了智慧财务和数字财务的实施。

1 传统的档案管理存在的问题

首先，具有较高的生产成本和处理成本。因为需要打印，使纸质凭证具有较高的管理成本和处理成本。同时因为占据较大的空间，所以不容易进行查阅，导致实体纸质档案具有较低的搜索效率，具有繁多的重复性工作，降低了使用效率。其次，与数字化和信息化要求无法适应。由于财务系统没有密切关联纸质档案，造成纸质档“信息孤岛”案。

2 电子会计档案在财务管理中的优势

首先，利用云端能够随时访问电子档案信息。远程访问将空间感突破，借助于云技术和大数据等，可进行高效的使用。在高效查阅的同时，能够实现高效的电子会计档案管理。其次，利用数据挖掘技术进行有效信息挖掘，能够将契合企业价值管理的信息寻找出来。通过有效使用电子会计档案资料，以准确下达各项决策。再次，会计档案管理平台通过实时更新数据，能使电子会计档案的实效性增强，并对信息的准确性提供保障。最后，节省成本支出。利用电子会计档案能够将纸质成本减少，通过系统自动完成大多数会计电子档案，在优化人力资源管理的同时，还能达到高效管理。为此，可将会计电子档案纳入财务共享中心建设中，以促进企业数字化水平的不断提升。

3 会计云档案在财务共享中心的运用

3.1 对于数字化和标准化的云端档案平台进行构建

借助于财务共享中心的信息技术平台，能够实现一体化查询、传递和接受档案信息。通过充分利用档案信息，以高效共享各类资源。

1）档案采集方面。通过对接不同的业务系统，实现自动化数据采集。运用电子归档的方式，管理原始凭证和记账凭证，建立并实现数据共享一体化，将企业内部各个系统之间的数据壁垒打破。在财务报账流程方面，通过NC系统进行存档，并生成凭证。为了更好地进行后续的管理审批，需要保存每一个电子影像文件。通过相关流程的完善，将人为调阅纸质凭证的频率减少。利用系统，会计人员可进行财务处理和分析。为了实现财务全流程数字，可通过影像操作的引入，不断改造纸质会计档案管理模式。

2）档案管理方案。档案管理的一系列操作，如归档、查询、保存等，可严格遵循档案总局和财务部的相关规定。利用会计档案平台和影像系统，科学存储会计档案，并一一对应纸质会计档案和电子信息，最终实现流程化信息管理。立足于当前实际情况，为了便于匹配和检索，在归档处理纸质凭证时，可利用原始凭证条形码。同时通过会计档案管理系统的利用，对完整的电子信息进行保管，能够真正实现全流程数字化管理会计档案。

3）档案查询方面。为了提高企业财务自动化水平，实现财务的查档复核，可开展更加灵活和便捷的财务工作，支持在系统中多维度查询各类会计凭证。同时，利用会计档案管理平台，对于物理位置准确锁定，实现精准定位。通过高度匹配电子和实物资料，能够对会计档案进行高效与科学的管理。在降低成本的同时，真正提高工作效率，为会计档案的安全性提供保障。

3.2 建立完善的会计信息质量控制方式

财务共享中心运用会计档案管理平台管理会计档案的重点，就是高度关注会计档案的形成过程。通过完备的会计档案管理制度的构建，对于技术设计进行革新，由此更加高效的跟踪、搜集和处理信息。通过对内部质量管理职能的不断强化，使失误率最大限度地 减少。

1）设立校验复核机制。首先，为了对信息的安全性和档案数据的完整性提供保障，就需要对完备的校验复核机制进行构建，实现各业务管理系统的标准化数据交换。其次，提取财会有用信息。将通过业务系统进行归集的财会信息的类型设计好，并确定好形成时间点。通过严格把控节点，审核业务流程，最终形成档案的时间节点。

2）嵌入区块链技术的不可修改性。档案数据必须是业务流程和业务系统提供的会计档案管理系统收集的财务档案信息内容，经过确认和审核，并且不可变更。之后可在后续业务中进行加工。为了加以集成应用，需要将区块链技术中的不可篡改性嵌入其中。

3.3 加强云档案重点环节的风险控制

为了避免出现偏差，对财务共享服务的整体质量提供保障，需要增加或提取财务共享中心的云档案生成、流转环节。

1）流转环节风险。在共享中心中集中了各家单位的数据，因为有过多的环节，容易导致单据流转不畅通。所以，目前非常重要的一点，就是进行严谨和完备的单据流转流程。以时间为单位进行划分，对其实效性进行分析，并对其正确性进行审核。同时，为了保证数据的安全性，还要指派专人定期传送票据，由此促进会计数据准确性的不断提升。

2）信息内容差异的风险。在数字化运行会计档案的过程中，需要并行纸质和电子双线，因此存在纸质与电子版的凭证信息内容不一致的风险。为了能够对财务共享模式下会计档案的质量提供保障，就需要建立逻辑上的一致性。通过实施专业化、标准化和集中化的会计档案管理工作，对于财务共享服务处理下档案处理不一致的风险进行有效规避。

3）逻辑不一致的风险。使用会计档案管理平台的价值基础，就是从技术上保障纸质会计凭证与对应的电子会计档案信息具备逻辑上一致性。概括而言，在会计核算处理流程中，从技术上校验电子会计档案和纸质档案的一致性和真实性，并对电子信息和纸质信息的一致性问题定期进行抽样检查和复核。

4 结语

对于财务共享中心实施的会计档案管理。通过实施科学化的管理流程，能开展更加便捷和方便的会计工作。新的历史时期，共享模式的发展，提高了社会生产力和企业效率，对于高效运行财务工作，可谓是功不可没。