浅谈新形势下基层档案工作现状及加强档案管理工作的对策

张树国

（山东省滨州市滨城区滨北街道办事处，山东 滨州 256600）

1 现在基层档案管理工作现状

基层档案工作是十分重要的基础工作，它是衡量和观察企事业单位管理水平的重要尺度和窗口之一。当前形势下，随着档案收集范围、资源收集年限的扩大和增加，另外由于历史原因、岗位设置原因，对基层档案管理工作的开展形成制约，主要问题表现在以下 几点：

1）组织领导不到位。一是所建立的档案工作领导组织，挂名的人员不少，真正在其位、谋其政、干实事的人却不多。有的乡镇领导对自己所分管的档案工作分而不管、管而不专，使档案工作说起来重要、做起来次要、忙起来不要。二是档案工作在基层工作中摆不上位置，挂不是号。如在制定规划、检查评比、部署工作等，很少提及档案工作。

2）基层档案室收集工作滞后，而且案卷质量不高，导致收藏档案载体单一，内容单调，档案信息支离破碎，无法满足用户需要，从而导致档案在其价值实现上大打折扣。

3）档案室工作积极性差，档案工作没有活力，导致基层档案室各个工作环节不到位。

4）基层档案室工作人员更换频繁，导致档案室工作人员老是处于青黄不接的状态，严重影响基层档案工作的正常开展。基层档案室工作不受单位领导重视，也是基层档案室工作停滞落后、效益低下的又一重要原因。由于基层档案工作效益的隐蔽性和滞后性，大部分单位的领导都不能看到档案工作给单位带来的直接效益，导致他们走进了认为档案不能创造价值的误区。

5）干部队伍不过硬。基层档案管理人员业务素质偏低和知识结构不合理，在一定程度上影响着基层档案工作的开展。不少基层档案管理人员，对档案知识不甚了解，就连最基本的分类、归档等工作也要上级档案业务指导人员具体帮助，更谈不上对所辖村、企事业单位履行监督指导职责了。

2 基层档案管理工作的开展建议

1）建立独立的档案管理机构。档案管理作为基层档案管理机构。在领导和管理体制上，是基层党委、政府的职能部门，业务上受上级档案行政管理部门的监督指导负责本级档案管理工作，并对本辖区内的各单位档案工作进行监督指导。一要确确实实把档案工作摆上位置，纳入日程，加强领导，并努力把档案工作纳入基层国民经济计划和社会发展规划，保障基层档案工作同乡镇其他工作同步发展，协调一致。二要强化目标管理机制，适时引入和实行竞争机制或激励机制，理顺责、权、利等方面的关系，使基层档案工作真正体现责清楚、权突出、利保证，赏罚分明。

2）完善档案室管理制度。建立健全档案室的管理制度，是做好档案室工作的重要保证。基层档案室工作必须制度化。一是建立档案收集和归档制度、档案利用、保管制度；制定档案保管期限表、归档范围、分类编目方法等规定。按照档案管理规定，完善基层档案管理制度，使“收集－整理－借阅－开发”有可靠依据，确保良性循环的基层档案管理。把分散在各站所和个人手中的文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一设专人管理与利用。二是基层档案员更换时，要严格遵守交接规定，档案管理人员交接前要清点档案室的各类档案，严格办理交接手续。避免档案移交给上级档案馆时出现多卷少卷、责任不清等问题。三是把这些制度和规定纳入岗位责任制和年度考核办法中，将档案室管理工作与绩效考核挂钩，有效地提高基层档案室的管理水平，促进档案室管理工作的规范化、科学化、标准化，有力地推动本区档案工作的开展。加强基层档案管理规范力度，做好考核、投入。同时，加强基层档案的考核，单位领导提高重视力度，明确分工，保证档案有人管、有人做。对于目前基层档案问题，档案人员应经常加强自律、互相学习，每隔一段时间进行基层档案大检查，检查档案管理存在问题并通报，责令认真进行整改。

3）提高档案管理人员的素质。一是加强培训，档案管理是一项专业性很强的工作，当一名合格的档案管理人员，必须掌握档案专业理论知识，是做好档案管理工作的前提。只有通过专业培训，继续教育，才能提高档案业务水平。要树立与时俱进的思想作风，更新服务观念。改变“等人上门”的被动服务为主动服务，及时为辖区各单位各部门提供宝贵的信息资料。作为基层档案工作者要爱岗敬业，树立正确的世界观、人生观、价值观，要严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密，恪守工作纪律，要有高度的责任心和使命感，热爱自己所从事的档案工作，树立全心全意为人民服务的思想。

4）加强培训，全面提高基层档案工作人员的综合素质。一是根据实际工作需要定期或不定期的采取轮训、重点培训、以会代训、参观学习和选派到上级档案业务部门举办的培训班学习的形式，加强基层档案人员的业务培训工作，使档案人员政治觉悟和档案业务知识技能等全面提升，以适应社会主义新农村建设需要。二是加强档案干部队伍管理工作，实行有效的用人机制和激励机制，为基层档案工作吸纳人才、培养人才、留住人才，以保证基层档案队伍的稳定、保证基层档案事业的健康发展。

5）加强档案室基础设施建设和现代化管理。基层单位档案室建设工作应有一定物质条件作保证。档案室建设应列入基本建设规划，逐步改善工作条件，以保证档案的完整与安全。一是设立单独档案室，专人管理。二是要加大资金投入力度为档案室购置一些必要的现代化设备，按照实际需要，对档案工作进行调整。随着电子信息化手段不断深入，加强电子档案建设，充分发挥电子技术的“有效、快捷、准确”优势，强化声像档案的收集、整理，积极收集可反映基层变化、发展的实物档案，比如电子计算机设备等，具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度准确读入、存储和输出数据。档案工作中的档案、资料统计、管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调。档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技，这样才能使基层档案室档案工作迈上新台阶，提高基层档案室工作的管理水平。加强“大事记”档案建设，现存重要会议资料、项目资料的图纸档案，通过扫描进行存档。电子档案存档需使用专门的存储设备，控制电子档案存放的温湿度，通常为18摄氏度，湿度39%左右，同时做好磁场防护、防尘工作。

总之，档案管理事业是党和国家发展不可缺少的部分，通过档案，我们可以了解过去、清晰现在和发展未来，我们应该认识新形势基层档案管理的现状，建立标准化、系统化和制度化的档案管理制度，加强基层队伍建设，使档案管理事业稳定、科学地发展。