浅谈如何做好区县城乡居民养老保险业务档案管理工作

刘玉梅

（云南省丽江市永胜县档案局，云南 丽江 674200）

城乡居民养老保险是一项基本的社会养老保障制度，是社会安定的重要保证，也是社会文明进步的重要标志。实现“老有所养”是广大人民群众的热切期盼。根据党的十七大和十七届三中全会做出的决策部署，2009年下半年，国务院决定开展新型农村社会养老保险试点，2011年启动了城镇居民社会养老保险试点。2012年，国务院在全国所有县级行政区全面开展新型农村社会养老保险和城镇居民社会养老保险工作。至此，我国基本实现了社会养老保险制度全覆盖。

城乡居民基本养老保险档案是业务办理中形成的原始依据，其重要性越来越受到管理部门和经办机构的重视和关注。笔者根据近几年来指导城乡居民养老保险档案建设的工作经验，现就如何做好城乡居民基本养老保险业务档案管理工作，谈几点体会。

1 提高认识，把城乡居民基本养老保险业务档案管理工作摆在首要位置

各级城乡居民养老保险业务经办机构要以对现实负责、对历史负责、对参保群众负责的高度责任感，切实把城乡居民基本养老保险工作业务档案管理工作纳入养老保险工作的重要内容，纳入长远规划和目标管理之中。一是加强组织领导，成立档案管理领导小组，设立专门的档案室，配备专兼职档案人员，完善档案管理责任体系，为档案管理工作的顺利开展提供强有力的组织保证。二是层层落实目标责任制，将档案管理和养老保险业务工作同部署、同实施、同检查、同考核。一把手亲自抓，分管领导重点抓，科室领导直接抓，形成一级抓一级，层层抓落实的良好格局。三是完善各项规章制度，规范管理。管理制度是促进依法治档和做好日常档案管理工作的依据和保证。力求制度细化、具有可操作性和指导性，具有明确的约束性，促进档案管理工作的规范化、制度化。

2 加强管理，夯实基础，严把城乡居民基本养老保险工作业务档案质量关

城乡居民基本养老保险工作业务档案形成于日常的社会保险业务经办工作中，能否做好档案管理工作，关键在于能否抓住日常工作这个重点环节，打好城乡居民基本养老保险工作业务档案管理的基础。为此，要从社会保险档案的源头抓起：一是抓好业务经办关。做好参保登记、缴费申报、基金征缴、账户管理、待遇核发和稽核等具体业务经办过程中形成的各种资料，做到一月一整理，一月一立卷。基金管理过程中形成的财务管理凭证和各科室具体负责的统计报表、统计分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及时整理、随时立卷，按时归档。二是严把资料收集关。一要明确归什么。城乡居民基本养老保险工作业务档案涉及的内容多，涉及的人员广，因此要把经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录作为归档的内容。在业务经办中重点要把握好登记环节、征缴环节、转移环节、个人账户一次性支付环节、待遇核定环节、待遇支付环节、基本信息变更环节、个人账户对账环节、催缴欠费环节、稽核审计环节、基金管理环节等各个环节形成的档案资料。二要明确谁来归。要做到责任到人，每一个业务环节的具体经办人员要负责该环节材料的收集、整理、装订工作，经专职档案管理人员审核合格后移交档案室，再由档案员确定保管期限、编号后归档。三要明确怎么归。可通过两个步骤来完成，即档案收集、档案整理。档案收集时注意把有查考利用价值的材料收集完整，发现有缺失的及时补齐，做到真实完整。档案整理时要使用档案部门规定的统一制作的专用卷皮、卷盒和装订材料，每本卷都制作《案卷全引目录》和《卷内备考表》，在各项签字完整的基础上做好收集、利用等情况记载，认真填写卷皮内容，做到清晰、明确。三是把好养老保险档案整理关。在档案整理过程中，要始终坚持科学分类、合理组卷的原则。制定科学、清晰的工作流程和方法，对业务资料的鉴别、分类、排序、编目、装订等工作做详细的规范，做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。同时实行层层检查制度，严格把关，对原有养老保险业务资料分类不清的，由各科室业务经办人员进行重新分类，对内容重复的进行剔除，对页面残缺的进行粘贴修复。对一些不符合要求的档案资料，如资料破损不堪，字迹不清无法辨认，表册签字、盖章不全等要想方设法进行补救。对缺失的材料，及时要求业务经办人员，进行查实、补漏。对大小不一的材料，严格按照规定的尺寸进行整理、折叠、剪裁、修补、裱糊，力求确保归档文件材料完整、准确、系统、完整。

3 加强硬件建设，完善档案库房基础设施

档案基础设施是档案管理的物质条件。为了创造良好的管理条件，要重视档案工作的投入，加强基础设施建设，做到库房与查阅、办公三分开。档案室要安装防盗门窗，配置空调和符合国家统一标准的密集架及卷皮、卷盒等。档案库房配置吸尘器、加湿器、灭火器、装订机、温湿度计等设施，达到防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温、防磁的“九防”要求。同时，根据工作需要配备微机、复印机、打印机、扫描仪等现代化办公设备。为档案管理工作的长期发展打下牢固的基础。

4 加强档案队伍建设，提高档案管理人员的技能和素质

档案人员担负着对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等基本工作，加强档案管理工作人员队伍建设也是搞好档案工作的首要前提。一是挑选合格的工作人员担任档案管理员，档案人员必须在思想上具有高度的责任心、政治警惕性和严格的纪律性，在业务上要求做到熟、精、勤。档案工作人员要转变观念，消除等待调卷利用档案的思想，要积极思考如何更好的开发利用档案信息资源，提高档案利用效率。二是加强培训，提高档案管理人员的专业理论知识和实际工作能力。使档案人员具有较强的业务能力，了解和掌握档案基础知识，掌握档案整理工作的技能、流程和方法，做到政策熟、业务精。三是充分发挥网络体系作用，专职档案员一方面主动收集散存在科室和个人手中的档案资料，做到不缺不漏；另一方面，经常与业务部门负责档案工作人员加强联系，不仅在业务上给予指导，而且在具体操作上积极参与，使科室档案和参保人员综合档案同时进行规范化管理。四是开展经验交流，提高档案管理水平，互相取长补短，开阔视野，学习经验，探讨研究档案知识，总结教训，改进工作不足，提高工作效率。

5 结束语

总之，随着城乡居民基本养老保险工作的不断发展，相应的档案管理工作今后应更好地服从和服务于城乡居民基本养老保险工作的大局，各级经办机构要从城乡居民基本养老保险工作业务档案管理的实际情况出发，以实现档案制度化、规范化、信息化、专业化管理为目标，以实行档案综合管理为手段，才能进一步提高城乡居民基本养老保险工作业务档案的管理水平，不断推动社会保险事业健康、协调、可持续发展。