事业单位社会保险档案管理工作科学化、规范化的实现路径

陆秋燕

（大理州人民医院人力资源部，云南 大理 671000）

1 社会保险档案管理工作的重要性

社会保险档案属于民生档案，是以备考察的历史保存文件。其中记录的内容包括系统记录单位、个人参保、缴费和账户转移等重要信息，需要以此为凭证发放社会保险待遇。规范化管理社会保险档案，完整。安全和有效使用社会保险档案，体现了以人为本、保障民生和改善民生的理念，只有这样，才能实现“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的目标。

只有做好社会保险档案管理工作，才能保证标准化和规范化管理社会保险经办工作，从而推动社会保险经办业务管理的发展。在社会保险、统计和社会化服务等各个环节都贯穿着社会保险档案管理，其中各项经办业务之间属于相辅相成的关系，协调好这些关系，才能顺利完成各项具体经办业务。在进行档案管理时，社保经办部门通过整理、总结已经完成的业务工作，总结经验，吸取教训，才能为后续工作的开展提供借鉴和推动，为决策者提供各项准确的统计数据，使其可以准确制定决策，使办事效率得到显著提升[1]。

2 事业单位社会保险档案管理工作科学化、规范化的实现路径

1）积极提高档案为日常业务和群众的利用服务效率。目前需要重新整理所存在的业务档案，科学分类后分类别进行归纳整理，根据每个省市的具体要求，并与当地的业务档案管理情况结合后分门别类的归类业务档案。目前的业务档案分为3类，分别是待遇类、征缴类和管理类。为了更好地管理这些不同类别的业务档案，需要档案室进行统一管理。通过与计算机技术相结合，设计业务档案平台，将查询软件与传统的查询方式相结合，使查询工作更加便捷，目前最为常用的查询方法为电脑检索和人工查询。单纯的人工输入查询已经跟不上现代业务档案查询的发展，需要引进硬件设备进行科学配备。在档案储藏室要配备好灭火器和温湿度计，以免储藏室发生火灾引发严重后果。一旦损伤档案，对于信息管理来说，影响非常大。此外，还要为计算机配备专门的打印机，储备一定量的档案盒和档案卷皮，并保证这些物品符合国家要求[2]。

2）注重日常科学管理。一定要大力管理好档案库房，保证防高温、防鼠、防虫、防尘、防潮、防盗、防水和防光，全面保护业务档案，监督日常管理工作，保证不留任何遗憾，定期喷洒防虫喷雾剂，以免虫害损伤档案，定期检查档案库存室的温湿度，以免档案发生损伤，将每一次的检查结果都要详细记录好，做好备案，确认没有任何安全隐患，日后在出现问题时能准确核查。档案管理室的管理人员需要和有关单位签署保密协议，保证不泄露档案中的任何内容，在岗期间严格履行自己的岗位职责。在日常管理中，制作借阅登记簿，禁止他人私自阅读档案，每个人都需要严格遵守借阅登记制度。编写好档案库存管理员指南，当管理员换人后，需要上界管理员将清册移交给本届管理员。定期检查案卷，确认其中没有纰漏，整体统计档案的数量。

3）加强档案工作的组织领导。在制定单位年度计划时，需要在其中纳入业务档案管理工作，并根据本年度的业务档案管理情况对档案管理工作计划进行调整，一旦出现问题，需要及时汇报并采取有效措施进行解决。如果工作进度不达标，必须要及时提升进度，解决整体上的档案管理问题。档案库存室的领导需要不定时抽查档案管理工作，对档案工作的整体进度进行整体改善，积极开展精神文明建设，使档案工作的整体管理水平更高。提升档案管理工作人员的综合素质，对其进行定期培训，使其专业水平较高。以前的档案管理人员多为大专文化水平，随着科技的进步，未来需要加强对档案管理工作人员的审核力度，除了组织定期培训外，还需要鼓励其自学《社会保险法》和《档案法》[3]。

4）加强档案管理的制度建设。根据事业单位的实际档案管理情况，制定完整的业务档案管理规则，对具体的档案管理工作流程有一个详细的标准。规范档案管理的日常制度，因为工作人员需要档案保密，所以需要引入保密工作制度。每位档案管理人员具有不同的管理责任，每次注意要做好档案借阅人员的记录，及时销毁每一个档案鉴定模板，明确不同的档案管理人员的具体管理范围。每年年终都需要全面检查业务档案，并在年底考核中纳入检查结果。在管理业务档案期间，必须有专人做好监督工作。为了使档案管理工作更好地发展，需要建设好档案管理制度，对档案管理进行规范，提升管理人员的管理水平[4]。

3 加强社会保险档案统一化、标准化和规范化管理

1）收集。社保档案是在社会保险具体工作中形成的档案材料，注意做好与其他类型档案材料的区分。目前设备工作中的电子信息量较大，这些电子信息也要与纸质信息一起收集归档，如电子信息尚未打印出纸质材料，需要打印出来后与其他纸质材料统一进行归档。

2）整理。在整理社保档案时可以选择文书立卷、软卷皮盒装等方法，也可以根据本单位的具体情况选择适宜的方法。在整个机关档案编号体系内对社保档案进行编制，保证其具有科学合理性。在整理社保档案时原则上要求业务部门立卷制度。每个单位需要根据自身的实际情况选择合适的环境立卷。

3）保管。建立综合档案室负责保管本单位的社保档案。在建设综合档案室时需要根据工作量的大小配备对应的专兼职人员，并配备必要的档案保管保护措施，任何部门和个人禁止私自留存社保档案。《档案法》中有明确规定，社保档案在经办机构保管和利用一定期限后，必须要移交到同级国家档案馆进行保管[5]。

4 加强社会保险档案管理的设想

1）建立相应的规章制度，加快社保档案规范化建设。建立健全档案的各种基础管理制度和标准管理体系，对档案记载的内容进行规范，逐渐引导社保业务档案管理走向标准化和规范化轨道。

2）不断完善社保档案设施和条件。大力投入资金用于购买基础设备和配备高素质人才，逐步改善档案管理工作的环境和条件。

3）提高社保业务档案管理人员的业务水平。通过内部培训或高薪外聘等方式选择高素质的档案管理人员组建专业队伍，使其可以更好地为档案管理工作作出贡献[6]。

5 小结

现代社会发展迅速，传统的档案管理模式已经不能满足现代的需求，所以需要对档案管理的模式进行创新，与计算机技术相结合，设置业务档案平台，引进硬件设备和先进的密集型档案柜，为每台档案专用计算机配备打印机。在进行日常管理时，需要建立借阅登记簿，借阅时严格做好登记，这样才能从整体上提升档案管理的水平。